KeyTray Carga y Almacenes — Manual de usuario

Edición: Argentina
Fecha: septiembre de 2026
Programa: KeyTray Carga y Almacenes (escritorio)
Empresa de ejemplo en todo el manual: Cargo Masters Argentina (Cargo Masters Argentina S.A.), CUIT 30-71234567-8, Av. Leandro N. Alem 855, piso 12, Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Moneda local: Peso argentino (ARS)

Nota sobre las pantallas: Las pantallas de los capítulos generales se tomaron en la empresa demo de Panamá; en su empresa verá su propia moneda y sus impuestos. Las pantallas propias de Argentina (impuestos, grupos de impuestos, monedas, factura de venta y factura de compra) se tomaron en Cargo Masters Argentina.

Cómo usar este manual

Este manual está escrito para personas que trabajan en una agencia de carga y nunca estudiaron contabilidad. Usted puede ser excelente coordinando un embarque aéreo o recibiendo mercadería en el depósito, pero palabras como "debe", "haber", "crédito fiscal" o "costo de ventas" quizás le suenen a otro idioma. No se preocupe. Piense en este manual como un contador paciente sentado a su lado.

• Lea primero el capítulo 1, aunque tenga prisa. Casi todos los errores que vemos en empresas reales nacen de una sola decisión tomada en los datos maestros: a qué cuenta va un producto o un documento. Diez minutos en el capítulo 1 le ahorran horas de correcciones.
• Siga los pasos numerados la primera vez que haga una tarea. Todas las capturas vienen del programa real. Las de los capítulos 3 y 5 muestran la empresa de ejemplo Cargo Masters Argentina; las de los capítulos generales (0, 1, 2, 4, 6, 7 y 9) muestran la empresa demo de Panamá, Cargo Masters Panama. Cuando una captura muestre balboas (PAB), ITBMS o RUC, en su empresa verá pesos argentinos (ARS), IVA y CUIT.
• Busque los recuadros:

Por qué importa: explica la razón contable detrás de un paso.

Cuidado: le advierte de un error frecuente o de un problema conocido.

• Los nombres de campos y botones van en negrita, tal como aparecen en pantalla.
• Las rutas de menú se escriben así: Operaciones > Nueva Venta (pestaña de la cinta y luego botón).
• La interfaz está parcialmente traducida. Muchas pantallas muestran textos en inglés (por ejemplo Charge Direction, Scan a tracking number o Save & Share or Print). En este manual los citamos exactamente como aparecen, para que usted los encuentre sin dudar.
• Los montos están en pesos argentinos (ARS), salvo que se indique otra moneda. Se escriben como en las pantallas de Cargo Masters Argentina y como es costumbre en la Argentina: coma para los decimales y punto para los miles (por ejemplo, 50.000,00). Las capturas de Panamá muestran el formato inverso (50,000.00): es el mismo importe. En el texto usamos siempre el formato argentino, también cuando describimos una captura de Panamá.
• Las fechas se escriben dd/mm/aaaa (13/09/2026 es el 13 de septiembre de 2026).
• Todos los CUIT, nombres y direcciones de las empresas de ejemplo son ficticios.
• La numeración de capítulos sigue el orden acordado con nuestros clientes.

Índice

• 0. Primeros pasos
  • 0.1 Entrar y elegir la compañía
  • 0.2 Crear la compañía en la Argentina
  • 0.3 Lo que KeyTray prepara automáticamente
  • 0.4 La cinta de opciones
  • 0.5 Entrar con Windows Hello
• 1. Fundamentos de contabilidad y datos maestros
  • 1.1 Cómo funciona la contabilidad
  • 1.2 Tipos de cuenta y cargos en la clase equivocada
  • 1.3 Cuentas bancarias
  • 1.4 Clientes
  • 1.5 Proveedores (y el dígito verificador del CUIT)
  • 1.6 Agencias (agentes de carga)
  • 1.7 Consignatarios
  • 1.8 Expedidores
  • 1.9 Productos y servicios: costo o gasto
  • 1.10 Transportistas aéreos y stock de guías
• 2. Años fiscales y períodos mensuales
• 3. Impuestos (IVA) y monedas
• 4. Asientos contables, incluso en moneda extranjera
• 5. Documentos comerciales
  • 5.10 Cotizaciones y órdenes de venta
• 6. Recibo de almacén, reempacado y despacho
  • 6.8 Liberación de carga (entrega al cliente)
• 7. Embarques
  • 7.10 La pestaña Transporte de Carga y el árbol de embarques
  • 7.11 Guía aérea directa de exportación (AWB-000001)
  • 7.12 Los cargos en detalle
  • 7.13 Compartir la ganancia con el agente de destino
  • 7.14 Deshacer la liquidación, etiquetas, borradores y enviar al agente
  • 7.15 Consolidado aéreo de exportación con dos houses (MAWB-000002)
  • 7.16 Numeraciones para otros tipos de embarque
  • 7.17 Importación aérea: liquidar la house antes que la master (IMAWB-000001)
  • 7.18 Exportación marítima de contenedor completo (MBL-000001)
  • 7.19 Embarque terrestre (TRK-000001)
• 8. Contabilidad avanzada y cierre de mes
  • 8.1 Dónde está todo
  • 8.2 Los libros: libro diario y libro mayor
  • 8.3 Movimientos de una cuenta, un cliente o un proveedor
  • 8.4 Revaluación de la moneda extranjera
  • 8.5 Cuadre y liquidación del IVA
  • 8.6 Transferencias entre cuentas y cartera de cheques diferidos
  • 8.7 Conciliación bancaria
  • 8.8 Baja masiva de documentos
  • 8.9 Flujo de efectivo: asignar las cuentas
  • 8.10 El cuadre de cierre
  • 8.11 Activos fijos y depreciación
  • 8.12 Anticipos de clientes y de proveedores
  • 8.13 Procesador de pagos (PayCargo)
• 9. Seguridad: usuarios, roles y accesos
• 10. Reportes
  • 10.1 Estados financieros
  • 10.2 Reportes contables
  • 10.3 Reportes de clientes y proveedores
  • 10.4 Reportes de ventas
  • 10.5 Otros reportes
  • 10.6 Resultado y flujo de efectivo mensual
• 11. Configuración de la empresa
  • 11.1 La pestaña Empresa
  • 11.2 Opciones del Sistema
• 12. Facturación electrónica (ARCA)
  • 12.1 Qué tiene que tener a mano
  • 12.2 Activar la facturación electrónica
  • 12.3 Datos del emisor y del régimen
  • 12.4 El certificado
  • 12.5 Probar la conexión
  • 12.6 Pasar a producción
• 14. Recursos Humanos y planilla de sueldos
  • 14.11 KeyTray Clock: la marcación desde el teléfono
  • 14.12 Sedes y geocerca
  • 14.13 Configurar teléfonos y kioscos
  • 14.14 Marcaciones a revisar
  • 14.15 De las marcas a la asistencia
  • 14.16 Permisos pedidos desde la app
  • 14.17 El recibo de sueldo en la app y su acuse
  • 14.18 Quién puede hacer cada cosa en Clock
• 15. CRM: prospectos, oportunidades, cotizaciones y post-venta
  • 15.1 Configurar el CRM
  • 15.2 Prospectos
  • 15.3 Actividades y Lo de hoy
  • 15.4 Enviar correos desde KeyTray
  • 15.5 Oportunidades y el embudo
  • 15.6 El tarifario
  • 15.7 Cotizaciones
  • 15.8 Comisiones
  • 15.9 Post-venta: casos y SLA
  • 15.10 El tablero
• 16. El auditor contable
  • 16.1 Qué revisa el auditor
  • 16.2 Configurar el auditor
  • 16.3 El auditor en el tablero
  • 16.4 La pantalla del Auditor
  • 16.5 Marcar un hallazgo como revisado
  • 16.6 Revaluar ahora: la revaluación de cierre que falta (4.1)
  • 16.7 Comprobantes duplicados: ver, abrir y anular (6.2 y 6.3)
  • 16.8 El cierre del ejercicio, bloqueado
  • 16.9 Los avisos por correo
  • 16.10 KeyTray IA Model: los términos y el tope mensual
  • 16.11 La IA en cada hallazgo y "Pregúntale al auditor"
• 17. Tablero y gadgets
  • 17.1 Abrir el tablero y quién lo ve
  • 17.2 Agregar, mover, cambiar el tamaño y quitar gadgets
  • 17.3 Configurar un gadget: el engranaje
  • 17.4 Gadgets de Transporte de Carga
  • 17.5 Gadgets contables (Operaciones y Empresa)
  • 17.6 Gadgets de análisis de Operaciones
  • 17.7 Gadgets de Seguridad
• Apéndice A: Glosario
• Apéndice B: Problemas conocidos

0. Primeros pasos

0.1 Entrar y elegir la compañía

Un mismo usuario de KeyTray puede trabajar en varias empresas. Por eso, después de iniciar sesión, KeyTray le muestra la lista de compañías a las que usted tiene acceso:

1. Lea el encabezado "Por favor seleccione la Empresa a la que desea acceder:".
2. Cada tarjeta muestra el nombre de la compañía, el país y el tipo de aplicación (KeyTray Cargo). En la captura se ven Cargo Masters USA, Cargo Masters Guatemala, Cargo Masters Panama y Cargo Masters Costa Rica. Cargo Masters Argentina está más abajo: use la barra de desplazamiento de la derecha para verla.
3. Haga clic en la tarjeta Cargo Masters Argentina (país Argentina).
4. Si entró por error, Cancelar Inicio de Sesión cancela el ingreso.

Cuidado: fíjese bien en el país de la tarjeta antes de entrar. Las empresas de ejemplo tienen nombres parecidos, y un documento registrado en la compañía equivocada queda en la contabilidad de otra empresa, con otra moneda y otros impuestos.

Una vez dentro, el título de la ventana confirma dónde está trabajando: Cargo Masters Argentina - KeyTray Carga y Almacenes seguido de la versión. El nombre de la compañía se repite abajo a la derecha, en la barra de estado.

0.2 Crear la compañía en la Argentina

Si su empresa todavía no existe en KeyTray, se crea desde la ventana Nueva Compañía. Normalmente lo hace el administrador del sistema una sola vez. Estos son los datos con los que se creó Cargo Masters Argentina (esta ventana no se muestra en captura; es la misma que se usa en todos los países).

Información Requerida (a la izquierda; los campos en azul oscuro son obligatorios):

1. País de operaciones: Argentina. Es la decisión más importante de esta ventana: del país dependen el plan de cuentas, los impuestos, la moneda local y la forma en que se tratan los precios. Elíjalo con cuidado.
2. Tipo de Aplicación: KeyTray Carga y Almacenes.
3. Company Name (así aparece la etiqueta, sin traducir): el nombre comercial — Cargo Masters Argentina.
4. Nombre Legal: la razón social inscripta en ARCA — Cargo Masters Argentina S.A.
5. Identificación fiscal: el CUIT de la sociedad — 30-71234567-8. Escríbalo tal como figura en la constancia de inscripción de ARCA.
6. Inicio Año Fiscal y Fin Año Fiscal: las fechas del ejercicio económico que fija el estatuto de la sociedad. Muchas sociedades cierran el 31 de diciembre, pero no todas: confírmelo con su contador. Esta ventana muestra las fechas en formato mes/día/año, así que 12/31/2026 es el 31 de diciembre de 2026.
7. Logo de la Compañía: con Abrir archivo elige la imagen del logo. Si deja marcado El Logo de Reportes es igual al de la Compañía, los reportes usan el mismo logo; si lo desmarca, puede elegir otro en Logo de Reportes.

Información Adicional (a la derecha):

8. Correo Corporativo: el correo general de la empresa, por ejemplo operaciones@cargomastersdemo.com.
9. Nombre para Formularios/ Reportes: el nombre que se imprime en facturas y reportes — Cargo Masters Argentina S.A.
10. Número de Teléfono (obligatorio): el teléfono de la empresa, con la característica de país (+54) y de área (11 para Buenos Aires).
11. Sitio Web: opcional.
12. Dirección Línea 1 a Dirección Línea 4: Av. Leandro N. Alem 855, piso 12 y Ciudad Autónoma de Buenos Aires, Argentina. Las líneas que no use quedan vacías.
13. Idioma de la compañía: Español. Es el idioma en que nacen el plan de cuentas, los impuestos y los servicios de carga.
14. Haga clic en Grabar & Cerrar.

KeyTray prepara la empresa completa, lo que puede tardar cerca de un minuto. No cierre el programa mientras trabaja. Al terminar muestra el mensaje "¡Todo listo! La nueva compañía está creada y preparada para empezar". Haga clic en Continuar.

Cuidado: el país no se cambia después. Una compañía creada con el país equivocado nace con los impuestos y la moneda de otro país. Si se equivoca, avise a soporte antes de registrar ningún documento.

Cuidado: revise el CUIT de la empresa letra por letra antes de grabar. Es el dato con el que se identifican todos sus comprobantes ante ARCA, y un CUIT mal escrito hace que la factura electrónica sea rechazada. En la sección 1.5 se explica cómo comprobar el dígito verificador de un CUIT.

0.3 Lo que KeyTray prepara automáticamente

Cuando se crea una empresa con país Argentina, KeyTray hace por usted buena parte del trabajo que un contador haría a mano:

Por qué importa: como todo esto ya existe, su trabajo consiste sobre todo en revisar y adaptar (poner el nombre real del banco, crear sus clientes, revisar las cuentas de los servicios), no en construir desde cero.

Por qué importa — precios sin IVA incluido: si usted escribe un precio de 1.000,00 en una línea gravada al 21 %, KeyTray entiende que el servicio vale 1.000,00 neto y le agrega el impuesto: 1.000,00 × 21 % = 210,00 de IVA, y el cliente paga 1.210,00. No escriba 1.210,00 esperando que el sistema separe el impuesto: en esta empresa el impuesto se suma al precio. (Si escribiera 1.210,00, el cliente pagaría 1.464,10.)

Cuidado — lo que KeyTray no crea: KeyTray prepara el IVA, que es un impuesto nacional. Ingresos Brutos (el impuesto provincial sobre la facturación, que en la Ciudad de Buenos Aires administra AGIP y en la provincia de Buenos Aires ARBA, o el Convenio Multilateral si trabaja en varias jurisdicciones), las retenciones y percepciones y el impuesto a las ganancias no se configuran solos. Pida a su contador que le indique qué cuentas usar para ellos.

0.4 La cinta de opciones

En la parte superior de KeyTray está la cinta de opciones, con estas pestañas: Empresa, Elementos de Negocio, Recursos Humanos, Operaciones, Transporte de Carga, Plantillas & Formas, Reportes y Seguridad. Encima de ellas están Close all tabs (cierra todas las pestañas abiertas) y Find (buscar).

Esta es la pestaña Elementos de Negocio, la que más usará en el capítulo 1:

• Explorador de Listas: listas de todo lo creado (clientes, productos, etc.).
• Grupo Contabilidad: Nueva Cuenta, Plan Contable, Cuentas Predefinidas, Monedas, Balances de Apertura, Administrador de Impuestos, Importación de Datos y Cheques Diferidos.
• Grupo Elementos Generales: Nuevo Cliente, Nuevo Proveedor, Nuevo Personal, Nueva Término de Pago y Nuevo Proyecto.
• Grupo Productos: Nuevo Producto.

Cada botón abre su ventana en una pestaña debajo de la cinta. Puede tener varias abiertas y pasar de una a otra.

0.5 Entrar con Windows Hello

Windows Hello le permite entrar a KeyTray con el PIN, la huella o el rostro que ya usa para desbloquear Windows, sin escribir la contraseña. KeyTray no guarda su PIN ni su huella: los comprueba Windows, que firma la entrada con una llave guardada en el chip de seguridad del equipo. Por eso cada registro vale solo para ese equipo y ese usuario de Windows.

Video: Entrar con Windows Hello, paso a paso (voz y subtítulos en español).

Necesita Windows Hello configurado en el equipo (Configuración > Cuentas > Opciones de inicio de sesión > PIN) y su correo y contraseña de KeyTray una sola vez, para registrarse.

Registrar Windows Hello

1. En la pantalla de inicio de sesión escriba su Correo Electrónico y su Contraseña.
2. Haga clic en Registrar Windows Hello (en lugar de Ingresar).

3. Windows muestra su ventana de seguridad. Escriba su PIN (o use la huella o el rostro).

4. KeyTray confirma: "Windows Hello quedó registrado para ... en este equipo". Haga clic en Aceptar.
5. Elija la compañía, como siempre. Esa cuenta y esa compañía quedan guardadas en este equipo como una tarjeta.

Entrar con una tarjeta

La próxima vez que abra KeyTray, o al cerrar sesión, en lugar del correo y la contraseña verá Cuentas con Windows Hello: una tarjeta por cada cuenta y compañía registradas en este equipo, con el logo de la compañía.

1. Haga clic en la tarjeta.
2. Escriba su PIN.
3. KeyTray entra directamente a la compañía de la tarjeta, sin pasar por el selector de compañías.

Cuidado: cada tarjeta entra a su compañía. Fíjese en el nombre y el logo antes de hacer clic.

La misma cuenta en otra compañía

1. Haga clic en Usar email y contraseña.
2. Con su correo escrito, el botón dice Iniciar sesión con Windows Hello: la cuenta ya está registrada y no hace falta la contraseña.

3. Haga clic en Iniciar sesión con Windows Hello, escriba el PIN y elija la otra compañía.

Se agrega una tarjeta nueva. La que usó por última vez aparece primero.

Otra persona en el mismo equipo

Varias cuentas pueden usar Windows Hello en el mismo equipo; cada una tiene su propia llave.

1. Haga clic en Usar email y contraseña.
2. Escriba el correo y la contraseña de la otra cuenta y haga clic en Registrar Windows Hello.

3. Escriba el PIN de Windows y, si la cuenta tiene varias compañías, elija una.

Ahora aparecen las tarjetas de las dos cuentas.

Importante: el PIN es el de Windows, no uno de KeyTray. Quien conozca el PIN de ese usuario de Windows puede entrar con todas las tarjetas registradas en él. Si varias personas comparten el equipo, lo seguro es que cada una use su propio usuario de Windows: las tarjetas de un usuario de Windows no aparecen en los demás.

Desde Usar email y contraseña, el enlace Cuentas con Windows Hello (arriba a la derecha) vuelve a las tarjetas.

Quitar una tarjeta

Cada tarjeta tiene a la derecha un tacho pequeño (Quitar esta cuenta de este equipo).

• Si la cuenta tiene otras tarjetas en el equipo, KeyTray pregunta y quita solo esa. No pide el PIN.

• Si es la última tarjeta de la cuenta, KeyTray avisa que también quitará Windows Hello de esa cuenta en este equipo. Al confirmar pide el PIN y retira la llave, también en el servidor.

Desde entonces esa cuenta vuelve a entrar con su contraseña, y puede registrarla otra vez cuando quiera.

Si perdió o cambió el equipo: entre a KeyTray desde otro equipo, abra el botón KeyTray > Mi cuenta y, en la fila Windows Hello, haga clic en Quitar Windows Hello. Se quita de todos sus equipos y la llave del equipo perdido deja de servir.

Si algo no funciona

1. Fundamentos de contabilidad y datos maestros

1.1 Cómo funciona la contabilidad

La ecuación contable

Toda empresa, incluida una agencia de carga, se puede describir con una ecuación sencilla:

Activo = Pasivo + Patrimonio

• El activo es lo que la empresa tiene o le deben: el dinero en el banco, las facturas que los clientes todavía no pagan, un autoelevador, el depósito en garantía del alquiler del galpón.
• El pasivo es lo que la empresa debe a otros: las facturas de aerolíneas y transportistas aún no pagadas, el IVA cobrado que hay que ingresar a ARCA, un préstamo bancario.
• El patrimonio es lo que queda para los dueños: lo que aportaron (capital) más las ganancias que la empresa ha conservado.

Dos familias más de cuentas explican cómo crece o disminuye el patrimonio durante el año:

• Los ingresos aumentan el patrimonio: el flete que usted factura, los honorarios por la gestión aduanera, el almacenaje.
• Los costos y gastos lo disminuyen: lo que usted paga para prestar esos servicios y para mantener la oficina.

Al cierre del ejercicio, Ingresos − Costos y gastos = Resultado (ganancia o pérdida), y ese resultado pasa a formar parte del patrimonio.

Las cinco clases

Hay entonces cinco grandes clases de cuentas:

1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Costos y gastos (que separamos en costo de ventas y gastos de operación, como se explica más abajo)

Las tres primeras forman el Balance General o Estado de Situación Patrimonial (una foto de la empresa en un día). Las dos últimas forman el Estado de Resultados (la película de lo que pasó en un período).

Partida doble: debe y haber

La contabilidad usa la partida doble: cada operación toca al menos dos cuentas, y el total de un lado debe ser igual al total del otro.

• La columna izquierda de un asiento se llama Debe (débito).
• La columna derecha se llama Haber (crédito).

Olvide el sentido cotidiano de "deber" o "tener crédito". En contabilidad, debe y haber significan simplemente columna izquierda y columna derecha.

La regla que dice qué columna usar es el saldo normal de cada clase:

Una forma sencilla de recordarlo: lo que usted tiene y lo que gasta va al Debe; lo que debe, el dinero de los dueños y lo que gana va al Haber.

Ejemplo: los accionistas depositan dinero en el banco

Los accionistas de Cargo Masters Argentina depositan 50.000,00 pesos en la cuenta corriente de la empresa para iniciar el negocio.

El banco (un activo) aumenta, por eso va al Debe. El capital de los accionistas (patrimonio) aumenta, por eso va al Haber. Ambos lados son iguales: el asiento balancea. La ecuación se mantiene: Activo 50.000 = Pasivo 0 + Patrimonio 50.000.

Por qué importa: KeyTray no le deja grabar un asiento que no balancea. Si los totales de Debe y Haber son distintos, falta algo.

Costo de ventas frente a gastos de operación

Esta es la idea más importante para una agencia de carga. Léala dos veces.

• El costo de ventas (en KeyTray, Costo de bienes vendidos) es lo que usted paga para entregar el servicio concreto que vendió. Si no hubiera vendido ese embarque, no tendría ese costo. Ejemplos: el flete que cobra la aerolínea por una guía aérea, el camión que llevó el pallet al aeropuerto de Ezeiza, el despachante de aduana que usted contrató para la carga de ese cliente.
• Los gastos de operación son lo que usted paga para mantener la empresa funcionando, mueva un embarque o mil. Ejemplos: alquiler de la oficina en Leandro N. Alem, luz, internet, artículos de librería, el sueldo de la recepcionista.

La diferencia importa por el margen bruto:

Ingresos − Costo de ventas = Utilidad bruta
Utilidad bruta − Gastos de operación = Utilidad neta

La utilidad bruta le dice si sus precios están sanos: ¿vende el flete por más de lo que le cuesta? La utilidad neta le dice si toda la empresa está sana. Si mezcla los costos directos con los gastos de oficina, pierde la capacidad de ver cualquiera de las dos cosas con claridad.

1.2 Tipos de cuenta y cargos en la clase equivocada

Los tipos de cuenta en pantalla

Para ver el plan de cuentas vaya a Elementos de Negocio > Plan Contable. Para crear una cuenta nueva use Nuevo en esa pantalla o Elementos de Negocio > Nueva Cuenta.

La ventana Nueva Cuenta muestra todos los tipos de cuenta que KeyTray maneja, agrupados en dos bloques:

Cuentas de Ingreso y Gasto (van al Estado de Resultados):

• Ingresos
• Otros Ingresos
• Gastos
• Otros Gastos
• Costo de bienes vendidos

Cuentas de Balance General (van al Balance General):

• Efectivo, Caja y Bancos
• Bancos
• Activo de Inventario
• Activos fijos
• Activos corrientes
• un último tipo de activo que en la captura aparece cortado como Otro... (el diálogo es más angosto que la fila; vea el Apéndice B)
• Pasivos corrientes
• Pasivos largo plazo
• Capital / Patrimonio
• Tarjeta de Crédito / Línea de Crédito
• Obligación por Planillas, Jornales, Salarios

Debajo de los tipos se completan SubCuenta de (la cuenta madre), Número de Cuenta, Nombre, Balance de Apertura, Fecha de Apertura (en la captura, 01/01/2026) y Estado (Activo). Se graba con Grabar & Cerrar; Cerrar sale sin grabar.

Así encaja cada tipo de KeyTray en las cinco clases:

La pantalla Plan Contable

A la izquierda, bajo el título Plan Contable, las cuentas se agrupan en un árbol: Cuentas de Efectivo, Cuentas por cobrar, Activos de inventario, Otro activos circulantes, Activos Fijos, Otros activos, Cuentas por pagar, Impuestos por Pagar, Responsabilidad de Planillas, Pasivo a corto plazo, Pasivo a largo plazo, Patrimonio, Ingresos, Otros Ingresos, Costo de bienes vendidos, Gastos y Otro gastos.

A la derecha, la grilla muestra Tipo de Cuenta, Número de Cuenta, Nombre, la moneda y el saldo (en la captura de Panamá, PAB 0,00, o US$ 0,00 en la cuenta en dólares; en su empresa verá pesos), ¿Está activo?, Balance de Apertura, Fecha de Apertura, ¿Es cuenta predeterminada?, Tipo de Cuenta perdeterminada, Última actualización hecha por y Última fecha de actualización. Las subcuentas muestran su cuenta madre en letra verde pequeña (por ejemplo, 11110001 Caja chica moneda local muestra 1111 - Caja). Las cuentas bancarias muestran además, en verde y rojo, el tipo de cuenta y el banco.

La barra de herramientas ofrece Refrescar, Contraer, Explandir, Subir orden, Bajar orden, Guardar orden, Nuevo, Editar, Eliminar y Activar o Desactivar. La opción Show permite listar Cuentas Activas, Cuentas Inactivas o Todas las cuentas.

Observe la columna ¿Es cuenta predeterminada?. Tienen el visto verde 11110003 Fondos por depositar (tipo predeterminado Fondos por depositar), 11210001 Cuentas por cobrar clientes (tipo Cuentas por Cobrar) y 11410001 Inventario de mercaderias (tipo Inventarios). KeyTray usa las cuentas predeterminadas de forma automática: por ejemplo, cada factura de venta registra lo que le debe el cliente en la cuenta por cobrar predeterminada, sin que usted la elija en cada cliente. En Cargo Masters Argentina, la factura del capítulo 5 usa exactamente 11210001 Cuentas por cobrar clientes.

Cuidado: no elimine las cuentas creadas por KeyTray que no use. Desactívelas con Activar o Desactivar. Eliminar una cuenta que KeyTray usa como predeterminada puede impedir que los documentos se contabilicen.

Cuidado — números que parecen iguales: en este plan, una cuenta de ingreso y su costo pueden tener el mismo nombre y distinto número. Por ejemplo, en Cargo Masters Argentina 41170001 - Almacenaje es un ingreso y 51170001 - Almacenaje es un costo. Guíese por el primer dígito: 4 son ingresos, 5 son costos y gastos, 1 activos, 2 pasivos, 3 patrimonio.

Cargos en la clase equivocada: qué se rompe

El tipo de cuenta no es una etiqueta decorativa. Los reportes se arman por clase, así que una clase equivocada produce reportes equivocados sin avisar. Estos son los errores que vemos con más frecuencia, qué rompen y cómo evitarlos o corregirlos.

Error 1 — El flete de la aerolínea cargado a Gastos en lugar de Costo de bienes vendidos.
Usted vende un embarque aéreo por 255,15 y la aerolínea le cobra 158,76 (son las cifras del embarque del capítulo 7). Si el producto que usa para el flete tiene como cuenta de compras una cuenta de Gastos (por ejemplo "Gastos generales"), el Estado de Resultados muestra:

La utilidad neta es la misma, pero el margen bruto dice que usted gana el 100 % en cada embarque. La gerencia pensará que los precios son excelentes y quizás los baje, o creerá que la oficina es carísima.
Cómo evitarlo: ponga una cuenta de Costo de bienes vendidos como cuenta de compras de todo producto que represente un costo directo de embarque (sección 1.9).
Cómo corregirlo: corrija la cuenta de compras en el producto para los documentos futuros y pida a su contador un asiento de reclasificación (Debe la cuenta de costo, Haber la cuenta de gasto) por los montos ya registrados, en un período abierto (capítulo 4).

Error 2 — Un anticipo de cliente registrado como Ingreso en lugar de Pasivo.
Un cliente le transfiere 2.000.000,00 antes de que la carga se mueva. Si lo registra como ingreso, muestra ventas por un servicio que todavía no prestó; y si el embarque se cancela, tendrá que devolver un dinero que ya contó como ganancia.
Cómo evitarlo: el dinero recibido por adelantado es un pasivo (usted debe el servicio o la devolución) hasta que facture. KeyTray tiene Operaciones > Pagos por Adelantado para esta situación; pregunte a su contador qué cuenta de pasivo usar.
Cómo corregirlo: un asiento que lleve al Debe la cuenta de ingreso y al Haber la cuenta de anticipos de clientes.

Error 3 — La compra de un autoelevador registrada como Gasto en lugar de Activo fijo.
Un autoelevador de 30.000.000,00 trabajará muchos años. Si lo registra como gasto, el resultado de este año baja 30.000.000 y los años siguientes se ven artificialmente buenos; además el Balance General "olvida" que la empresa tiene un autoelevador.
Cómo evitarlo: registre los equipos de larga duración en una cuenta de Activos fijos. Su costo se reparte en su vida útil mediante las amortizaciones (KeyTray tiene Operaciones > Gestor de Depreciación).
Cómo corregirlo: un asiento que lleve al Debe la cuenta de activo fijo y al Haber la cuenta de gasto.

Error 4 — El IVA cobrado registrado como Ingreso.
Cuando usted factura 1.000,00 + 210,00 de IVA = 1.210,00, esos 210,00 no son suyos: los cobra por cuenta del Estado y debe ingresarlos a ARCA. Si ese dinero cae en una cuenta de ingresos, sus ventas aparecen infladas y, peor aún, pierde la cuenta de cuánto debe declarar.
Cómo evitarlo: el impuesto IVA debe apuntar en ventas a una cuenta de pasivo: en la empresa de ejemplo, 21210001 - IVA debito fiscal 21%, que KeyTray ya configuró (capítulo 3). Nunca cree un producto llamado "IVA" con cuenta de ingresos.
Cómo corregirlo: un asiento que lleve al Debe la cuenta de ingresos y al Haber el IVA débito fiscal.

Error 5 — El IVA pagado en compras cargado al costo en lugar del crédito fiscal. (Este error es propio de países con impuesto al valor agregado, como la Argentina.)
Transportes del Litoral S.A. le factura 605,00 (500,00 + 105,00 de IVA). Si los 605,00 completos van al costo, usted pierde el derecho a computar esos 105,00 en su declaración jurada: paga 105,00 de más a ARCA y además su costo aparece inflado.
Cómo evitarlo: el impuesto IVA debe tener marcado Este impuesto es elegible para el uso de crédito fiscal y apuntar en compras a 11310001 - IVA credito fiscal 21% (un activo). Así lo dejó KeyTray (capítulo 3). Lo mismo vale para las otras dos alícuotas.
Cómo corregirlo: un asiento que lleve al Debe el IVA crédito fiscal y al Haber la cuenta de costo, en un período que todavía pueda declarar; consúltelo con su contador.

Por qué importa: la clase de una cuenta se decide una sola vez, en los datos maestros (la cuenta, el producto, el impuesto). Después, cientos de documentos siguen esa decisión automáticamente. Una buena decisión se multiplica; una mala, también.

1.3 Cuentas bancarias

En KeyTray una cuenta bancaria es simplemente una cuenta de tipo Bancos en el plan contable, con algunos datos bancarios adicionales. KeyTray ya creó una cuenta bancaria en pesos y otra en dólares, dentro del grupo 1112 Bancos. Usted solo necesita adaptarlas.

Crear el banco y adaptar la cuenta en pesos

Las capturas de esta sección son de la empresa demo de Panamá, donde la cuenta se llama Cuenta bancaria - PAB y el banco es Banco General. En su empresa verá la cuenta en pesos y escribirá el nombre de su banco.

1. Vaya a Elementos de Negocio > Plan Contable.
2. Seleccione la fila de la cuenta bancaria en moneda local y haga clic en Editar. Se abre Editando cuenta: seguido del nombre de la cuenta.

3. El tipo Bancos ya está marcado y SubCuenta de muestra 1112 Bancos. Déjelos así. Número de Cuenta muestra el número contable (en la captura, 11120003).
4. Cambie Nombre por algo que su equipo reconozca, por ejemplo Cuenta corriente Banco Nación - ARS.
5. En el recuadro Información bancaria:
   • Nombre del Banco: abra la lista. Si su banco no está, use el botón pequeño de agregar a la derecha de la lista (el de al lado, con el lápiz, edita el banco elegido). Se abre la ventana Banco nuevo:

 Escriba **Name** (el nombre del banco) y **Description** (por ejemplo *Banco local, cuentas en ARS y USD*) y haga clic en **Aceptar**. (Estas dos etiquetas aparecen en inglés.)

• Vuelva a Nombre del Banco y elija el banco que acaba de crear.
• Tipo de cuenta: en la captura, Cuenta Corriente (en la Argentina, cuenta corriente o caja de ahorro).
• Número de Cuenta: el número real que le dio el banco. Anote el CBU en la descripción o en sus registros: es lo que le pedirán los clientes para transferirle.
• Moneda: aparece en gris y no se puede cambiar aquí (la cuenta se creó en la moneda local). En su empresa muestra el Peso Argentino - ARS.

6. Deje Balance de Apertura en 0,00. El dinero inicial lo registraremos con un asiento en el capítulo 4, que deja una huella más clara.
7. Verifique que Estado tenga marcado Activo y haga clic en Grabar & Cerrar.

Repita el procedimiento con la cuenta bancaria en dólares si la empresa tiene una cuenta en USD.

Cuidado: no confunda el Número de Cuenta de la izquierda (el número contable, como 11120003) con el Número de Cuenta del recuadro Información bancaria (el número que le dio el banco). Tienen la misma etiqueta y significan cosas distintas.

Por qué importa: una cuenta por cada cuenta real del banco, y en su moneda, es la única manera de conciliar KeyTray con el extracto que le envía su banco cada mes.

1.4 Clientes

Un cliente es cualquiera a quien usted le emite una factura. En una agencia de carga puede ser un exportador argentino, un importador o un consignatario del exterior que paga el flete en destino.

Menú: Elementos de Negocio > Nuevo Cliente.

La ventana del cliente tiene un panel Opciones a la izquierda con las secciones Información General, Emails de Contacto, Identificación, Información Financiera, Balances Iniciales y Opciones Transporte de carga.

Las capturas de esta sección son de la empresa demo de Panamá (el cliente Distribuidora Istmeña, S.A.). En la Argentina el cliente del capítulo 5 es Distribuidora Pampeana S.A., CUIT 30-71111111-1.

Información General

1. Tipo de Registro: Empresa o Individual. Aquí, Empresa.
2. Nombre de la Empresa (obligatorio, en azul): la razón social tal como figura en ARCA. En la captura, Distribuidora Istmeña, S.A.
3. Representante (obligatorio): la persona de contacto — Ana María Castillo.
4. Identificador fiscal: en la captura la etiqueta dice RUC porque es una empresa de Panamá. En la Argentina escriba el CUIT del cliente (11 dígitos, por ejemplo 30-71111111-1). La casilla es angosta: puede que solo vea el final del número. El CUIT tiene un dígito verificador que KeyTray controla; se explica en la sección 1.5.
5. Categoría: opcional; los botones de al lado crean o editan categorías.
6. Tipo de Dirección: Para Facturación (la dirección que se imprime en las facturas).
7. País, Dirección en dos líneas, Ciudad, Departamento (en la Argentina, la provincia) y Código Postal. Para un cliente argentino: Argentina, la calle y el número, la localidad, la provincia y el código postal.
8. Teléfono, Fax y un segundo número (Celular).
9. Language: Español — el idioma de los documentos que se envían a este cliente.
10. Activo: marcado.
11. Cliente del exterior (exportación) y Cliente de zona franca: márquelos solo cuando correspondan (por ejemplo, un cliente radicado fuera del país o dentro de una zona franca).

Por qué importa — la condición frente al IVA del cliente: en la Argentina, la letra de la factura depende de quién la recibe: a un Responsable Inscripto se le emite factura A (con el IVA discriminado, que él computa como crédito fiscal); a un consumidor final, a un monotributista o a un exento, factura B. Esa letra y la factura electrónica se configuran aparte, en la configuración de facturación electrónica (sección 3.1). Pida a cada cliente su constancia de inscripción en ARCA para saber su condición.

Emails de Contacto

En Emails de Contacto agregue los correos a los que se envían facturas y avisos. La sección muestra la lista con Email Address y Contact Name, y los botones New y Delete:

Al hacer clic en New se abre Ingrese un nuevo correo electrónico:

• Correo Electrónico: la dirección del contacto.
• Nombre de contacto: el nombre de la persona.
• Correo electrónico principal: marcado para el contacto principal.
• Tareas asignadas al correo electrónico: tareas automáticas opcionales (con Nuevo y Eliminar), cada una con su Acción asignada y Plantilla a utilizar.

Haga clic en Aceptar (o Grabar & Nuevo para agregar otro correo).

Información Financiera: la sección que importa para la contabilidad

• Linea de Crédito: lo máximo que este cliente puede deberle — en la captura, 10.000,00.
• Monto de Sobregiro (1.000,00) y Max days overdraft (15): cuánto y por cuántos días puede el cliente pasarse de la línea de crédito.
• Término de Pago: en la captura, Neto 30 días. Es lo que calcula el Vencimiento de cada factura. Es el campo más importante de esta sección.
• Modo de Envio y Vendedor: valores por defecto para los documentos.
• Vendor related for Statements — Nombre Proveedor: si la misma empresa también es su proveedor (algo común con los agentes), enlace aquí el proveedor para que los estados de cuenta muestren ambos lados.

Cuidado — cliente sin término de pago: si deja el Término de Pago vacío, KeyTray no puede calcular el vencimiento y no le deja grabar la factura hasta que elija un término en el propio documento. Le pasó a la empresa de ejemplo en el capítulo 5. Complete el término en la ficha y se ahorrará ese paso en cada factura.

Balances Iniciales

Si el cliente ya le debía dinero antes de empezar a usar KeyTray, registre en Balances Iniciales los saldos abiertos. Si no, deje la sección vacía.

Opciones Transporte de carga

• Categoría de Transporte de carga: el papel principal de esta empresa en la carga. Un cliente que recibe mercadería importada tiene la categoría Consignatario.
• Additional Categories: Shipper, Freight Agency, Supplier. Márquelas si la misma empresa también cumple esos papeles.
• Freight agencies to which the cargo must be assigned y Agente de Carga: la agencia que atiende la carga de este cliente (vea la sección 1.7).
• Seleccione la empresa vinculada al agente: se usa cuando el participante está vinculado a una empresa agente.

Al elegir Consignatario, el panel de la izquierda agrega las secciones Cargos predefinidos, POA – FPPI y Autorización USPPI. Las dos últimas son autorizaciones propias de las exportaciones de Estados Unidos; en la Argentina puede ignorarlas (vea el Apéndice B).

Haga clic en Grabar & Cerrar (o Grabar & Nuevo).

Cuidado: las listas de participantes dentro de un embarque (Expedidor, Consignatario, Agente, Transportista...) solo muestran las empresas cuya categoría principal coincide. Las categorías adicionales agregan papeles, pero no hacen que la empresa aparezca en una lista que exige una categoría principal. Si una empresa no aparece en un embarque, revise primero su categoría principal.

Por qué importa — ¿dónde están la cuenta por cobrar y el impuesto? En el cliente no hay cuenta por cobrar. KeyTray registra cada factura en la cuenta predeterminada de cuentas por cobrar (11210001 Cuentas por cobrar clientes). El tratamiento del IVA se elige en cada documento con el campo Impuestos (el grupo de impuestos, capítulo 3). Lo que sí tiene que estar bien en el cliente es el Término de Pago, porque de él dependen los vencimientos y la cobranza, y el CUIT, porque identifica al cliente en la factura electrónica.

1.5 Proveedores (y el dígito verificador del CUIT)

Un proveedor es cualquiera que le envía una factura a usted: aerolíneas, transportistas, despachantes de aduana, el locador de la oficina, la empresa de energía eléctrica.

Menú: Elementos de Negocio > Nuevo Proveedor (también Transporte de Carga > Nuevo Proveedor o Nuevo Transportista).

La ventana del proveedor tiene las mismas secciones que la del cliente. Las capturas muestran el transportista terrestre de la empresa demo de Panamá, Transportes Chiriquí, S.A.; en la Argentina el proveedor del capítulo 5 es Transportes del Litoral S.A.

1. Tipo de Registro: Empresa.
2. Nombre de la Empresa: en la captura, Transportes Chiriquí, S.A.
3. Representante: Luis Alberto Pinzón.
4. Categoría (opcional) y el identificador fiscal (en la captura, RUC; en la Argentina, el CUIT del proveedor).
5. Tipo de Dirección Para Facturación, País, Dirección, Ciudad y Teléfono.
6. Language (en la captura quedó vacío) y Activo marcado.

Cuidado: en la versión en español, el panel derecho del proveedor puede verse recortado: algunos campos quedan cortados a la derecha y el botón Grabar & Nuevo se lee "& Nuevo". Si su pantalla lo permite, agrande la ventana (vea el Apéndice B).

KeyTray controla el dígito verificador del CUIT

Al grabar un proveedor en Cargo Masters Argentina se escribió primero el CUIT 30-72222222-2. KeyTray no dejó grabar y mostró este mensaje:

"El CUIT ingresado no es válido. La validación del dígito verificador no ha sido superada"

No es una falla del programa: es una protección. El CUIT tiene 11 dígitos: 2 de tipo (30, 33 y 34 para sociedades; 20, 23, 24 y 27 para personas humanas), 8 del número y 1 dígito verificador al final, que se calcula con los diez anteriores. Si un solo dígito se tipea mal, la cuenta no da, y KeyTray lo detecta antes de que ese CUIT llegue a una factura electrónica que ARCA rechazaría.

Cómo se calcula, a grandes rasgos:

1. Se toman los diez primeros dígitos y se multiplica cada uno por un peso fijo, en este orden: 5, 4, 3, 2, 7, 6, 5, 4, 3, 2.
2. Se suman los resultados.
3. Se divide la suma por 11 y se toma el resto.
4. El dígito verificador es 11 − resto. Si da 11, el dígito es 0. Si da 10, ese número no es un CUIT válido con ese tipo (ARCA en esos casos asigna otro tipo, como 23 o 33).

El CUIT rechazado, 30-72222222-2:

Suma: 94. 94 ÷ 11 deja resto 6. Dígito verificador: 11 − 6 = 5. El número terminaba en 2, así que no es válido.

El CUIT corregido, 30-50000000-3:

Suma: 30. 30 ÷ 11 deja resto 8. Dígito verificador: 11 − 8 = 3. Coincide con el último dígito: el CUIT es válido y el proveedor se grabó.

Cuidado: que el dígito verificador sea correcto solo prueba que el número está bien formado, no que pertenezca a esa empresa. Un CUIT de otra empresa también pasa la validación. Copie el CUIT de la factura o de la constancia de inscripción del proveedor, y ante la duda consúltelo en el padrón de ARCA.

Información Financiera del proveedor

Elija el Término de Pago que le da el proveedor: Neto 15 días. Igual que en los clientes, calcula el vencimiento de cada factura de compra, que es lo que usted usa para programar pagos. Aquí la sección de enlace se llama Customer related for Statements — Nombre de Cliente. Linea de Crédito, Monto de Sobregiro y Max days overdraft quedan vacíos.

Cuidado: igual que con los clientes, un proveedor sin Término de Pago obliga a elegir el término en cada factura de compra antes de grabar (capítulo 5).

Opciones Transporte de carga del proveedor

• Categoría de Transporte de carga: Transportista (un camión o una aerolínea).
• Número de cuenta asignado por el transportista: el número de cliente que ese transportista le asignó a usted, si existe.
• Additional Categories: Shipper, Freight Agency, Supplier.
• IATA and SCAC codes: IATA Prefix (el prefijo de 3 dígitos, solo para aerolíneas) y SCAC.
• Con la categoría Transportista, el panel izquierdo muestra además Números de Guías Aéreas Asignados (sección 1.10).

Haga clic en Grabar & Cerrar.

Por qué importa — ¿dónde están la cuenta por pagar y la cuenta de costo? Las facturas de compra registran lo que usted debe en la cuenta predeterminada de cuentas por pagar (21110001 Cuentas por pagar proveedores). El lado del costo o gasto no se elige en el proveedor: sale del producto de cada línea (sección 1.9). Por eso el mismo transportista puede ser un costo de ventas en un embarque y, en otra factura, un gasto de oficina por una mudanza de muebles.

1.6 Agencias (agentes de carga)

Una agencia (en KeyTray, Agente de Carga) es la agencia colega en el otro extremo del embarque: por ejemplo, la empresa de Bogotá que recibe su exportación aérea y la entrega al consignatario. Los agentes a menudo le facturan a usted y usted también les factura a ellos.

Menú: Transporte de Carga > Nueva Agencia.

1. Tipo de Registro Empresa, Nombre de la Empresa Andes Logistics S.A.S., Representante Carolina Restrepo.
2. Identificador fiscal: el del extranjero — 900123456-7. (La etiqueta de la captura dice RUC; escriba el número que corresponda al país del agente, que en Colombia se llama NIT.)
3. Tipo de Dirección Para Facturación, País Colombia, Dirección Calle 26 # 69-76, Torre 1, Oficina 402 y Zona Franca Bogotá, Ciudad Bogotá. Departamento queda vacío.
4. Teléfono: 601 742 5500 (con la característica de país delante).
5. Activo marcado y Cliente del exterior (exportación) marcado, porque el agente está fuera de la Argentina.
6. Complete Información Financiera (Término de Pago) y Emails de Contacto como en un cliente.

Cuidado: un agente del exterior no tiene CUIT. Escriba su identificación fiscal extranjera. Si más adelante emite facturas electrónicas a clientes del exterior, ARCA pide identificarlos con el CUIT país que corresponde a su país de residencia; eso se resuelve en la configuración de la factura electrónica, no en esta ficha.

Opciones Transporte de carga de la agencia

• Categoría de Transporte de carga: Agente de Carga, fija (aparece en gris porque la empresa se creó desde Nueva Agencia).
• Additional Categories: Shipper, Consignee, Supplier.
• Seleccione la empresa vinculada al agente: opcional.

Haga clic en Grabar & Cerrar.

Por qué importa: como el agente puede estar en ambos lados (usted le factura y él le factura), use Vendor related for Statements / Customer related for Statements para enlazar los dos registros. Así su contador ve el saldo neto con el agente.

1.7 Consignatarios

El consignatario es la empresa que recibe la carga en destino. Cuando el flete es Collect (a pagar en destino), el consignatario es también quien le paga, así que además es un cliente.

Menú: Transporte de Carga > Nuevo Consignatario.

1. Tipo de Registro Empresa, Nombre de la Empresa Comercial Andina S.A.S., Representante Jorge Iván Salazar.
2. Identificador fiscal 901234567-1, Tipo de Dirección Para Facturación, País Colombia, Dirección Carrera 7 # 71-21, Torre B, Piso 8 y Chapinero, Ciudad Bogotá, Teléfono 601 313 2200.
3. Activo marcado y Cliente del exterior (exportación) marcado.

Un consignatario tiene secciones adicionales: Cargos predefinidos, POA – FPPI y Autorización USPPI.

Cuidado: POA – FPPI y Autorización USPPI son autorizaciones de las exportaciones de Estados Unidos y no aplican a una empresa argentina. Déjelas vacías. Lo mismo ocurre con el título Freight agencies to which the cargo must be assigned, que aparece sin traducir (vea el Apéndice B).

Asignar la agencia al consignatario

1. Categoría de Transporte de carga está fija en Consignatario (en gris).
2. Additional Categories: Shipper, Freight Agency, Supplier si hace falta.
3. En Freight agencies to which the cargo must be assigned, elija la agencia en Agente de Carga — Andes Logistics S.A.S. — y se agrega a la lista de abajo. Esto le dice a su equipo qué agente atiende la carga de este consignatario en destino. La X roja quita la agencia de la lista.
4. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Por qué importa: en el capítulo 7 la guía house cobra el flete Collect a Comercial Andina S.A.S. Al liquidar el embarque, KeyTray crea una factura de venta a este consignatario, así que su Término de Pago en Información Financiera importa tanto como el de cualquier cliente.

1.8 Expedidores

El expedidor (en inglés, shipper) es la empresa que envía la carga. En una exportación suele ser su cliente argentino.

Menú: Transporte de Carga > Nuevo Expendidor. (Así dice el botón en la cinta: "Expendidor"; se refiere al expedidor. Vea el Apéndice B.)

1. Tipo de Registro Empresa, Nombre de la Empresa (en la captura, Exportadora del Pacífico, S.A.), Representante María José Arosemena.
2. Categoría (opcional) y el identificador fiscal (en la Argentina, el CUIT).
3. Tipo de Dirección Para Facturación. Puede guardar varias direcciones, una por tipo; cada documento toma la que corresponde (las facturas usan la de facturación).
4. País, Dirección, Ciudad, Teléfono y Activo marcado.
5. Un expedidor tiene la sección adicional Carta Poder (POA), donde se registra el poder que lo autoriza a usted a actuar en nombre del expedidor.
6. Haga clic en Grabar & Cerrar.

1.9 Productos y servicios: costo o gasto

Los productos son el corazón de la configuración contable. Cada línea de una factura, de una compra, de una nota de crédito o de un cargo de embarque usa un producto, y el producto decide qué cuentas se afectan. Si sus productos están bien, su Estado de Resultados estará bien casi automáticamente.

En una agencia de carga, los productos son sobre todo servicios: flete aéreo, flete marítimo, acarreo terrestre, gestión aduanera, almacenaje, manejo, documentación. Recuerde que KeyTray ya creó los servicios típicos; antes de crear uno nuevo, búsquelo en el Explorador de Listas. Por ejemplo, en Cargo Masters Argentina ya existe FF-STORAGE - Almacenaje, con ingreso en 41170001 - Almacenaje y costo en 51170001 - Almacenaje.

Menú: Elementos de Negocio > Nuevo Producto.

La ventana de un servicio tiene estas secciones: Detalles del Producto, Lista de Precios y Comisiones, Información contable, Impuestos, Opciones Transporte de carga y Opciones de liquidación del shipment.

Las capturas de esta sección son de la empresa demo de Panamá, con el servicio FF-TRK-LOCAL - Acarreo terrestre local.

Paso 1 — Detalles del Producto

1. Tipo de Producto:
   • Producto Inventariado — mercadería que se guarda en existencia y se revende (KeyTray controla cantidades).
   • Producto No Inventariado — mercadería que se compra o vende sin controlar existencias.
   • Servicio — trabajo que usted presta o compra: fletes, cargos, almacenaje. Elija Servicio para casi todos los productos de carga.
2. Categoría A (opcional).
3. ID (obligatorio): un código corto y único. Use un prefijo coherente para que los productos se ordenen juntos — FF-TRK-LOCAL.
4. Código fiscal del ítem: déjelo vacío salvo que su contador le indique un código.
5. Nombre (obligatorio): Acarreo terrestre local.
6. Descripción: el texto que se imprime en los documentos. En la captura, Transporte en camión del almacén al aeropuerto de Tocumen; en la Argentina escribiría, por ejemplo, Transporte en camión del depósito al aeropuerto de Ezeiza.
7. Part Number, Categoría B, Categoría C: opcionales.
8. Imponibilidad: Imponible o No Imponible. Elija Imponible si el servicio está gravado con IVA. Un acarreo terrestre dentro del país normalmente es Imponible.
9. Active: marcado.

Cuidado: que un servicio esté gravado depende de la ley y de los detalles de la operación. Por ejemplo, la ley de IVA exime el transporte internacional de cargas, mientras que un acarreo local sí está gravado. Confírmelo con su contador antes de marcar Imponible o No Imponible.

Paso 2 — Información contable (la sección más importante)

La sección dice: "Seleccione las cuentas que el sistema empleará, para acumular los montos, cuando usted venda y/o compre este artículo". Tiene dos decisiones.

Decisión A — La cuenta de ingreso (el campo "La cuenta a usar al ingresar una factura, cuando vende este artículo").

Es donde va el dinero cuando usted vende el servicio a un cliente. Debe ser una cuenta de Ingresos. Para el acarreo, la empresa de la captura usa 41160001 - Flete terrestre exportacion.

Decisión B — La cuenta de compras (marque ¿Usted planea utilizar este ítem para compras también? y elija "La cuenta a usar al ingresar una compra, al comprar este artículo").

Es donde va el monto cuando usted compra este servicio a un proveedor. Aquí hay que responder una sola pregunta:

¿Es un costo de entregar el servicio que vendo, o un costo de mantener la oficina?

• Si es un costo real de entregar lo que vende — flete de aerolínea, camión, despachante de aduana pagado por un embarque — elija una cuenta de Costo de bienes vendidos.
• Si es un gasto de mantener la oficina — alquiler, luz, artículos de librería, software — elija una cuenta de Gastos.

El acarreo terrestre que un transportista le cobra por llevar la carga de un cliente al aeropuerto es claramente un costo de ventas. Para encontrar la cuenta, escriba parte del número en el campo; por ejemplo 5116:

La lista desplegable muestra cada cuenta con su tipo debajo; todas estas dicen Costo de bienes vendidos: 51150002 - Gastos aereo exportacion, 51150003 - Terminales aereo exportacion, 51150004 - Profit aereo exportacion y 5116 - Costo terrestre exportacion. La barra pequeña de la lista trae botones para refrescar, crear, editar y quitar.

Observe que 5116 - Costo terrestre exportacion es la cuenta madre del grupo. Elija la subcuenta que cuelga de ella: 51160001 - Flete terrestre exportacion. Así queda:

• Ingreso: 41160001 - Flete terrestre exportacion (clase Ingresos).
• Compras: 51160001 - Flete terrestre exportacion (clase Costo de bienes vendidos).

Cuidado: las dos cuentas se llaman igual. Lo que las distingue es el número: la que empieza por 4 es ingreso, la que empieza por 5 es costo. Si por error pone la 41160001 también como cuenta de compras, cada factura del transportista restará ingresos en lugar de sumar costos, y tanto las ventas como el costo quedarán mal. Lo mismo vale para 41170001 y 51170001 - Almacenaje.

Lista de verificación: ¿costo de ventas o gasto?

Hágase estas preguntas en orden. El primer "sí" le da la respuesta.

1. ¿Durará más de un año y cuesta una suma importante (autoelevador, camión, computadora, estantería)? → No es un gasto de producto. Hable con su contador: va a una cuenta de Activos fijos.
2. ¿Lo paga por cuenta del cliente para volver a cobrárselo exactamente igual (derechos de importación, tasa de estadística o IVA de importación pagados en la Aduana por el importador)? → Consulte a su contador. Normalmente se registra como un monto que el cliente le debe (Activos corrientes), no como ingreso y costo.
3. ¿Ese costo desaparecería si no hubiera vendido este embarque o servicio concreto? → Costo de bienes vendidos.
4. ¿Puede señalar el embarque, la house, la master o el cliente al que pertenece? → Costo de bienes vendidos.
5. ¿Se paga todos los meses sin importar cuántos embarques mueva (alquiler, luz, internet, artículos de librería, software, limpieza)? → Gastos.
6. ¿Es algo financiero o inusual (intereses bancarios, diferencia de cambio negativa, multa)? → Otros Gastos.

Servicios típicos y sus cuentas

Paso 3 — Impuestos

En la sección Impuestos del producto, la casilla Este ítem usa un código de impuesto específico está desmarcada por defecto. Mientras siga así, la lista Elija un código de impuesto queda en gris y el producto usa el grupo de impuestos elegido en cada documento (capítulo 3). En la Argentina esa lista trae IVA, IVA 10,5% e IVA 27%. Márquela solo si este producto debe llevar siempre una alícuota concreta, sin importar el grupo del documento (por ejemplo, un bien que siempre tributa al 10,5 %).

Paso 4 — Grabar

Haga clic en Grabar & Cerrar.

Por qué importa: el producto es donde se responde una sola vez "¿costo de ventas o gasto?". Después, cada línea de compra y cada cargo de embarque que use ese producto irá al lugar correcto sin que nadie tenga que pensarlo. Revise sus servicios de carga con su contador antes de empezar a facturar.

1.10 Transportistas aéreos y stock de guías

Antes del primer embarque aéreo necesita dos cosas: la aerolínea creada como transportista y el bloque de números de guía que ella le asignó. Las capturas son de la empresa demo de Panamá.

Crear la aerolínea como transportista

Menú: Transporte de Carga > Nuevo Transportista.

1. Tipo de Registro Empresa, Nombre de la Empresa Aerocarga Istmo S.A., Representante Ricardo Tejeira.
2. El identificador fiscal de la aerolínea (en la Argentina, el CUIT de la aerolínea o de su representación local).
3. Tipo de Dirección Para Facturación, País, Dirección (en la captura, la terminal de cargas del aeropuerto), Ciudad, Teléfono y Activo marcado.

Luego abra Opciones Transporte de carga:

4. Categoría de Transporte de carga: Transportista (fija para un transportista nuevo).
5. Número de cuenta asignado por el transportista: su número de cliente en la aerolínea — CMP-7788.
6. IATA Prefix: 998 — el código de 3 dígitos con el que empieza cada guía aérea de esta aerolínea.
7. SCAC: vacío (es un código usado sobre todo por transportistas de Estados Unidos).
8. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Asignar el stock de guías aéreas

Las aerolíneas entregan a las agencias bloques de números de guía ("stock de guías"). Usted carga el bloque en KeyTray para que cada master use el siguiente número válido.

1. En la ficha del transportista abra Números de Guías Aéreas Asignados.

La sección tiene dos pestañas, AWB Number Assigments y AWB Number Details, y los botones New Assignment, Edit Assignment y Delete. La grilla muestra Date, Prefijo, Desde, Hasta, Total de Números y Disponibl... (disponibles). Tras grabar, la fila muestra 998-, desde 22,345,606 hasta 22,345,691 (así, con separadores, se ve en pantalla), 10 números en total y 10 disponibles. Aplicar Filtro y Ver totales ayudan cuando hay muchas asignaciones.

2. Haga clic en New Assignment. Se abre Nueva asignación de números de Guías Aéreas:

3. Fecha de la Asignación: la fecha del día. (En la captura aparece como 09/13/2026, en formato mes/día; es el 13 de septiembre de 2026.)
4. Prefijo IATA: 998-.
5. Desde: 2234560 y Hasta: 2234569. Junto a cada número KeyTray muestra su dígito verificador (6 y 1) y la cantidad: 10 número(s).
6. Sample y Números a Generar muestran las guías reales: 998-22345606, 998-22345610, 998-22345621, 998-22345632, 998-22345643, 998-22345654, 998-22345665, 998-22345676, 998-22345680, 998-22345691.
7. Notes: opcional, por ejemplo Stock asignado por la aerolínea para septiembre de 2026.
8. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Por qué importa — el dígito verificador de la guía: igual que el CUIT, un número de guía aérea tiene su propio control, pero con otra regla: 7 dígitos de serie más un dígito verificador, que es el resto de dividir la serie por 7. Para 2234560, 2234560 ÷ 7 deja resto 6, por eso la guía es 998-2234560-6 (se escribe 998-22345606). KeyTray lo calcula por usted y así evita números inválidos que la aerolínea rechazaría.

Cuidado: en la lista de asignaciones, Desde y Hasta se muestran con separador de miles (22,345,606). No es un error en el número de la guía: es solo la forma de mostrarlo (vea el Apéndice B).

2. Años fiscales y períodos mensuales

Un año fiscal es el año contable de 12 meses: el ejercicio económico de la sociedad (en los ejemplos de este manual, del 01/01/2026 al 31/12/2026). Cada año fiscal se divide en períodos, uno por mes.

¿Para qué se cierra un mes? Una vez que usted envió los reportes del mes a la gerencia, al banco o a su contador, y se presentó la declaración jurada mensual de IVA a ARCA, los números de ese mes no deben cambiar. Si alguien todavía puede registrar una factura con fecha del mes pasado, el reporte del mes pasado deja de ser cierto, y la declaración ya presentada tampoco coincide con los libros (ni con el Libro IVA Digital). Cerrar un período lo bloquea para que nadie cambie la historia por accidente. Si hace falta una corrección real, el mes se puede reabrir, dejando por escrito el motivo, que queda guardado en el historial.

Las dos pantallas de este capítulo están en la pestaña Operaciones (las capturas son de la empresa demo de Panamá; las pantallas son iguales en la Argentina):

• Grupo Contabilidad: Explorador de Listas, Años Fiscales, Administrador de Periodos, Asiento Contable, Nuevo Ajuste de Inventario, Movimientos de cuenta, Movimientos de producto, Gestor de Depreciación, Movimientos de proveedor, Movimientos de cliente y Explorador contable.
• Grupo Operaciones de Venta: Nueva Cotización, Nueva Orden de Venta, Nueva Venta, Nota de Crédito de Cliente y Recepción de Pagos.
• Grupo Operaciones con Compra: Nueva Orden de Compra, Recepción de Inventario, Nueva Compra, Nota de Crédito de Proveedor y Pago a Proveedores.
• Grupo Bancos: Emitir cheque, Registrar un depósito, Pagos por Adelantado, Transferir Fondos, Cargo de Tarjeta de Crédito y Reconciliar Cuentas Bancarias.

2.1 Años fiscales

Menú: Operaciones > Años Fiscales.

La barra de herramientas tiene Refrescar, Editar, Abrir periodo, Reabrir el periodo fiscal (solo se activa si el año seleccionado está cerrado) y Cerrar peiodo (así, con la falta de letra, aparece en pantalla). La grilla muestra Usuario que abrio, Fecha inicio, Nota de apertura, Cerrado?, Fecha de fin, Usuario que cerro y Nota de fin de periodo. Encima de la grilla, la franja azul le permite arrastrar un encabezado de columna para agrupar la lista por esa columna.

En la empresa de la captura aparece el año creado junto con la empresa: KeyTray Demo, del 01/01/2026 al 31/12/2026, con Cerrado? sin marcar. En Cargo Masters Argentina verá el año que se definió al crear la compañía (sección 0.2).

• Abrir periodo abre el año fiscal siguiente. Hágalo antes de necesitarlo, por ejemplo en el último mes del ejercicio, para que las facturas del mes siguiente se puedan registrar el primer día hábil.
• Cerrar peiodo cierra el año seleccionado, y Reabrir el periodo fiscal deshace un cierre.

Cuidado: cerrar un año fiscal es un paso de fin de ejercicio. Hágalo solo después de que su contador termine los ajustes de cierre y apruebe los estados contables.

2.2 Períodos mensuales

Menú: Operaciones > Administrador de Periodos.

La barra de herramientas tiene Refrescar, la lista Módulo (Todos los módulos o un módulo en particular), Abrir periodo, Restringir, Cerrar periodo y Generar periodos.

La grilla muestra una fila por mes (Año, Periodo, Fecha inicio, Fecha de fin) y, para cada mes, un estado por módulo: Ventas, Compras, Inventario, Asientos, Cobros y pagos y Freight Forward. Así puede, por ejemplo, cerrar Ventas de agosto y dejar Asientos abierto para los ajustes del contador.

Un período puede estar:

• Abierto (en verde) — se pueden registrar documentos con fechas de ese mes.
• Restringido — un estado intermedio: el mes ya no está abierto para el trabajo diario, pero todavía no está bloqueado del todo. Es útil mientras se revisa el mes.
• Cerrado (en rojo) — no se pueden registrar documentos con fechas de ese mes.

En la captura, de Febrero 2026 a Julio 2026 aparecen Cerrado y de Agosto 2026 a Diciembre 2026 aparecen Abierto. Los cierres de febrero a julio los hizo la apertura y cierre automático (sección 2.4).

Generar periodos crea los períodos mensuales de un año fiscal si faltan.

2.3 Cerrar y reabrir un mes

Cerrar un mes

1. En Módulo, elija Todos los módulos (o solo el módulo que quiere cerrar).
2. Marque la casilla a la izquierda del mes (en el ejemplo, Enero 2026).
3. Haga clic en Cerrar periodo.

Todos los módulos de enero pasan a Cerrado.

Reabrir un mes

A veces llega un documento tarde: por ejemplo, la factura del alquiler de enero aparece cuando enero ya está cerrado.

1. Marque el mes (Enero 2026).
2. Haga clic en Abrir periodo.
3. KeyTray pide el Motivo de la reapertura:

4. Escriba un motivo claro en el cuadro (la etiqueta del cuadro dice Motivo de anulación, pero es el motivo de la reapertura) — por ejemplo, Falta registrar la factura de alquiler de enero.
5. Haga clic en Aceptar.

Enero vuelve a mostrar Abierto en todos los módulos y el cambio aparece en Historial del periodo, a la derecha. Registre el documento atrasado y vuelva a cerrar el mes.

Cuidado: si el mes que reabre ya fue declarado a ARCA, cualquier factura nueva de ese mes cambia los montos de IVA declarados y el Libro IVA Digital. Avise a su contador: puede ser necesaria una declaración jurada rectificativa.

2.4 Apertura y cierre automático e historial

A la derecha del Administrador de Periodos están Apertura y cierre automático e Historial del periodo:

• Apertura y cierre automático: si está marcado, KeyTray avanza los períodos por sí solo con el paso del tiempo, según estos valores:
  • Meses abiertos hacia adelante — cuántos meses futuros se mantienen abiertos (aquí 1).
  • Meses para restringir — después de cuántos meses un período pasado queda restringido (aquí 2).
  • Meses para cerrar — después de cuántos meses un período pasado se cierra (aquí 2).
  • No cerrar si hay operaciones pendientes — una protección: un mes con documentos pendientes no se cierra automáticamente.
  • Los periodos nuevos nacen cerrados — si está marcado, los períodos que se generen empiezan cerrados.
• Debajo aparece la última ejecución: Última corrida: 13/09/2026 8:35 a. m. — Cambios aplicados: 36 (seis meses cerrados en seis módulos cada uno).
• Simular muestra lo que haría la apertura y cierre automático, sin cambiar nada. Guardar configuración guarda los valores.
• Historial del periodo lista cada cambio con Fecha, Cambiado por y Notas. En el ejemplo se ven las filas de KeyTray Demo con la nota Falta registrar la fac... escrita al reabrir enero.

Por qué importa: el historial del período es su huella de auditoría. Un auditor o un inspector de ARCA puede ver quién reabrió un mes cerrado, cuándo y por qué. Escriba siempre un motivo que un desconocido pueda entender.

3. Impuestos (IVA) y monedas

Las capturas de este capítulo son de Cargo Masters Argentina, salvo la ventana Nueva moneda, que se tomó en la empresa demo de Panamá.

3.1 Cómo funciona el IVA (versión corta)

El IVA (Impuesto al Valor Agregado) es el impuesto nacional que grava la venta de bienes y la prestación de servicios en la Argentina. Lo administra ARCA (Agencia de Recaudación y Control Aduanero, la ex AFIP). Funciona muy distinto del sales tax de Estados Unidos, porque tiene dos caras:

• Débito fiscal: el IVA que usted cobra. Cuando factura un servicio gravado, cobra el impuesto a su cliente. Ese dinero no es suyo: lo guarda por cuenta del Estado. Por eso va a una cuenta de pasivo: 21210001 - IVA debito fiscal 21%.
• Crédito fiscal: el IVA que usted paga. Cuando un proveedor le factura un servicio gravado, usted le paga el impuesto. Ese impuesto se puede computar contra el que usted cobró. Por eso va a una cuenta de activo (es un derecho a favor suyo): 11310001 - IVA credito fiscal 21%. No es parte del costo.
• Cada mes se liquida con ARCA: IVA a pagar = débito fiscal − crédito fiscal. Si el crédito es mayor que el débito, el saldo a su favor pasa a los meses siguientes.
• Los precios no incluyen el impuesto. Así está configurada Cargo Masters Argentina: un precio de 1.000,00 en una línea al 21 % genera 210,00 de IVA discriminado, y la factura suma 1.210,00.
• Tres alícuotas. KeyTray crea las tres que usa la ley: la general del 21 %, la reducida del 10,5 % (para ciertos bienes y servicios que la ley enumera, por ejemplo algunos bienes de capital) y la incrementada del 27 % (para servicios públicos como luz, gas, agua y telecomunicaciones cuando los recibe un Responsable Inscripto). Las exportaciones y las operaciones exentas no llevan IVA (grupos Exportación y Exento, sección 3.3). Confirme siempre con su contador qué alícuota corresponde a cada servicio.

Cuidado: lo anterior describe la situación de un Responsable Inscripto en IVA, que es la de Cargo Masters Argentina. Un monotributista no discrimina IVA ni genera crédito fiscal, y un sujeto exento tampoco. Si su empresa no es Responsable Inscripto, el tratamiento es distinto: confírmelo con su contador antes de facturar.

Por qué importa: si el IVA de sus compras termina en el costo, usted pierde el crédito fiscal y paga de más a ARCA. Si el IVA de sus ventas termina en ingresos, sus ventas aparecen infladas y no sabe cuánto debe declarar. Las dos cuentas del impuesto son las que hacen que la declaración mensual salga casi sola.

La factura electrónica (CAE) y la letra del comprobante

En la Argentina todas las facturas y notas de crédito se emiten como comprobantes electrónicos: cada una se envía a ARCA, que la autoriza y le asigna un CAE (Código de Autorización Electrónico) con su fecha de vencimiento. Sin CAE, el comprobante no es válido.

Además, cada comprobante lleva una letra, que depende de la condición frente al IVA de quien lo recibe:

• Factura A: a un Responsable Inscripto. El IVA va discriminado, y el cliente lo computa como crédito fiscal.
• Factura B: a un consumidor final, a un monotributista o a un exento. El cliente no computa crédito fiscal.

En KeyTray, el número que ve en el documento (INV-000001) es el número interno. El punto de venta, el número del comprobante electrónico, la letra y el CAE dependen de la configuración de facturación electrónica, que se hace aparte y se explica en su propio manual. En este manual nos ocupamos de lo contable, que es igual para una factura A que para una B: el IVA de la venta es débito fiscal, se muestre discriminado al cliente o no.

3.2 Los impuestos

Menú: Elementos de Negocio > Administrador de Impuestos. La ventana tiene dos opciones a la izquierda: Impuestos y Grupos de Impuestos.

La lista muestra Name, Cuenta para Ventas, Usar Crédito Fiscal, Cuenta para Compras, Tasa actual, Tipo de aplicabilidad y Aplica... (cortada a la derecha). KeyTray creó tres impuestos:

(En la captura los nombres de algunas cuentas se ven cortados por el ancho de la columna, y la tasa reducida aparece como 10.50%, con punto: es el 10,5 %.)

La barra tiene Agregar nuevo Impuesto, editar, eliminar y refrescar. Cerrar sale de la ventana.

Revisar el IVA

1. Seleccione IVA y haga clic en el botón de editar. Se abre Editando el Impuesto: IVA.

2. En el bloque Details:
   • Nombre: IVA.
   • Término de Pago: cuándo se paga el impuesto al Estado — Neto 30th Próx. Mes.
   • Cuenta utilizada cuando el impuesto es usando en ventas: 21210001 - IVA debito fiscal 21%. Es una cuenta de pasivo (grupo Impuestos por Pagar). No la cambie por una cuenta de ingresos.
   • Este impuesto es elegible para el uso de crédito fiscal: marcado. Esta es la casilla que convierte el impuesto en un IVA: al estar marcada, el IVA de las compras no va al costo sino a la cuenta de crédito fiscal.
   • Cuenta utilizada cuando el impuesto es usando en compras: 11310001 - IVA credito fiscal 21% (un activo).
   • Nombre de Agencia / Intendencia: ARCA.
3. En Porcentajes está la línea Tasa porcentual 21,00, Imponible de la fecha 1/1/2000, Imponible de la hora 00:00. Esas dos columnas significan "vigente desde". KeyTray usa la tasa vigente en la fecha de cada documento; por eso, si la ley cambia la alícuota, usted agrega una línea nueva con el botón de agregar (en lugar de modificar la anterior) y la línea vieja queda como historia. El botón rojo de la derecha elimina una línea.
4. En Aplicabilidad, Para todos los productos está marcado. Las otras opciones son Por Tipo de Producto y Por Categoría de Producto, para limitar el impuesto a algunos productos.
5. Haga clic en Grabar & Cerrar solo si cambió algo; si no, Cerrar.

Repita la revisión con IVA 10,5% e IVA 27%: cada uno debe tener marcado el crédito fiscal y apuntar a su propio par de cuentas (21210002 y 11310002 para el 10,5 %; 21210003 y 11310003 para el 27 %).

Cuidado: después de grabar, vuelva a abrir el impuesto y verifique que Nombre de Agencia / Intendencia se haya conservado (vea el Apéndice B).

Cuidado: el crédito fiscal solo se puede computar por el IVA de compras vinculadas con su actividad gravada, respaldado con comprobantes emitidos a nombre de la empresa (en general, factura A). Si una compra sirve a operaciones exentas, la parte que puede computar puede ser menor. Su contador le dirá si hay que hacer algún ajuste.

3.3 Los grupos de impuestos

Un grupo de impuestos es un paquete de impuestos que usted elige en cada documento, en el campo Impuestos. En lugar de escoger el impuesto línea por línea, escoge el grupo una sola vez para todo el documento.

La lista muestra Name, Grupo predeterminado, Impuestos y Descripción:

La barra tiene los botones de agregar, editar, eliminar y refrescar. Para editar un grupo, selecciónelo y use el botón de editar: allí se cambian el nombre, la descripción, si es el grupo predeterminado y qué impuestos contiene.

Cuidado: además de estos cinco, KeyTray crea con toda empresa un grupo técnico llamado 000, sin impuestos. No aparece en esta lista; si alguna vez lo ve en un documento, no lo elija: use uno de los cinco grupos de la tabla.

Por qué importa — el mismo grupo en ventas y en compras: el grupo Ventas se usa también en las facturas de compra (lo verá en la sección 5.2). No se confunda por el nombre: en una venta, KeyTray lleva el IVA a débito fiscal; en una compra, como el impuesto permite crédito fiscal, lo lleva a crédito fiscal. Usted solo elige el grupo; el lado lo decide el tipo de documento.

Por qué importa — tres alícuotas, tres pares de cuentas: la declaración jurada pide el débito y el crédito fiscal separados por alícuota. Por eso cada alícuota tiene sus propias cuentas. La primera vez que registre una compra al 10,5 % o al 27 % (por ejemplo, la factura de luz), abra su asiento en Operaciones > Explorador contable y compruebe que el crédito fiscal cayó en la cuenta de esa alícuota (11310002 o 11310003) y no en la del 21 %.

Cuidado — una factura B o C de un proveedor: si un proveedor le entrega una factura B o C (por ejemplo, un monotributista), ese comprobante no da crédito fiscal: el total que usted paga es costo o gasto. No use el grupo Ventas para registrarla, porque KeyTray calcularía un crédito fiscal que no existe. Consulte a su contador; lo habitual es registrarla por el total con el grupo Exento.

3.4 La declaración jurada mensual de IVA

Al final de cada mes, su contador arma la declaración jurada de IVA con los saldos de las cuentas del impuesto. La idea es muy sencilla:

1. Sume el débito fiscal del mes: el IVA de sus facturas de venta menos el IVA devuelto en sus notas de crédito a clientes.
2. Sume el crédito fiscal del mes: el IVA de sus facturas de compra menos el IVA de las notas de crédito que le dieron sus proveedores.
3. IVA a pagar = débito fiscal − crédito fiscal.
4. Se presenta la declaración en el sitio de ARCA (junto con el Libro IVA Digital, que detalla cada comprobante) y se paga en el mes siguiente, en la fecha que corresponde a la terminación del CUIT. Su contador conoce el vencimiento exacto.

Con el pago, las cuentas del impuesto quedan en cero para ese mes. En el capítulo 5 verá este cálculo con los números reales de la empresa de ejemplo: 210,00 − 105,00 = 105,00 a pagar.

Cuidado — retenciones y percepciones: en la Argentina muchas empresas grandes están designadas por ARCA o por las provincias como agentes de retención: al pagarle, le descuentan una parte del IVA, de Ganancias o de Ingresos Brutos, y le entregan un certificado. Ese importe no es un descuento: es un pago a cuenta de su impuesto. Del otro lado, algunos proveedores son agentes de percepción y le suman una percepción en su factura. En un cobro con retenciones use la opción Retenciones (sección 5.5). Pida a su contador que le indique las cuentas: KeyTray no las crea solas.

3.5 Monedas

Cargo Masters Argentina lleva su contabilidad en pesos argentinos (ARS), la moneda local. Como muchas agencias trabajan con fletes en dólares, la empresa nació también con el Dólar estadounidense (USD). El peso no tiene paridad fija con el dólar: el tipo de cambio cambia todos los días, y la referencia oficial la publica el BCRA (Banco Central de la República Argentina).

Menú: Elementos de Negocio > Monedas.

La lista tiene Refrescar, New, Edit y Delete, y las columnas Name, Symbol, Description, Gain Account Name, Loss Account Name y Company Currency. En la captura aparecen Peso Argentino (ARS, con la marca de Company Currency: es la moneda de la empresa) y Dólar estadounidense (USD).

Cuidado: en la captura, el dólar aparece sin cuenta de ganancia ni de pérdida por diferencia de cambio (Gain Account Name y Loss Account Name vacíos). Sin esas cuentas, KeyTray no tiene dónde registrar la diferencia de cambio de un documento en dólares. Antes de registrar el primer documento en USD, pida a soporte que configure esas cuentas (vea el Apéndice B). En la moneda de la empresa (el peso) es normal que estén vacías.

Cuando la empresa trabaja con otras monedas —un agente europeo, un proveedor que factura en euros— necesita crear esa moneda.

Crear el euro

1. Haga clic en New. Se abre Nueva moneda:

2. Moneda: elija el Euro (EUR).
3. Descripción: por ejemplo Euro - proveedores y agentes europeos.
4. Cuenta de ganancia por tipo de cambio: la cuenta de diferencia de cambio positiva. Debe ser una cuenta de Otros Ingresos (en la empresa demo de Panamá se usó 42130001; busque la equivalente en su plan).
5. Cuenta de perdida por tipo de cambio: la cuenta de diferencia de cambio negativa. Debe ser una cuenta de Otros Gastos (en Panamá, 53210001).
6. Mire el recuadro Fuente oficial de cotizaciones. La captura es de Panamá y por eso dice Paridad legal con el dólar: 1 PAB = 1 USD. En Cargo Masters Argentina el recuadro indica la fuente oficial de la Argentina, el BCRA. El texto de abajo es el mismo: "KeyTray toma las cotizaciones de esta fuente todos los días. Aquí no se cargan tipos de cambio: cuando un documento lo necesita, se elige en el calendario." El botón de la derecha abre el calendario de tipos de cambio.
7. Haga clic en Aceptar.

Por qué importa — ya no se escriben tipos de cambio aquí: KeyTray trae las cotizaciones oficiales del BCRA todos los días. Usted no tiene que cargarlas a mano al crear la moneda. Cuando un documento o un asiento está en otra moneda, el tipo de cambio del día aparece en el documento, y si necesita otra fecha lo elige en el calendario (capítulo 4).

Cuidado — la cotización para el IVA: para convertir a pesos el IVA de un comprobante en moneda extranjera, la normativa fiscal indica qué cotización usar (en general, la del Banco de la Nación Argentina, tipo vendedor, del día hábil anterior), que puede no coincidir con la del BCRA que trae KeyTray. Pregunte a su contador qué cotización debe figurar en sus facturas en dólares y revise el recuadro Tipo de Cambio del documento antes de grabar.

Por qué importa — diferencias de cambio (ejemplo): suponga que un agente le debe USD 1.000 de una factura emitida cuando 1 USD = 1.350,00 ARS (ARS 1.350.000,00). Cuando paga, el dólar está a 1.340,00, así que usted recibe ARS 1.340.000,00. Los 10.000,00 de menos no son un descuento en el flete: son una pérdida causada por la moneda. Van a Otros Gastos, debajo del resultado operativo, para no deformar los márgenes de carga. Una ganancia va a Otros Ingresos por la misma razón. (Los tipos de cambio de este ejemplo son ilustrativos.)

Cuidado: por ahora, los botones Edit y Delete de la lista de monedas no funcionan como se espera (vea el Apéndice B). Revise bien las cuentas antes de hacer clic en Aceptar.

4. Asientos contables, incluso en moneda extranjera

La mayor parte de la contabilidad en KeyTray la crean automáticamente los documentos: facturas, compras, cobros, pagos, liquidaciones de embarques. Un asiento contable es la forma manual de registrar directamente en las cuentas. Úselo para lo que ningún documento cubre: aportes de capital, préstamos, amortizaciones, correcciones y reclasificaciones.

Las capturas de este capítulo son de la empresa demo de Panamá. En su empresa la moneda del asiento será el Peso Argentino - ARS y las cuentas bancarias tendrán el nombre que usted les dio en la sección 1.3.

Menú: Operaciones > Asiento Contable. El botón abre un pequeño menú:

• Abrir Gestor de Plantillas de Asientos Contables — plantillas reutilizables para asientos que se repiten cada mes (sección 4.5).
• Registrar Asiento Contable (Contador) — un asiento manual nuevo.

4.1 Las reglas de todo asiento

1. Cada línea usa Debe o Haber, nunca los dos.
2. El total del Debe debe ser igual al total del Haber. KeyTray muestra ambos totales abajo y no graba un asiento que no balancea.
3. Use los saldos normales de la sección 1.1: para aumentar un activo o un gasto, vaya al Debe; para aumentar un pasivo, el patrimonio o un ingreso, vaya al Haber.
4. Escriba un Memo que explique el asiento a alguien que lo lea dentro de un año.
5. La fecha debe caer en un período abierto para Asientos (capítulo 2).

4.2 Ejemplo 1: el capital inicial de los accionistas (moneda local)

Los accionistas depositan 50.000,00 en la cuenta bancaria de la empresa.

1. Haga clic en Operaciones > Asiento Contable > Registrar Asiento Contable (Contador).
2. En el encabezado revise Fecha y Moneda (en su empresa, Peso Argentino - ARS; en la captura, Balboa - PAB - PAB). Número de comprobante y Secuencia Interna se asignan solos.
3. Escriba el Memo: Aporte de capital inicial de los accionistas.
4. Deje apagados Revaluación de Moneda y Ajuste de ejercicios anteriores.
5. En la primera línea, haga clic en la lupa de Nombre. Se abre la ventana Busqueda de participantes.

6. En Tipo de Participante deje Plan Contable (también puede buscar un Proveedor, un Cliente o un Impuesto). Escriba en Texto a buscar parte del nombre o el número. Primero busque su cuenta bancaria (en la captura, 11120003 - Cuenta corriente Banco General - PAB) y escriba 50000 en Debe.
7. Como dice la nota al pie de la ventana: "Puede escribir el importe en Debe o en Haber: se copia a la línea del asiento. Se carga uno de los dos, no ambos."
8. Haga clic en Añadir participante en una nueva linea para seguir buscando.
9. Busque 31110001: aparece 31110001 - Capital social. Escriba 50000 en Haber y haga clic en Añadir participante y cerrar para volver al asiento. (Nueva Cuenta crea una cuenta si no existe; Volver a cargar la lista recarga los resultados; Cerrar sale sin agregar.)
10. Revise los totales de abajo: 50.000,00 y 50.000,00.

11. Haga clic en Grabar & Cerrar (o Grabar & Nuevo para seguir con otro asiento).

Los botones debajo de la grilla sirven para eliminar una línea, insertar una línea y mover líneas arriba o abajo.

Cuidado: en esta captura la Fecha aparece como 09/13/2026, en formato mes/día. Es el 13 de septiembre de 2026. Fíjese siempre en qué número es el día y cuál el mes antes de grabar.

4.3 Ejemplo 2: un aporte de capital en euros

Un socio entrega EUR 1.000 en efectivo, que se guardan en la caja chica de moneda extranjera. Supongamos que ese día 1 EUR = 1.500,00 ARS (tipo de cambio ilustrativo; en su empresa verá la cotización del día).

1. Abra un asiento nuevo (Registrar Asiento Contable (Contador)).
2. Moneda: elija Euro - EUR - €. Aparece el recuadro Tipo de Cambio con 1 EUR = y la cotización oficial del día que tomó KeyTray. El botón de al lado abre el calendario de tipos de cambio si necesita la cotización de otra fecha.
3. Memo: Aporte de capital recibido en euros.
4. Línea 1: busque 11110002. En la ventana de búsqueda aparece 11110002 - Caja chica moneda extranjera (grupo Caja); escriba 1.000,00 en Debe.

5. Línea 2: 31210001 - Aportes de socios, Haber 1.000,00.
6. Los totales muestran 1.000,00 y 1.000,00, en euros, porque esa es la moneda del asiento.
7. Revise el recuadro Tipo de Cambio y haga clic en Grabar & Cerrar.

Cómo se calcula el importe en pesos

Usted escribió los importes en euros, pero los libros de la empresa están en pesos. KeyTray convierte cada línea con el tipo de cambio del asiento:

Importe en ARS = Importe en EUR × Tipo de cambio
1.000,00 × 1.500,00 = 1.500.000,00

Así llega a la contabilidad:

La caja en moneda extranjera recuerda las dos cosas: EUR 1.000 (lo que usted puede contar en billetes) y ARS 1.500.000 (lo que figura en los estados contables).

Cuidado: un tipo de cambio equivocado produce un importe en pesos equivocado aunque el asiento "balancee". Revise el tipo de cambio antes de grabar; si aparece en 0,00, elíjalo en el calendario (vea el Apéndice B).

4.4 Revisar lo registrado

Para revisar los asientos, use Operaciones > Explorador contable (el último botón del grupo Contabilidad) o Operaciones > Movimientos de cuenta. Allí su contador puede consultar el libro diario y los movimientos de cada cuenta. Cuando un reporte parezca raro, ese es el lugar para ver qué documento afectó qué cuenta.

4.5 Plantillas de asientos

Una plantilla de asiento guarda las cuentas de un asiento que se repite: la comisión del banco, el alquiler, el pago de sueldos, una transferencia entre cuentas propias. Al usarla, las cuentas ya vienen puestas y no se pueden cambiar; usted solo completa los importes. Así puede registrar también quien no sabe contabilidad, sin riesgo de inventar el asiento, y el asiento libre (sección 4.2) queda para el contador.

Su empresa ya trae un juego de plantillas de fábrica para los movimientos más comunes, con los nombres de cuenta de su plan. Las capturas de esta sección son de la empresa demo de Guatemala: en su empresa la moneda y los nombres de las cuentas bancarias serán los suyos.

4.5.1 Usar una plantilla

1. Haga clic en Operaciones > Asiento Contable. El menú muestra las plantillas por su nombre (hasta 14) y al final Ver todas las plantillas....
2. Elija la plantilla. Se abre un asiento nuevo con sus cuentas.
3. Arriba a la derecha aparece la explicación contable de la plantilla: qué debita, qué acredita y por qué. Pase el mouse por encima para leerla completa.
4. Escriba los importes en Debe y Haber. Si la plantilla trae el importe fijo, ya viene cargado y no se puede cambiar.
5. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Las cuentas de la grilla no se pueden cambiar y no se pueden agregar ni quitar líneas: el juego de cuentas es el que definió la plantilla. Si hace falta otra cuenta, se corrige la plantilla (sección 4.5.4), no el asiento.

4.5.2 Cuando la plantilla pregunta el banco en cada asiento

Algunos movimientos siempre usan las mismas cuentas salvo el banco: la comisión la cobra el banco donde pasó la operación, y una transferencia entre cuentas propias sale de una cuenta y entra a otra. Para eso no hace falta una plantilla por banco: la plantilla deja esa línea a elegir y usted elige el banco en cada asiento.

1. Elija la plantilla, por ejemplo Comision o gasto bancario.
2. En la grilla, la línea del banco no tiene cuenta: muestra la pregunta (Que cuenta de banco cobra esta comision?).
3. Debajo de la grilla aparece el recuadro Elija las cuentas de este asiento, con la pregunta, el lado (Haber) y una lista.

4. Escriba el importe y elija el banco en la lista. La lista ofrece solo las cuentas de caja y banco en la moneda de la plantilla: en un asiento en quetzales no aparece la cuenta bancaria en dólares. Al elegirlo, el banco baja a su línea de la grilla.

5. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Si intenta grabar sin elegir el banco, KeyTray no graba y le dice qué falta:

La plantilla Transferencia entre cuentas propias pregunta dos cuentas: A que cuenta llega la plata? (Debe) y De que cuenta sale la plata? (Haber).

Cuidado: las cuentas de caja que no tienen un banco asociado (Caja, Caja chica, Fondos por depositar) no tienen moneda declarada. KeyTray las ofrece solo cuando el asiento está en la moneda de la empresa.

4.5.3 Cuando la plantilla pide el banco una sola vez

Otras plantillas se pagan siempre desde el mismo banco (el alquiler, los sueldos, los impuestos). Cuando se creó su empresa no tenía ningún banco cargado, así que esas plantillas nacen con la cuenta del banco pendiente: en el menú aparecen con (*) al final del nombre.

La primera vez que alguien la usa, KeyTray pregunta cuál es la cuenta, mostrando la explicación contable arriba y solo las cuentas de caja y banco:

La cuenta que se elige queda grabada en la plantilla, para todos: las veces siguientes el asiento se abre directo, sin preguntar. Solo puede elegirla quien tenga el acceso Permitir completar las cuentas que faltan en una plantilla de asientos (sección 4.5.6); a los demás, KeyTray les avisa que la tiene que completar quien lleve la contabilidad.

4.5.4 Crear o cambiar una plantilla: el Gestor de plantillas

Menú: Operaciones > Asiento Contable > Abrir Gestor de Plantillas de Asientos Contables.

La pestaña Plantillas lista todas, con su moneda, cómo se cargan los importes y su programación. Los botones de arriba: Nueva plantilla, Editar plantilla, Usar en un asiento nuevo, Duplicar, Activar / desactivar y Eliminar plantilla. La pestaña Pendientes muestra los asientos programados que esperan confirmación (sección 4.5.5).

También puede crear una plantilla desde un asiento abierto con el botón Guardar como plantilla (debajo de la grilla): se abre el editor con las líneas del asiento.

En el editor:

• Nombre y Descripción: lo que verá quien la elige en el menú. Solo para mí la esconde al resto de la empresa.
• Moneda: una plantilla tiene una sola moneda.
• Importes: Fijos (el importe viene cargado), A completar al usarla (se escribe en cada asiento) o Porcentajes (KeyTray pide el total y lo reparte; el redondeo va a la última línea).
• Concepto y Referencia: el concepto acepta marcadores que se reemplazan por la fecha del asiento: {MES}, {MES_ANTERIOR}, {AÑO}, {FECHA}.
• Explicación contable: qué debita, qué acredita y por qué. Escríbala siempre: es lo que ve quien registra arriba de la grilla, y lo que le permite elegir bien sin saber contabilidad.
• Líneas: la cuenta, el lado (Debe / Haber) y el importe si es fijo. Tilde Se elige al registrar en la línea del banco que cambia en cada asiento y escriba en Pregunta para quien registra lo que se le va a preguntar (por ejemplo, ¿Qué banco cobró la comisión?). Esa línea queda sin cuenta: La elige quien registra el asiento.

4.5.5 Programar una plantilla

Tilde Programar esta plantilla para que KeyTray se la recuerde cada día, semana, mes o año (Repetir cada, A partir del, Último día del mes, Termina). En Al vencer elija:

• Recordatorio: el asiento queda esperando en la pestaña Pendientes del gestor, y al entrar a KeyTray le avisa cuántos hay. Con Contabilizar se abre el asiento con la fecha que correspondía; Descartar lo saltea.
• Automático: KeyTray lo contabiliza solo, sin intervención. Solo se permite con importes fijos, en la moneda de la empresa y sin líneas que se eligen al registrar: en automático todo tiene que estar definido de antemano.

Si un asiento automático falla (por ejemplo, porque el período está cerrado), la programación pasa a Recordatorio y se le avisa. En ¿Cómo quiere que le avisemos? elija En KeyTray, al entrar y/o Por email a: (varios emails separados por coma). Los asientos que KeyTray contabilizó solo se listan en Asientos Automáticos, en el Explorador de listas.

4.5.6 Quién puede hacer qué

Hay tres accesos en el editor de roles:

Cuidado: mientras nadie tenga otorgado uno de estos accesos, KeyTray no restringe nada: todos pueden. La restricción empieza a regir cuando se le otorga el acceso a algún rol. El dueño de la empresa siempre tiene todos los accesos.

5. Documentos comerciales

Los documentos comerciales son el papeleo de todos los días: facturas a clientes, facturas de proveedores, notas de crédito, cobros y pagos. Cada uno crea su propio asiento contable automáticamente, con las cuentas del producto, del impuesto y las cuentas predeterminadas que configuró en los capítulos 1 y 3.

Todos están en la pestaña Operaciones (vea la captura del capítulo 2):

• Operaciones de Venta: Nueva Cotización, Nueva Orden de Venta, Nueva Venta, Nota de Crédito de Cliente, Recepción de Pagos.
• Operaciones con Compra: Nueva Orden de Compra, Recepción de Inventario, Nueva Compra, Nota de Crédito de Proveedor, Pago a Proveedores.
• Bancos: Emitir cheque, Registrar un depósito, Pagos por Adelantado, Transferir Fondos, Cargo de Tarjeta de Crédito, Reconciliar Cuentas Bancarias.

La historia de este capítulo, con fecha 13/09/2026 y en pesos:

1. Cargo Masters Argentina factura a Distribuidora Pampeana S.A. un servicio de almacenaje (INV-000001, 1.000,00 + 210,00 de IVA = 1.210,00). Documento real de la empresa de ejemplo.
2. Recibe la factura de Transportes del Litoral S.A. (F-AR-0001, 500,00 + 105,00 de IVA = 605,00). Documento real de la empresa de ejemplo.
3. Con esos dos documentos se arma la declaración jurada de IVA del mes (sección 5.9).

Las secciones 5.3 a 5.8 (nota de crédito de cliente, nota de crédito de proveedor, cobro, pago y edición de un documento) explican cómo seguiría la historia. Las capturas de esas secciones se tomaron en la empresa demo de Panamá, y los importes en pesos que damos son un ejemplo calculado con el IVA del 21 %, sin incluir en el precio: esos documentos no están registrados en Cargo Masters Argentina.

Cuidado: cuando un documento ya tiene datos, Cerrar puede cerrarlo sin preguntar si quiere guardar. Grabe siempre primero con uno de los botones Grabar o Guardar (vea el Apéndice B).

5.1 Factura de venta

Menú: Operaciones > Nueva Venta.

1. Fecha: 13/9/2026. El Número INV-000001 se asigna automáticamente. Es el número interno; el número del comprobante electrónico y el CAE se obtienen con la facturación electrónica (sección 3.1).
2. Moneda: Peso Argentino - ARS (en la captura el final se ve cortado).
3. Nombre de Cliente: elija Distribuidora Pampeana S.A. KeyTray trae desde la ficha del cliente la Billing Address (tipo Bill To; en la captura las líneas están vacías porque este cliente no tiene dirección cargada) y el Término de Pago.
4. Término de Pago: en la empresa de ejemplo el cliente se creó sin término de pago, así que hubo que elegirlo aquí: Neto 15 días (en la captura se lee cortado, "eto 15 días"). Con él, KeyTray calcula el Vencimiento: 28/9/2026. Lea el recuadro de abajo.
5. Shipping Address, Trabajo / Proyecto, Cliente Orden de Compa (la orden de compra del cliente), Vendedor, Fecha Envio y Fecha de Entrega (ambas 13/9/2026 en la captura): complételos si los usa.
6. En las líneas escriba Cantidad 1,00, elija en Nombre del Producto FF-STORAGE - Almacenaje (la Descripción Almacenaje se copia sola) y escriba el Precio 1.000,00. Unidad y Descuento son opcionales.
7. Impuestos: Ventas. En la columna Imponible KeyTray muestra 21.00% y el impuesto 210,00; Total Línea muestra ARS 1.210,00.
8. Revise los totales abajo a la derecha: Total Líneas Gravadas 1.000,00, Impuestos 210,00, Descuentos 0,00, ARS 1.210,00, Pagos aplicados 0,00, Balance 1.210,00.
9. Opcional: Forma (el formato de impresión) y Observaciones.
10. Grabe con Grabar & Cerrar. Los otros botones son Guardar & Pagar (graba y pasa directo a cobrar), Grabar & Nuevo y Guardar & Imprimir.

Los botones de las líneas son Eliminar fila, Fila arriba, Fila abajo e Insertar fila. A la izquierda, Adjuntos permite agregar archivos al documento.

Cuidado — sin término de pago no se graba: si el cliente o el proveedor se creó sin Término de Pago, el campo llega vacío al documento y, al grabar, KeyTray muestra el aviso Necesitamos tu atención con el mensaje "Necesita seleccionar el termino de pago del documento." Haga clic en Aceptar, elija el Término de Pago en el documento (el Vencimiento se recalcula solo) y vuelva a grabar. Así se hizo con esta venta y con la compra de la sección 5.2. Para no repetirlo en cada factura, complete el término en la ficha del cliente o del proveedor (secciones 1.4 y 1.5).

Por qué importa — el precio no trae el impuesto: observe que usted escribió 1.000,00 y KeyTray sumó 210,00 de IVA: el cliente paga 1.210,00. Si hubiera escrito 1.210,00 pensando que ya incluía el impuesto, la factura habría salido por 1.464,10. Escriba siempre el valor neto del servicio, sin IVA.

Asiento que crea INV-000001:

Léalo así: el cliente ahora le debe 1.210,00 (sube un activo); usted ganó 1.000,00 (sube un ingreso); usted le debe al Estado 210,00 de débito fiscal (sube un pasivo). La cuenta de ingreso salió del producto FF-STORAGE y la del IVA salió del impuesto.

Por qué importa — factura A o B: si Distribuidora Pampeana S.A. es Responsable Inscripto, le corresponde factura A, con los 210,00 de IVA discriminados, que ella computará como crédito fiscal. Si fuera un consumidor final, sería factura B. El asiento es el mismo en los dos casos; lo que cambia es el comprobante electrónico.

5.2 Factura de compra

Menú: Operaciones > Nueva Compra.

1. Fecha: 13/9/2026.
2. Número: escriba el número de la factura del proveedor — F-AR-0001. Así encontrará el documento cuando el proveedor llame para preguntar por él. En la práctica, conviene copiar la letra, el punto de venta y el número tal como figuran en el comprobante (por ejemplo, A 00003-00001234).
3. Nombre Proveedor: Transportes del Litoral S.A. Se completa la Billing Address (tipo Bill To; vacía en la captura).
4. Término de Pago: Neto 15 días (en la captura se lee "eto 15 días"; también hubo que elegirlo en el documento, por el aviso de la sección 5.1). Vencimiento: 28/9/2026.
5. Moneda: Peso Argentino - ARS. Trabajo / Proyecto: opcional (en esta pantalla el campo aparece dos veces, a la derecha y debajo de la dirección; vea el Apéndice B).
6. Línea: Cantidad 1,00, Nombre del Producto FF-STORAGE - Almacenaje, Precio 500,00.
7. Impuestos: Ventas (el grupo del IVA al 21 %, sección 3.3). Imponible muestra 21.00% y 105,00; Total Línea ARS 605,00.
8. Totales: Total Líneas Gravadas 500,00, Impuestos 105,00, Descuentos 0,00, ARS 605,00, Pagos aplicados 0,00, Balance 605,00.
9. Haga clic en Grabar & Cerrar (o Grabar & Nuevo).

Asiento que crea la compra F-AR-0001:

Aquí se ven juntas las dos decisiones de la configuración:

• El costo fue a 51170001, la cuenta de compras del producto FF-STORAGE (sección 1.9): el almacenaje que se compra para atender la carga de un cliente es costo de ventas.
• El IVA pagado no fue al costo: fue a 11310001 - IVA credito fiscal 21%, porque el impuesto tiene marcado el crédito fiscal (sección 3.2). Esos 105,00 se computarán en la declaración jurada del mes.

Cuidado: registre así solo las facturas A (o las que su contador le indique) de proveedores Responsables Inscriptos. Una factura B o C no da crédito fiscal (sección 3.3).

5.3 Nota de crédito de cliente (ejemplo)

Una nota de crédito disminuye lo que un cliente le debe: una bonificación acordada después de facturar, un error de facturación, un servicio no prestado. Nunca edite una factura ya entregada para dar un descuento: emita una nota de crédito, para que los dos documentos cuenten la historia. (En la Argentina la nota de crédito también es un comprobante electrónico con su propio CAE, y lleva la misma letra que la factura que corrige.)

Menú: Operaciones > Nota de Crédito de Cliente.

La pantalla es igual a la de la factura de venta, con un campo más: Factura de origen.

Ejemplo: suponga que Cargo Masters Argentina acuerda con Distribuidora Pampeana una bonificación de 200,00 + IVA.

1. Fecha 13/09/2026. Número CN-000001 (automático). Moneda Peso Argentino - ARS.
2. Nombre de Cliente: Distribuidora Pampeana S.A.
3. Factura de origen: elija INV-000001 13/09/2026. Así la nota queda ligada a la factura que corrige.
4. Línea: Cantidad 1,00, Nombre del Producto FF-STORAGE - Almacenaje, Precio 200,00 (sin IVA, igual que en la factura).
5. Impuestos: Ventas. Como la factura original cobró IVA, la nota también devuelve el impuesto: 21 % = 42,00.
6. Totales: Total Líneas Gravadas 200,00, Impuestos 42,00, ARS 242,00, Balance 242,00.
7. Observaciones: por ejemplo, Bonificación acordada en el almacenaje.
8. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Asiento que crearía CN-000001 (ejemplo):

Es la factura al revés: el ingreso baja, el IVA que usted debe al Estado baja y el cliente le debe menos.

5.4 Nota de crédito de proveedor (ejemplo)

Menú: Operaciones > Nota de Crédito de Proveedor.

Ejemplo: suponga que Transportes del Litoral reconoce que cobró 50,00 de más y le envía una nota de crédito con su IVA.

1. Fecha 13/09/2026. Número: el número de la nota del proveedor.
2. Nombre Proveedor: Transportes del Litoral S.A.
3. Factura de origen: F-AR-0001 13/09/2026 (la compra que se corrige).
4. Línea: Cantidad 1,00, Nombre del Producto FF-STORAGE - Almacenaje, Precio 50,00.
5. Impuestos: Ventas. Imponible 21 % = 10,50.
6. Totales: Total Líneas Gravadas 50,00, Impuestos 10,50, ARS 60,50, Balance 60,50.
7. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Asiento que crearía la nota de crédito del proveedor (ejemplo):

Usted le debe menos al proveedor, el costo baja 50,00 y su crédito fiscal baja 10,50, porque ese impuesto ya no lo pagó.

Por qué importa: si registrara la nota del proveedor sin IVA (grupo Exento), el crédito fiscal quedaría 10,50 más alto de lo real y la declaración jurada de IVA saldría mal. La nota de crédito debe llevar el mismo tratamiento de impuesto que la factura que corrige.

5.5 Cobro al cliente aplicando la nota de crédito (ejemplo)

Ejemplo: Distribuidora Pampeana paga la factura menos la nota de crédito: 1.210,00 − 242,00 = 968,00, con una transferencia al banco.

Menú: Operaciones > Recepción de Pagos.

La captura es de la empresa demo de Panamá: una factura de 107,00 con una nota de crédito de 21,40 y un cobro de 85,60, en balboas. Los pasos son los mismos; entre paréntesis damos los importes del ejemplo de la Argentina.

1. Fecha 13/09/2026. Número RC-000001 (automático).
2. Forma de Pago: Depósito.
3. Moneda: en su empresa, Peso Argentino - ARS.
4. Nombre de Cliente: Distribuidora Pampeana S.A. El número entre paréntesis ((1)) indica cuántos documentos abiertos tiene. La grilla lista sus facturas pendientes.
5. Depositar en: su cuenta bancaria en pesos — la cuenta donde entra el dinero.
6. Monto recibido en: (968,00).
7. Nº de Recibo, Nº Cheque, Fecha de depósito del cheque y Memo/Referencia son opcionales (por ejemplo, el número de operación de la transferencia).
8. En la grilla marque la línea de INV-000001. Verá Total (1.210,00), Pagado hasta ahora 0,00 y Balance (1.210,00).
9. Aplique la nota de crédito: haga clic en la celda Crédito a aplicar de la línea de la factura. Se abre la ventana para elegir los créditos (sección 5.7). Aplique (242,00) y haga clic en Aceptar.
10. De vuelta en el cobro, la línea muestra Crédito a aplicar (242,00), Monto a Pagar (968,00) y Total linea (1.210,00): lo que se cancela de la factura, crédito más dinero.
11. Deje apagados (Off) Descuentos, A Pérdida, Retenciones y Gastos Bancarios salvo que correspondan: Retenciones cuando el cliente es agente de retención (de IVA, Ganancias o Ingresos Brutos, sección 3.4), Gastos Bancarios cuando el banco descuenta una comisión.
12. Grabe con Grabar & Cerrar (o Save & Share or Print para grabar y compartir o imprimir el recibo).

Asiento que crearía RC-000001 (ejemplo):

Aplicar la nota de crédito no crea otro asiento: la nota ya bajó la cuenta por cobrar en la sección 5.3. Aplicarla solo le dice a KeyTray a qué factura pertenece el crédito, para que la factura quede saldada. Compruébelo: 1.210,00 (factura) − 242,00 (nota de crédito) − 968,00 (cobro) = 0,00.

Cuidado: en el pie de la grilla, el total de Pagado hasta ahora puede mostrar un valor engañoso (en la captura, 107,00 aunque la factura no tenía pagos previos). Confíe en los valores de la línea de la factura. Vea el Apéndice B.

Por qué importa: si graba el cobro sin aplicar el crédito, la factura queda con un saldo abierto de 242,00 y la nota de crédito queda "disponible". Los dos aparecen como pendientes en sus cuentas por cobrar, y alguien podría intentar cobrarle al cliente 242,00 que no debe.

5.6 Pago al proveedor aplicando su nota de crédito (ejemplo)

Ejemplo: suponga que la compra F-AR-0001 se corrigió a 726,00 (sección 5.8) y que el proveedor le dio la nota de crédito de 60,50 (sección 5.4). Usted le debe 726,00 − 60,50 = 665,50.

Menú: Operaciones > Pago a Proveedores.

La captura es de Panamá: una compra de 64,20 con una nota de crédito de 10,70 y un pago de 53,50. Entre paréntesis, los importes del ejemplo de la Argentina.

1. Fecha 13/09/2026. Número VP-000001 (automático).
2. Forma de Pago: Depósito (en la captura se pagó por transferencia al proveedor). Moneda: Peso Argentino - ARS.
3. Nombre Proveedor: Transportes del Litoral S.A. (1).
4. Pagar de la cuenta: su cuenta bancaria en pesos.
5. Nº Cheque: solo si paga con cheque o echeq.
6. Marque la línea de la compra F-AR-0001 (Total 726,00, Pagado hasta ahora 0,00, Balance 726,00).
7. Haga clic en la celda Crédito a aplicar para abrir la ventana de créditos, aplique (60,50) y haga clic en Aceptar.
8. La línea muestra ahora Crédito a aplicar (60,50), Monto a Pagar (665,50) y Total linea (726,00).
9. Grabe con Grabar & Cerrar.

Asiento que crearía VP-000001 (ejemplo):

Compruébelo: 726,00 (compra corregida) − 60,50 (nota de crédito) − 665,50 (pago) = 0,00 adeudado.

Cuidado: cuando marque una compra que tiene un crédito o descuento aplicado, verifique que Monto a Pagar muestre el neto (665,50) y no el total de la compra (726,00). Si pagara el total, le quedaría un saldo a favor de 60,50 en el proveedor.

Cuidado: si su empresa es agente de retención, al pagar a ciertos proveedores debe retenerles una parte del impuesto y entregarles el certificado. Pida a su contador que le indique cómo registrarlo antes del primer pago.

5.7 Cómo se aplican las notas de crédito

La ventana para aplicar créditos es la misma en cobros y en pagos. Esta es la del cobro de la empresa demo de Panamá:

• El título dice "Seleccione los creditos que desea aplicar al documento: - Balance: 107.000" (el saldo de la factura, mostrado con tres decimales; en el ejemplo de la Argentina sería 1.210,00).
• La lista muestra los créditos disponibles del cliente: Fecha (13/09/2026), Tipo de Documento (Customer Credit Memo, sin traducir), Número (CN-000001), Moneda, Credito Total (21,40 en la captura), Monto disponible y Monto a utilizar.
• Use el botón de la fila para aplicar el crédito. Una vez aplicado, Monto a utilizar muestra el importe aplicado y Monto disponible baja a 0,00. Al pasar el mouse sobre el botón aparece la ayuda Borrar crédito aplicado: úselo si aplicó el crédito equivocado.
• Revise Totals y haga clic en Aceptar.

Y esta es la del pago al proveedor:

El título muestra el saldo de la compra (Balance: 64.200 en la captura) y la lista la Vendor Credit Memo con su Credito Total (10,70). Tras aplicarla, Monto a utilizar es el importe de la nota y Monto disponible 0,00.

Reglas para aplicar bien los créditos:

1. Aplique cada nota a la factura que corrige (la misma que eligió en Factura de origen).
2. No aplique más que el saldo de la factura.
3. Si el crédito es mayor que la factura, aplique solo una parte: el resto queda disponible para otra factura.
4. Después de grabar, abra la factura y compruebe que Balance quedó en 0,00.

5.8 Buscar y editar un documento

Menú: Operaciones > Explorador de Listas.

La cinta del explorador lista todos los tipos de operación:

Asientos Contables, Ajustes de Inventario, Cotizaciones, Ordenes de Venta, Ventas, Notas de Crédito de Cliente, Pagos Recibidos, Ordenes de Compra, Inventarios Recibidos, Compras, Notas de Crédito de Proveedor, Compras Pagadas, Cheques, Depósitos, Pagos por Adelantado, Fondos Transferidos, Cargos de Tarjeta de Crédito y Reconciliaciones Bancarias.

Haga clic en uno de ellos —por ejemplo Compras— para abrir su lista en una pestaña:

• A la izquierda, Volver a cargar la lista recarga los datos. El botón de filtro y Aplicar Filtro acotan la lista por fecha, proveedor, número...
• A la derecha, las acciones sobre el documento seleccionado son Editar, Enviar, Anular, Copiar documento y Exportar a Excel, más Opciones.
• Arriba de la grilla están el paginador, Ver anulados y Total de filas.
• Cada fila muestra el número y la fecha del documento, el proveedor, la moneda, los impuestos, el identificador fiscal del proveedor, el total, el estado de pago y el saldo.

Cuidado: en esta lista, algunos encabezados están corridos respecto de los datos: por ejemplo, bajo Tipo de Cambio puede aparecer el término de pago y bajo Vencimiento el grupo de impuestos. Lea esas columnas con cuidado (vea el Apéndice B).

Corregir una compra (ejemplo)

Ejemplo: suponga que Transportes del Litoral avisa que su factura F-AR-0001 estaba mal: el servicio costaba 600,00 + IVA, es decir, 726,00.

1. En Compras, seleccione la fila de F-AR-0001.
2. Haga clic en Editar. La compra se abre:

La captura es de Panamá: la compra TCH-2026-0457 corregida a 64,20, con el ITBMS del 7 %. En la Argentina verá F-AR-0001 con el IVA del 21 %.

3. Cambie el Precio de la línea a 600,00. KeyTray recalcula Imponible 21 % = 126,00 y Total Línea ARS 726,00.
4. Revise los totales: Total Líneas Gravadas 600,00, Impuestos 126,00, Descuentos 0,00, ARS 726,00, Pagos aplicados 0,00, Balance 726,00.
5. En Observaciones deje constancia del motivo: El proveedor corrigió la factura: 600,00 + IVA.
6. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Qué hace KeyTray con la contabilidad cuando usted cambia un importe: no "borra" el asiento viejo. Anula el asiento anterior y registra uno nuevo con los importes corregidos. Así queda la huella de lo que pasó:

Asiento anterior, anulado (su efecto se revierte):

Asiento nuevo (ejemplo):

Cuidado: editar campos descriptivos (observaciones, referencias) es inofensivo. Pero cambiar importes, productos, proveedor o cliente, fecha o grupo de impuestos en un documento que ya tiene pagos aplicados, que pertenece a un período cerrado o cuyo IVA ya se declaró a ARCA, cambia la contabilidad del pasado. En una factura de venta que ya tiene CAE, además, la corrección se hace con una nota de crédito (o de débito), no editando: el comprobante autorizado por ARCA no se modifica. Para esos casos prefiera una nota de crédito (o Anular y volver a registrar, si su contador está de acuerdo). Recuerde que un período cerrado se reabre con motivo (capítulo 2).

Cuidado: si solo cambia las Observaciones sin tocar ningún importe, puede que el texto no se grabe. Después de grabar, vuelva a abrir el documento y compruébelo (vea el Apéndice B).

5.9 Resumen del mes y declaración jurada de IVA

Estos son los asientos reales de la empresa de ejemplo:

Resultado de la operación: ingreso 1.000,00, costo 500,00, utilidad bruta 500,00. Quedan pendientes 1.210,00 por cobrar a Distribuidora Pampeana y 605,00 por pagar a Transportes del Litoral, con vencimiento el 28/09/2026.

Por qué importa — cómo se arma la declaración jurada mensual de IVA con estos números:

Concepto	Cálculo	Monto
Débito fiscal (IVA cobrado)	210,00 de INV-000001	210,00
Crédito fiscal (IVA pagado)	105,00 de F-AR-0001	105,00
IVA a pagar a ARCA	210,00 − 105,00	105,00

El saldo de la cuenta 21210001 - IVA debito fiscal 21% es 210,00 al Haber y el de 11310001 - IVA credito fiscal 21% es 105,00 al Debe. Cuando se paga la declaración, su contador registra:

Cuenta	Debe	Haber
21210001 - IVA debito fiscal 21%	210,00
11310001 - IVA credito fiscal 21%		105,00
Cuenta bancaria en pesos		105,00

Las dos cuentas del impuesto quedan en cero y del banco salen solo 105,00: el Estado recibe el impuesto sobre el valor que usted agregó ((1.000,00 − 500,00) × 21 % = 105,00), no sobre toda la venta. Si el IVA de la compra se hubiera cargado al costo (Error 5 del capítulo 1), la empresa habría pagado 210,00 en lugar de 105,00.

Si además se registraran los documentos de ejemplo de las secciones 5.3 a 5.8 (nota de crédito al cliente de 242,00, compra corregida a 726,00 y nota de crédito del proveedor de 60,50), el mes quedaría así:

Y el resultado sería: ingreso neto 800,00, costo neto 550,00, utilidad bruta 250,00, con las cuentas por cobrar y por pagar en cero después del cobro de 968,00 y el pago de 665,50.

5.10 Cotizaciones y órdenes de venta

La cotización es la oferta al cliente y la orden de venta, el compromiso cuando el cliente acepta. Las dos usan la misma ventana que la factura de venta (cliente, moneda, líneas, impuestos), pero no hacen asiento contable ni son comprobantes fiscales: el asiento y el comprobante llegan con la factura. Se convierten una en otra sin volver a cargar nada, por línea y en forma parcial: la cotización pasa a orden de venta y la orden de venta a factura, o la cotización a factura directamente.

Menú: Operaciones > Nueva Cotización y Operaciones > Nueva Orden de Venta (grupo Operaciones de Venta). Las listas están en Operaciones > Explorador de Listas, que abre el Visor de Operaciones con los botones Cotizaciones y Ordenes de Venta.

Crear la cotización con su plantilla

1. Haga clic en Nueva Cotización. Se abre Elija la plantilla de la cotización, con la plantilla General y las diez de KeyTray Carga y Almacenes.
2. Elija la plantilla del servicio que cotiza. En el ejemplo, Aéreo.

3. En la pestaña Documento complete el cliente, el término de pago y las líneas, como en una factura. La numeración es propia (QT-1, QT-2...) y Válida hasta arranca a 30 días.

4. En la pestaña Datos de la plantilla complete el formulario: ruta, carga y servicio. Los campos con asterisco son obligatorios; los del grupo Calculado los llena KeyTray mientras usted escribe (el botón Actualizar los recalcula). En el ejemplo, 412 kg brutos y 2,36 m³ dan 412 kg cobrables.

5. Grabe. Si falta un campo obligatorio, KeyTray lo avisa y lo lleva a la pestaña. Guardar & Imprimir abre los formatos de la cotización de Operaciones, que incluyen los datos de la plantilla para el cliente.

Convertir en orden de venta y facturar

1. Con la cotización grabada, haga clic en Convertir a orden de venta. Se abre una orden de venta nueva (con su numeración, SO-1, SO-2...) con el cliente, la plantilla y lo pendiente de cada línea. Si el cliente confirma una parte, baje la cantidad: en el ejemplo, 300 de los 412 kg.

2. En la orden de venta grabada, Facturar abre una factura de venta normal (con su asiento, su numeración fiscal y, si corresponde, su factura electrónica) por lo pendiente de la orden.

3. Lo que quedó pendiente en la cotización (112 kg) se puede pasar a otra orden de venta o facturar directo: pestaña Conversiones de la cotización > Facturar.

La pestaña Conversiones muestra el documento de origen y los documentos generados, con Abrir para cada uno. Ahí también están Marcar como aceptada, Marcar como rechazada (una rechazada no se convierte) y Reabrir.

Si anula una orden de venta o una factura que salió de una conversión, sus cantidades vuelven a quedar pendientes en el documento de origen.

Seguimiento en las listas

La lista Cotizaciones muestra el estado de cada una (Abierta, Vencida, Aceptada, Convertida parcial, Convertida, Rechazada o Anulada), lo pendiente de convertir y los documentos generados. Ordenes de Venta muestra además la cotización de origen y las facturas.

Desde el CRM: una cotización del CRM aceptada tiene el botón Cotización formal, que crea esta cotización de Operaciones con la plantilla del modo de transporte y los datos de la carga ya cargados (capítulo 15).

6. Recibo de almacén, reempacado y despacho

Este capítulo sigue la carga física. El ejemplo se registró en la empresa demo de Panamá: diez cajas de café de altura en grano de Exportadora del Pacífico, S.A. llegan en camión de Transportes Chiriquí al Almacén Tocumen, se consolidan en un pallet y se despachan para cargarlas en el embarque aéreo del capítulo 7, con destino a Comercial Andina S.A.S. en Bogotá. En la Argentina el procedimiento es idéntico: cambian solo los nombres de su depósito, sus clientes y sus transportistas.

Todas las operaciones de almacén están en la pestaña Transporte de Carga:

• Explorador de Listas.
• Portátiles: Configuración de PDA.
• Elementos de Negocio: Nueva Agencia, Nuevo Expendidor, Nuevo Transportista, Nuevo Consignatario, Nuevo Proveedor, Nuevo Vehículo de Carga, Nuevo Chofer.
• Operaciones: Nueva Reserva, Nueva Orden de Recojo, Nuevo Inland, Nueva Pre-Recepción, Nueva Recepción de Almacen, Nuevo Reempacado, Nuevo Despacho, Solicitud de Envío, Nueva Liberación de Carga y Nueva Guía de Envío.

Por qué importa — la contabilidad: las operaciones de almacén controlan carga, no dinero. Una pre-recepción, un recibo de almacén, un reempacado o un despacho no registran nada en la contabilidad por sí solos. El dinero entra a los libros cuando los cargos se facturan, por ejemplo al liquidar el embarque (capítulo 7).

6.1 Pre-recepción

Una pre-recepción registra los bultos en la puerta del depósito, normalmente escaneando los números de seguimiento (tracking), antes de preparar el recibo de almacén completo.

Menú: Transporte de Carga > Nueva Pre-Recepción.

1. Número: PRE-000001 (automático, en verde). Fecha: 13/09/2026.
2. Transportista: quien entregó la carga — en la captura, Transportes Chiriquí, S.A.
3. Haga clic en Scan a tracking number: y escanee (o escriba) cada número de seguimiento. Cada uno se agrega a Pre-Reception Trackings con Tracking Number, Scanned (cuántas veces se escaneó) y Used in (el recibo de almacén que luego lo use). El botón de papelera quita una línea equivocada.
4. En el ejemplo se registraron 1Z999AA10123456785 y 1Z999AA10123456784. Revise Totals: 2.
5. La sección Driver License registra el registro de conducir del chofer si hace falta.
6. Haga clic en Grabar & Cerrar (o Grabar & Nuevo).

Por qué importa: la pre-recepción es la prueba de qué llegó y cuándo, antes de que nadie abra las cajas. Si un cliente reclama un bulto, el escaneo con fecha es su respaldo.

6.2 Recibo de almacén

El recibo de almacén (WR, Warehouse Receipt) es el registro oficial de que usted recibió la carga: quién la envía, para quién es, cuántos bultos, sus medidas y su peso.

Menú: Transporte de Carga > Nueva Recepción de Almacen.

1. Número: WR-000001 (automático). Fecha: 13/09/2026.
2. Expedidor: Exportadora del Pacífico, S.A. Consignatario: Comercial Andina S.A.S. Transportista: Transportes Chiriquí, S.A. Proveedor: vacío. Agente de Carga: Andes Logistics S.A.S.
3. Marque The Warehouse is Bonded (depósito fiscal) o This Cargo is considered dangerous (mercadería peligrosa) solo cuando correspondan. Marque Facturar a un consignatario diferente si los cargos de almacén los paga alguien distinto del consignatario.
4. Ubicación: el depósito donde se guarda la carga — Almacén Tocumen en la captura. Si todavía no existe, use el botón de agregar junto al campo (sección 6.3).
5. En Mercaderías, haga clic en New para describir la carga (sección 6.4). Los botones Edit y Delete modifican o quitan una mercadería.
6. La franja superior muestra Total Commodities 1 y Total Pieces 10.
7. Haga clic en Grabar & Cerrar (o Guardar & Imprimir para imprimir el recibo y entregarlo al chofer).

La grilla de Mercaderías resume cada mercadería: Estado, Tipo de paquete (Caja de cartón), Pieces (10), Largo: 50, Ancho: 40, Alto: 30, Peso por pieza 12, Peso Total 120, Volumen Total 9,80, Peso volumétrico 1.639,30 y Content description (Café de altura en grano).

El panel izquierdo tiene muchas más secciones: Fletes y gastos (sección 6.5), Info. Comercial, Notas, Internal Transaction Number (ITNs), Adjutos, Facturas, AES/EEI, SED, Bond Export Receipt, Driver License, Freight Images, Signatures y Settings.

Cuidado: Internal Transaction Number (ITNs), AES/EEI, SED y Bond Export Receipt son trámites de exportación de Estados Unidos. En una operación desde la Argentina no se usan; déjelos vacíos (vea el Apéndice B).

6.3 Crear un almacén

Desde el campo Ubicación, el botón de agregar abre la ventana Almacén:

1. Bloque Almacén: Nombre (en la captura, Almacén Tocumen; en la Argentina, por ejemplo, el nombre de su depósito en Ezeiza), Ubicación (Nave 3, pasillo A; el ícono de información explica el campo: la ubicación dentro del depósito).
2. Bloque Dirección: Dirección linea 1, Dirección linea 2 y País.
3. Bloque Contacto: Teléfono y Correo.
4. Notas (opcional).
5. Haga clic en Grabar & Cerrar.

6.4 Agregar la mercadería

En el recibo de almacén, Mercaderías > New abre Añadiendo nueva mercancía:

1. Tipo de Paquete: Caja de cartón. Piezas iguales: 10 (diez cajas idénticas).
2. Dimensiones y peso expresados por: Por paquete (cada caja) o Por total de paquetes. Aquí, Por paquete.
3. Mire primero las unidades de la derecha: Unidad de medida de tamaños Pulgadas, Unidad de medida para pesos Libras, Unidad de medida para volúmenes Metros cúbicos.
4. Largo: 50 in, Ancho: 40 in, Alto: 30 in. Peso por pieza: 12 lb.
5. KeyTray calcula Peso Real 120 lb, Volumen por pieza 0,98 m³, Volumen Total 9,80 m³ y Peso volumétrico 1.639,30 Vkg.
6. Items Quantity: 0 (úselo si cuenta unidades dentro de las cajas).
7. Numero de Seguimiento: agregue los números de la pre-recepción. En el ejemplo, la línea 1 es 1Z999AA10123456784 y la línea 2 1Z999AA10123456785; ambas tienen el visto verde, que indica que KeyTray las encontró en una pre-recepción. Haga clic aquí para añadir nuevo elemento agrega otra línea; la papelera la quita.
8. Descripción de la mercancía: Café de altura en grano. Notes: opcional.
9. La sección Piezas muestra las piezas individuales.
10. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Cuidado — sin tracking validado no se graba: cada número de seguimiento debe estar validado contra una pre-recepción (el visto verde). Si escribe un número que no fue recibido en una pre-recepción, o lo escribe con un error, KeyTray no le deja grabar la mercadería. Es una protección: impide registrar en el depósito un bulto que nunca pasó por la puerta. Si le pasa, revise el número letra por letra o registre primero la pre-recepción (sección 6.1).

Cuidado — las unidades: en esta versión la mercadería propone pulgadas y libras aunque en la Argentina la carga se mida en el sistema métrico (vea el Apéndice B). Escriba las medidas en la unidad que muestra la pantalla. Si mide las cajas en centímetros y escribe esos números como si fueran pulgadas, el volumen sale unas 16 veces más grande y el peso volumétrico queda inflado. En la empresa de la captura las medidas se cargaron en pulgadas, y por eso las cifras de volumen de este capítulo y del siguiente son tan altas.

Por qué importa — el peso volumétrico: las aerolíneas cobran por el mayor entre el peso real y el peso volumétrico, porque una caja liviana pero voluminosa ocupa espacio que podría llevar carga más pesada. Medir bien al recibir es lo que protege su margen cuando la aerolínea le factura.

6.5 Fletes y gastos del recibo

En el recibo de almacén, la sección Fletes y gastos permite registrar cargos ligados a la carga recibida (por ejemplo, almacenaje o manejo):

• Bill fees to: a quién se cobran — Comercial Andina S.A.S. — y si son Prepaid o Collect.
• Botones Recargar, Nuevo cargo, Editar cargo, Estado de facturación y Remover cargo.
• La grilla muestra Estado, Cargo automático, Dirección del Cargo, Nombre del Servicio, Cantidad / Bultos y Tarifa / Precio.

En el ejemplo no se registraron cargos en el recibo: el flete se cobra en el embarque (capítulo 7). Los cargos se crean igual que en el embarque (sección 7.6).

6.6 Reempacado

El reempacado combina bultos en un paquete nuevo: aquí, las diez cajas se colocan en un pallet.

Menú: Transporte de Carga > Nuevo Reempacado.

1. Número: REP-000001 (automático). Fecha: 13/09/2026.
2. Consignee: Comercial Andina S.A.S. (solo se pueden reempacar juntos los bultos de un mismo consignatario).
3. Include in a Shipment: opcional; busque el embarque en Search for a shipment here... si el pallet ya está asignado a uno.
4. Packing Type: Palet EUR/EPAL (1200x800).
5. Dimensions del paquete nuevo: Length 120,000, Width 80,000, Height 100,000, Weight 125,000 (las cajas más el pallet).
6. Notes: Consolidar las 10 cajas de café en un pallet.
7. Pase a la sección Bultos para elegir qué va adentro:

8. La ventana Bultos para: Comercial Andina S.A.S. lista la carga disponible del consignatario. Los contadores de arriba (Available pieces for Consignee:) muestran cuántos bultos hay en cada estado (en depósito, reempacados, listos para cargar, cargados, seleccionados...). Show unit measure in: Kgs/Cm/M3 o Lbs/In/Ft3.
9. En la fila WR-000001 (Total Weight Kgs 54, Total Volume M3 9,80, Total Volumetric Weight Kgs 1.639, Total Pieces 10, Available Pieces 10), use los botones bajo Use a button to select pieces (o la casilla) para seleccionarlos. Selected Pieces muestra 10, Selected weight Kgs 54,40.
10. La barra tiene Select all, Unselect all, Show only selected, Show all y Search warehouse.
11. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Cuidado: después de seleccionar, el pie Totals puede seguir mostrando 0 y 0,00 en las columnas de seleccionados, y la columna Shippers puede salir vacía aunque el recibo tenga expedidor. Confíe en los valores de la fila (vea el Apéndice B).

6.7 Despacho

Un despacho registra que la carga sale del depósito (o se prepara para salir).

Menú: Transporte de Carga > Nuevo Despacho.

1. Número: DSP-000001 (automático). Fecha: 13/09/2026.
2. Tipo: Prepare to Load (preparar para cargar), Load (cargar), Dispatch to Carrier (entregar al transportista) o Delivery (entrega). Aquí, Prepare to Load: el pallet queda listo para el embarque aéreo.
3. Consignee: Comercial Andina S.A.S.
4. Include in a Shipment: opcional.
5. Notes: en la captura, Entrega del pallet a la aerolínea en Tocumen.
6. Pase a la sección Bultos:

7. La lista muestra ahora REP-000001: Total Pieces 1, Contained pieces 10 (las diez cajas dentro del pallet), Selected Pieces 1, Selected weight Kgs 54,4....
8. Selecciónelo y haga clic en Grabar & Cerrar.

Cuidado: escriba las Notes del despacho al final, justo antes de grabar: las notas se pueden perder si cambia de sección (vea el Apéndice B).

6.8 Liberación de carga (entrega al cliente)

Una liberación de carga (Cargo Release; en la pantalla también figura como entrega de carga) registra que la carga sale del depósito sin ir en un embarque: el cliente, o quien él mande, la retira con su propio transporte. KeyTray la saca del inventario, deja constancia de quién la recibió y factura los cargos directamente desde la entrega.

El ejemplo se registró en la empresa demo de Panamá: Ferretería Industrial Chiriquí, S.A. retira con su camión, del Almacén Tocumen, las 4 cajas de repuestos de maquinaria agrícola del recibo WR-000001. En la Argentina el procedimiento es idéntico: cambian solo los nombres de su depósito, sus clientes y sus transportistas. Lo propio de la Argentina —la moneda, el IVA y la factura electrónica— está en Fletes y gastos, y la factura.

Menú: Transporte de Carga > Nueva Liberación de Carga.

1. Número: REL-000001 (automático). Fecha: 23/09/2026. Si la empresa no tiene numeración para las entregas de carga, KeyTray no graba y avisa: No hay una numeración definida para este tipo de documento.
2. Tipo de entrega: Liberación por piezas (se eligen los bultos) o Liberación por unidades (se retira una cantidad de una mercadería; vea más abajo). El tipo se elige al crear la entrega y después no cambia.
3. Dueño de la carga: el consignatario — Ferretería Industrial Chiriquí, S.A. Solo aparecen participantes de carga (consignatarios, agentes, transportistas...). Marque Facturar a otra entidad si los cargos los paga alguien distinto del dueño.
4. Entregado a: quien retira la carga. Si queda vacío, es el dueño.
5. Dirección de entrega: Depósito (la carga se retira en el depósito; elija cuál en Seleccione el depósito donde se entrega) o Participante (se entrega en una dirección del participante). Aquí, Depósito — Almacén Tocumen.
6. Transporte: Transportista terrestre (opcional), número PRO (PRO-5521), Seguimiento terrestre, patente (AB 1234) y chofer (Luis Batista). Marque Exige prueba de entrega si el cliente tiene que firmar al recibir (vea Entrega y prueba de entrega).
7. Notas: El cliente retira con su camión.

Los bultos

1. La sección Bultos lista los recibos de almacén del dueño de la carga que tienen bultos en el depósito. Se seleccionan con los mismos botones del reempacado y del despacho (secciones 6.6 y 6.7). En el ejemplo, las 4 piezas del WR-000001.
2. Se pueden entregar bultos que estén en un despacho Prepare to Load libre, es decir, sin embarque: la entrega los saca de ese despacho. Si el despacho está incluido en un embarque, KeyTray no deja entregarlos: esa carga ya va en el embarque.
3. Una pieza que ya salió en otra entrega no se puede volver a entregar.
4. Haga clic en Grabar & Cerrar. Las piezas pasan a Liberada y el recibo de almacén muestra la entrega en su sub-pestaña Piezas usadas en.

Fletes y gastos, y la factura

1. Una sola lista tiene todos los cargos de la entrega: los cargos propios, que se agregan con Nuevo cargo igual que en el embarque (sección 7.6) —en el ejemplo, Handling por 25.00 (manejo y carga al camión)—, y los cargos abiertos de los recibos que salen, que pasan solos a la entrega al grabarla: aquí, el Almacenaje de 35.00 del WR-000001.
2. La primera entrega que saca carga de un recibo se lleva todos sus cargos abiertos, aunque entregue solo una parte de los bultos: un cargo nunca se parte. Si después se desmarcan todos los bultos de ese recibo, sus cargos vuelven al recibo.
3. En una entrega todavía sin grabar, Nuevo cargo pregunta si se graba: los cargos se graban al momento y necesitan el número de la entrega. KeyTray la graba, la reabre y se sigue trabajando en la misma ventana. Si después se cierra sin grabar, la entrega queda grabada y reabierta.
4. Generar facturas crea la factura al cliente (y la factura de proveedor, si hay costos) con los cargos de la entrega, sin pasar por un embarque. Funciona con la entrega cerrada (si está reabierta, primero Grabar & Cerrar) y hace falta el acceso Permite facturar desde una entrega de carga. El Estado de facturación pasa de Asignados a Facturados (o Varios estados si queda una parte sin facturar).
5. La factura se arma igual que la de la liquidación de un embarque (sección 7.8): con el IVA de cada servicio según la configuración de impuestos (capítulo 3) y, si la empresa emite factura electrónica, sale como cualquier otra factura (ARCA, capítulo 12).

En la Argentina los cargos van en la moneda de la empresa, pesos argentinos (ARS). En la empresa demo de la Argentina, la entrega de Distribuidora Pampeana S.A. tiene dos cargos todavía sin facturar —Handling y el Almacenaje del recibo— por 53,000.00 ARS, y así lo muestra el reporte Sin facturar:

Por qué importa — la contabilidad: la entrega, como el resto de las operaciones de almacén, controla carga, no dinero: por sí sola no registra nada en los libros. El dinero entra cuando se genera la factura. Si se anula la factura, sus cargos vuelven a quedar abiertos en la entrega.

Entrega y prueba de entrega

1. Una entrega grabada queda Cerrada y su estado de entrega, Pendiente de entrega. Con En tránsito y Entregado se sigue el viaje; Volver a cerrado la devuelve a pendiente.
2. Recibido por, Fecha de entrega y Comentarios son la prueba de entrega. Si la entrega exige prueba de entrega, KeyTray no la marca como entregada sin Recibido por y avisa: Esta entrega de carga exige prueba de entrega: indique quién recibió la carga.
3. Imprimir saca el formulario Entrega de carga (A4): dueño, entregado a, dirección, transporte, una fila por bulto, totales de piezas, peso y volumen, y la línea Recibido por con fecha, hora y firma.
4. Reabrir permite cambiarla. Borrar la entrega devuelve las piezas al depósito y los cargos al recibo. Con cargos ya facturados no se puede reabrir ni borrar: anule primero la factura, o pida el acceso Permite borrar o reabrir una entrega de carga con cargos facturados.

Liberación por unidades

Cuando la mercadería se retira por cantidad y no por bultos enteros (por ejemplo, 40 de los 60 filtros de aceite de una caja), elija Liberación por unidades. La sección Unidades reemplaza a Bultos:

1. La lista muestra las mercaderías del dueño que tienen cantidad y unidad cargadas en el recibo de almacén (al agregar la mercadería, sección 6.4): WR, Mercancía, Número de parte, Unidad, Recibido y Disponible.
2. Escriba la Cantidad a liberar — 40. KeyTray no deja retirar más de lo disponible.
3. El saldo queda en el recibo: la próxima entrega ofrece los 20 filtros restantes.

Cuidado — aduana: la sección Aduana y las columnas Entrada aduanera y Valor sujeto a derechos son del régimen de depósito afianzado de los Estados Unidos (CBP, 19 CFR). En la Argentina no se usan: déjelas vacías.

La lista y los reportes

• Explorador de Listas > Liberaciones de Carga muestra todas las entregas con su Estado (cerrada o reabierta), Estado de entrega y Estado de facturación, además de número, fecha, tipo, dueño de la carga, a quién se entregó, a quién se factura, afianzado, piezas, peso, volumen y número PRO. Las entregas borradas se ven con Ver anulados.
• Al desplegar una fila aparecen sus sub-pestañas: Detalle de la entrega (los bultos), Cargos, Documentos facturados e Historial (creación, cierre, entrega y cada movimiento de sus cargos).
• Transporte de Carga > Reportes trae, por mes:
  • Entregas de carga: qué salió, de qué depósito, a quién, con piezas, peso, volumen y estado de entrega y de facturación.
  • Sin facturar: las entregas cerradas con cargos todavía abiertos, con ingresos, costos y días desde la entrega. Sirve para que nada salga del depósito sin cobrarse.

Cuidado: las secciones Bultos, Unidades y la lista de piezas todavía muestran algunos rótulos en inglés (Available pieces for Consignee, Select all, Show only selected); el funcionamiento es el descrito arriba.

7. Embarques

El ejemplo de este capítulo se registró en la empresa demo de Panamá, que exporta el pallet por vía aérea desde Panamá (PTY) a Bogotá (BOG), con importes en balboas. Desde la Argentina el procedimiento es el mismo: su aeropuerto de salida será normalmente EZE - Ezeiza (Ministro Pistarini) y los importes estarán en pesos o en dólares, según la moneda que elija para el embarque.

• Un embarque consolidado: una guía master (MAWB), emitida por la aerolínea a la agencia, que contiene una guía house (HAWB) que la agencia emite a su cliente.
• Aerolínea: Aerocarga Istmo S.A. (prefijo IATA 998), guía 998-22345606, vuelo CM401.
• House: expedidor Exportadora del Pacífico, S.A., consignatario Comercial Andina S.A.S., agente de destino Andes Logistics S.A.S.
• Ingreso: flete aéreo 56,70 kg × 4,50 = 255,15 Collect a Comercial Andina. Costo: flete aéreo 56,70 kg × 2,80 = 158,76 Prepaid a Aerocarga Istmo. Ganancia: 96,39.

7.1 Antes del primer embarque aéreo

Necesita la aerolínea creada como transportista, con su prefijo IATA, y el stock de guías cargado. Ambas cosas se explican en la sección 1.10. También necesita el producto de flete aéreo (en la captura, FF-FLT-AEREXP - Flete aéreo exportación) con su cuenta de ingreso y una cuenta de compras de Costo de bienes vendidos (sección 1.9).

7.2 Crear el embarque

Menú: Transporte de Carga > Nueva Guía de Envío.

1. La pantalla pide: "Por favor, seleccione el tipo de embarque, la dirección y, opcionalmente, si el envío está consolidado:"
2. Tipo de embarque: Aéreo (los otros son Marítimo y Terrestre).
3. Dirección del Envio: Exportación (o Importación).
4. Marque Envío Consolidado y deje Houses en 1. (Sub houses es para houses que a su vez contienen sub-houses.)
5. A la izquierda, el árbol Embarques muestra las carpetas Aéreo > Importación / Exportación, Marítimo y Terrestre. Tenga seleccionada la carpeta Aéreo > Exportación.
6. Haga clic en Crear Envío.

KeyTray crea la master y su house:

• El árbol de la izquierda muestra ahora Aéreo > Exportación > MAWB-000001 con sus documentos: Guía Aérea, Orden de Entrega, Certificación de Seguridad - Remitente Desconocido, Manifiesto de Carga y la house HAWB-000001.
• En el centro, las pestañas MASTER MAWB-000001 y HOUSE HAWB-000001 cambian entre las dos guías.
• El menú izquierdo de cada guía tiene Información General, Participantes del embarque, Cargos, Adjuntos, Notas, Seguimiento, Historial del embarque, Historial de cargos y Ayuda (la house tiene además Liquidación, Transacciones y Rentabilidad).
• La barra superior tiene Agregar House, Houses, Criterios de sub houses, Liquidación, Transacciones, Rentabilidad, Historial de cargos, Imprimir etiquetas, Gestor de Borradores, Asistente de carga y Enviar al agente.
• El panel Mercaderías de la derecha tiene Cargar, Agregar, Descargar y Agregar Contenedor, y abajo las Métricas de la guía (Piezas, Peso, Volumen, Peso volumétrico).

7.3 Master: Información General

Abra la pestaña MASTER y Información General:

1. Fecha de Emisión: 13/09/2026. Nº de Embarque: MAWB-000001.
2. Tipo de Servicio: Puerta a Puerta. Moneda: en la captura, Balboa - PAB - PAB; en su empresa, Peso Argentino - ARS, Dólar estadounidense - USD o la moneda del embarque. Modo de Transporte y Número de Reserva: opcionales.
3. Transportista: Aerocarga Istmo S.A.
4. Número de guía aérea: haga clic en el botón de la mano junto al campo. La ventana Eliga un número AWB lista el stock disponible de la aerolínea:

Seleccione 998-22345606 y haga clic en Grabar & Cerrar. (Search: busca un número; User Locked y Lock End Date muestran si otro usuario tiene reservado un número.) El campo muestra ahora 998-22345606, y la pestaña MASTER también lo muestra debajo de MAWB-000001.
5. Fecha de Carga: 13/09/2026.
6. Itinerario: Ruta (opcional), Número de vuelo CM401. Salida: Aeropuerto (en la captura, PTY - Panama City - Panama; desde la Argentina, EZE), con Fecha 13/09/2026 y Hora 10:20 a. m. Llegada final: Aeropuerto BOG - Bogotá - Colombia, con su Fecha.
7. Valor declarado: para el Transportista, para Aduanas, Seguro (0,00 en el ejemplo).
8. Ejecución: Fecha, Ubicación, Por.
9. Descripción de Mercancías: Descripciones guardadas, Descripciones de la mercadería, Información de manejo guardada, SHC (códigos de manejo especial) e Información de manejo. Las opciones Agregar ITN / Entries a la descripción de la mercadería y WH: número de ITN / Entry son para exportaciones de Estados Unidos; no se usan desde la Argentina.
10. Información contable y Sobrescribir condiciones de pago (WT/VAL y Otro, cada uno PPD o COLL) se imprimen en la guía aérea.

7.4 Participantes de la master y de la house

Master — Participantes del embarque:

En la captura, la master muestra como Expedidor a Exportadora del Pacífico, S.A. (con Address Type Bill To y su dirección en Ciudad de Panamá) y como Último consignatario a Comercial Andina S.A.S. (Carrera 7 # 71-21, Torre B, Piso 8 / Chapinero / Bogotá / Colombia). Notificar a y Consignatario intermedio (con Usar en los documentos) quedan vacíos. Junto al expedidor aparece en rojo Sin POA activo: avisa que no hay una carta poder registrada para ese expedidor (sección 1.8). Más abajo está Agente de Destino.

Cuidado: en una consolidación, lo habitual es que la aerolínea tenga como expedidor de la master a su propia agencia y como consignatario al agente de destino, porque la master agrupa la carga de varios clientes. En la empresa de ejemplo, con una sola house, la master quedó con los mismos participantes que la house. Siga el procedimiento que su agencia acordó con la aerolínea.

House — Participantes del embarque:

En la house aparecen las partes reales del negocio:

• Expedidor: Exportadora del Pacífico, S.A., dirección Bill To (con el aviso Sin POA activo).
• Último consignatario: Comercial Andina S.A.S., dirección Bill To en Bogotá.
• Notificar a, Consignatario intermedio y Agente de carga: vacíos.
• Agente de Destino: Andes Logistics S.A.S., dirección Calle 26 # 69-76, Torre 1, Oficina 402 / Zona Franca Bogotá / Bogotá / Colombia.

La pestaña HOUSE muestra debajo del número el nombre del consignatario (Comercial Andina S...).

Cuidado: las listas de participantes solo muestran empresas cuya categoría principal es la correcta (expedidor, consignatario, agente, transportista...). Si falta una empresa, ábrala y revise su categoría principal (sección 1.4). Las categorías adicionales no la hacen aparecer.

7.5 Cargar la mercadería en la house

1. En el panel Mercaderías, haga clic en Cargar. Se abre Shipment Piece Selection:

2. Shipment Info: Shipment MAWB-000001. Elija House y HAWB-000001 (o MASTER para cargar directamente en la master). Antigüedad de la Carga: 1 Mes limita la lista a la carga reciente.
3. Aparece la carga disponible del consignatario — aquí el despacho DSP-000001, con Total Pieces 1 y Contained pieces 1. Selecciónelo con los botones de Use a button to select pieces; Selected Pieces muestra 1.
4. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Cuidado: en esta ventana las filas pueden mostrar peso y volumen 0 aunque la carga tenga su peso real bien guardado. Verifique los pesos en las Métricas de la guía después de cargar (vea el Apéndice B).

Vuelva a mirar la captura de los participantes de la house (arriba). El panel Mercaderías de la derecha muestra ahora House: HAWB-000001, Consignatario: Comercial Andina S.A.S. y, dentro, REP-000001: 56,70 Kgs, 15,73 m³, 2.622,95 VKgs, con Expedidor: Exportadora del Pacífico, S.A. y Despacho: DSP-000001. Las Métricas de la guía muestran Piezas 1, Peso 125 lb / 56,70 kg, Volumen 15,73 m³ y Peso volumétrico 2.622,95. En el árbol, la house tiene su propia Guía Aérea y su Guía de Carga.

Cuidado — revise el volumen antes de cobrar: un pallet EUR/EPAL mide 1200 × 800 milímetros. En el reempacado del ejemplo sus medidas (120 × 80 × 100) quedaron registradas en pulgadas, y por eso el volumen sale 15,73 m³ y el peso volumétrico 2.622,95 kg, cifras imposibles para un solo pallet de café. Con medidas bien cargadas en centímetros el volumen sería cercano a 1 m³. Si ve un peso volumétrico desproporcionado, corrija las medidas en el reempacado o en la mercadería antes de crear los cargos. En la empresa de ejemplo los cargos se calcularon por peso real (56,70 kg).

7.6 Cargos: ingreso y costo

Los cargos son el lado del dinero del embarque. Cada cargo tiene una dirección (ingreso o gasto), una forma de pago (prepagado o a pagar en destino) y el participante al que se aplica.

• Income (ingreso) — lo que usted cobra: se convertirá en una factura de venta.
• Expense (gasto) — lo que le cobran a usted: se convertirá en una factura de compra.
• Prepaid (prepagado) — se paga en origen (normalmente del lado del expedidor, o usted a la aerolínea en origen).
• Collect (a pagar en destino) — se cobra en destino (normalmente al consignatario).

Cargo de ingreso en la house: flete a pagar en destino por el consignatario

Abra la pestaña HOUSE > Cargos > Nuevo cargo. El diálogo Nuevo cargo está casi todo en inglés:

1. Charge Direction: Income.
2. Charge Type: Freight Air charge (los otros son Freight Other Charge y Other charge).
3. Payment Type: Collect.
4. Apply To: haga clic en ULT Consignee (los botones son Carrier, Shipper, ULT Consignee, Intermediate CNEE, Notify Party, Forward Agent y Destination Agent). La lista muestra Comercial Andina S.A.S.
5. Select Charge Item: FF-FLT-AEREXP - Flete aéreo exportación. Description (opcional) y Moneda (en la captura, Balboa).
6. Apply by: Weight (las otras opciones son Pieces, Paletas, Embarques, Volumetric Weight, Volume m³, Container, Total Amount y Days in Warehouse).
7. KeyTray muestra las métricas del embarque: Pieces 1, Weight 56,700 kg, Volume 15,730 m3, Volumetric Weight 2.622,950 kg.
8. Rate: 4,50. Total Amount: 255,15 (56,70 × 4,50).
9. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Cargo de costo en la master: flete prepagado a la aerolínea

Abra la pestaña MASTER > Cargos > Nuevo cargo:

1. Charge Direction: Expense.
2. Charge Type: Freight Air charge.
3. Payment Type: Prepaid.
4. Apply To: Carrier — Aerocarga Istmo S.A.
5. Select Charge Item: FF-FLT-AEREXP - Flete aéreo exportación (el mismo producto: su cuenta de ingreso se usa en la venta y su cuenta de compras en el costo).
6. Apply by: Weight. Rate: 2,80. Total Amount: 158,76 (56,70 × 2,80).
7. Haga clic en Grabar & Cerrar.

La lista de cargos

La Lista de cargos muestra cada cargo con Estado (Asignados), Cargo automático, Dirección del Cargo (Gasto), Nombre del Servicio (FF-FLT-AEREXP-Flete aéreo exporta...), Cantidad / Bultos (56,70), Tarifa / Precio (2,80), Monto (158,76), Moneda (PAB en la captura), Aplicar a (Aerocarga Istmo S.A.), Forma de Pago (PrePago), Tarifa en función de (Peso), Tipo de Cargo (Cargo de Flete Aér...), Descripción (Flete aéreo exportación) y la operación de origen.

La barra tiene Recargar, Nuevo cargo, Editar cargo, Como acordado, Set Participant for All Incomes, Todos Collect, Todos Prepago, Cobrar por el menor peso y Remover cargo. Abajo, los recuadros Ingresos y Gastos totalizan Prepagado y Al cobro (aquí, Gastos Prepagado 158,76), y Valores predeterminados para el próximo cargo permite fijar el Participante y Prepagado / Al cobro / Ingresos / Gastos para los cargos siguientes.

Por qué importa: el producto del cargo (FF-FLT-AEREXP) decide las cuentas cuando se liquida el embarque. Si su cuenta de compras es de Costo de bienes vendidos, los 158,76 de la aerolínea caen en el costo de ventas y su margen bruto es correcto. Revíselo en Información contable (sección 1.9) antes de la primera liquidación.

7.7 Rentabilidad

Haga clic en Rentabilidad:

El tablero muestra:

• Ganancia de la Empresa: $96,39 y Ganancia del Agente: $0,00.
• Las tarjetas Ingresos operativos (con Prepagado: $0,00 · Al cobro: $255,15) y Costos operativos (con Prepagado: $158,76 · Al cobro: $0,00).
• Distribución de la ganancia (Ganancia total) y el desglose del flujo: GROSS REVENUE $255,15, GROSS COST $158,76, TOTAL FLOW $413,91, COMPANY PROFIT $96,39 y AGENCY PROFIT $0,00.
• Desglose de ingresos y gastos: barras Inc PrePaid, Inc Collect (unos 255), Exp PrePaid (unos 159) y Exp Collect.

255,15 − 158,76 = 96,39. Revise la rentabilidad antes de liquidar: una ganancia negativa o anormalmente alta suele indicar un cargo faltante o duplicado.

Cuidado: en esta pantalla los importes llevan el signo $ aunque la empresa trabaje en otra moneda. En la Argentina el signo $ se usa para el peso, así que puede confundir si el embarque está en dólares: fíjese en la moneda del embarque. Además, las tarjetas superiores están mal rotuladas: Ingresos operativos muestra la ganancia (96,39) en lugar del ingreso (255,15), y Costos operativos muestra 0,00 en lugar de 158,76. Guíese por GROSS REVENUE, GROSS COST y COMPANY PROFIT (vea el Apéndice B).

7.8 Liquidación

La liquidación es el paso que convierte los cargos del embarque en documentos contables. En un consolidado se hace en dos partes: primero la house (genera la factura de venta al cliente) y luego el embarque completo (genera la factura de compra de la aerolínea).

Liquidar la house

1. En la pestaña HOUSE, haga clic en Liquidación (menú izquierdo):

La grilla muestra, por guía y participante: Nº de Guía (HAWB-000001), Aplicar a (Comercial Andina S.A.S.), Servicio / Cargo (Flete aéreo exportación), Costo prepago 158,76, % 100, Costo a cobrar 0,00, Ingreso prepago 0,00, Ingreso a cobrar 255,15, Ganancia bruta 96,39, Porcentaje para Agente (vacío), Ganancia del Agente 0,00, Ganancia de la Empresa 96,39 y Balance para el Agente 255,15. La barra tiene Recargar, Editar cargo, Liquidar House y Establecer participación del agente. Abajo están los totales de Ingresos, Gastos, Agente y Empresa, y Historial de la liquidación.
2. Si el agente de destino comparte la ganancia, use antes Establecer participación del agente. En el ejemplo el agente no participa.
3. Haga clic en Liquidar House. Se abre la vista previa Liquidar Envío:

• Fecha de los documentos del liquidación: 13/09/2026 — la fecha contable de los documentos. Verifique que caiga en un período abierto (capítulo 2).
• La grilla muestra el documento que se creará: Tipo de Documento Documento de Venta, Nombre participante Comercial Andina S.A.S., Número vacío (se asigna al grabar), Fecha del documento 13/09/2026, Total documento 255,15. Documento existente mostraría un documento ya vinculado. El + de la fila muestra sus líneas.
• Nombre del servicio a usar para la participación de ganancias del agente: solo se usa cuando hay participación del agente.

4. Haga clic en Liquidar Envío para confirmar (o Cancelar).

La house muestra ahora un visto azul en el árbol y el botón Liquidar House se convirtió en Desliquidar House (úselo solo para corregir un error antes de cobrar la factura). La fila de la house muestra Ingreso a cobrar 255,15 y Ganancia de la Empresa 255,15; el costo ya no aparece aquí porque pertenece a la master.

Liquidar el embarque (master)

1. En la barra superior, haga clic en Liquidación. Se abre la pestaña Liquidación con Estado: No Liquidado:

Aparecen las dos guías: MAWB-000001 (Aerocarga Istmo S.A., Costo prepago 158,76, Ganancia bruta −158,76) y HAWB-000001 (Comercial Andina S.A.S., Ingreso a cobrar 255,15). Abajo, Empresa muestra Total de ingresos 255,15, Total de gastos −158,76 y Ganancia 96,39. La barra tiene Recargar, Editar cargo, Liquidar Embarque, Enviar Reporte, Establecer participación del agente e Idioma de las descripciones (Español).
2. Haga clic en Liquidar Embarque. La vista previa Liquidar Envío muestra:

Tipo de Documento Factura de Compra, Nombre participante Aerocarga Istmo S.A., Número 998-22345606 (el número de la guía aérea), Fecha del documento 13/09/2026, Total documento 158,76.
3. Haga clic en Liquidar Envío.

La pestaña muestra Estado: Liquidado, la master MAWB-000001 queda resaltada en verde con un visto en el árbol, Agregar House y Criterios de sub houses quedan desactivados, y el botón pasa a ser Deshacer liquidación. Abajo: Ingresos Prepagado 0,00 / Al cobro 255,15; Gastos Prepagado 158,76 / Al cobro 0,00; Agente Ganancia 0,00; Empresa Total de ingresos 255,15, Total de gastos −158,76, Ganancia 96,39.

7.9 Los documentos creados: Transacciones

Haga clic en Transacciones (la ayuda dice Ver los documentos contables creados para este embarque):

La lista (Total de filas: 2) muestra:

Otras columnas: Master, House, Anulado, Fecha (13/09/2026), Código Participante, Símbolo de moneda (PAB en la captura), Descuentos, Pagos aplicados, Condición de pago, Fecha de vencimiento (13/09/2026) y Grupo de impuestos. La barra tiene Volver a cargar la lista, Nueva transacción, Editar, Cambiar número o fecha, Anular, Vincular Transacción, Desvincular Transacción y Opciones.

Cuidado: en la fila Venta, las columnas Master y House salen invertidas (Master muestra HAWB-000001 y House MAWB-000001). Además, las dos facturas quedaron con vencimiento el mismo día y sin Condición de pago: revise el vencimiento antes de gestionar el cobro y el pago. El problema de las columnas invertidas figura en el Apéndice B.

Son documentos comerciales normales: la venta la encuentra en Ventas y la compra en Compras del Explorador de Listas (sección 5.8), y se cobran y pagan exactamente como en las secciones 5.5 y 5.6.

Asientos que crea la liquidación:

Factura de venta INV-000002 a Comercial Andina S.A.S.:

Factura de compra 998-22345606 de Aerocarga Istmo S.A.:

Efecto en el Estado de Resultados: ingresos +255,15, costo de ventas +158,76, utilidad bruta +96,39, la misma cifra que mostró la rentabilidad.

Por qué importa — ¿y el IVA? Las dos facturas muestran Total de impuestos 0,00. La ley de IVA argentina exime, en general, el transporte internacional de cargas; por eso no hay débito ni crédito fiscal en estos asientos. Pregunte a su contador si esas ventas deben llevar el grupo Exportación o Exento, porque el tratamiento cambia lo que se puede hacer con el crédito fiscal vinculado. Aun así, su contador debe informar estas operaciones en la declaración jurada de IVA y en el Libro IVA Digital, y la factura a un cliente del exterior es un comprobante electrónico de exportación (factura E) que también se configura aparte. Si un embarque incluye servicios locales gravados (por ejemplo, un acarreo o un almacenaje dentro del país), esos cargos sí llevan IVA.

Por qué importa: todo el modelo de negocio de una agencia de carga está en esta pantalla: vender el flete por más de lo que cuesta. Cuando la liquidación usa productos con las cuentas correctas de ingreso y de costo de ventas, la ganancia contable de cada embarque coincide con la ganancia operativa, y la gerencia puede confiar en ambas.

7.10 La pestaña Transporte de Carga y el árbol de embarques

Las secciones 7.10 a 7.19, como las anteriores de este capítulo, se registraron en la empresa demo de Panamá: las capturas y las cifras están en balboas (PAB), los aeropuertos y puertos son de Panamá y el impuesto que aparece es el ITBMS (7 %). En la Argentina el procedimiento es el mismo: su moneda será el peso argentino (ARS) o la del embarque, su aeropuerto de salida será normalmente EZE - Ezeiza (Ministro Pistarini) y el impuesto, el IVA.

Todo lo que se hace con embarques empieza en la pestaña Transporte de Carga de la cinta:

• Explorador de Listas: las listas de todo lo creado en el módulo.
• Grupo Portátiles: Configuración de PDA.
• Grupo Elementos de Negocio: Nueva Agencia, Nuevo Expendidor, Nuevo Transportista, Nuevo Consignatario, Nuevo Proveedor, Nuevo Vehículo de Carga y Nuevo Chofer.
• Grupo Operaciones: Nueva Reserva, Nueva Orden de Recojo, Nuevo Inland, Nueva Pre-Recepción, Nueva Recepción de Almacen, Nuevo Reempacado, Nuevo Despacho, Solicitud de Envío, Nueva Liberación de Carga y Nueva Guía de Envío.

Cada embarque abierto muestra a la izquierda el árbol Embarques. Arriba tiene Nuevo, Eliminar y el cuadro Buscar aquí. Debajo aparecen las carpetas:

• Embarques entrantes: los embarques que otra empresa KeyTray le envió (sección 7.14).
• Aéreo, con Importación y Exportación; Marítimo y Terrestre.

Dentro de cada carpeta, cada embarque aparece como una tarjeta con su número y, debajo, el número de guía (por ejemplo AWB-000001 con 998-22345610 y MAWB-000001 con 998-22345606). Una tarjeta con visto azul es un embarque liquidado. Al abrir la tarjeta se ven los documentos imprimibles de la guía; en una exportación aérea directa son Guía Aérea, Orden de Entrega, Certificación de Seguridad - Remitente Desconocido, Guía de Carga y Manifiesto de Carga. Puede verlo en la captura de la sección 7.13.

El menú izquierdo de cada guía tiene siempre los mismos nodos:

• Información General, Participantes del embarque y Cargos (secciones 7.11 y 7.12).
• Adjuntos: los archivos del embarque.
• Notas: las notas del embarque.
• Seguimiento, Historial del embarque e Historial de cargos: qué le pasó al embarque y a sus cargos, y quién lo hizo.
• Ayuda: abre la ayuda de esta pantalla dentro de KeyTray.

En una house (y en una guía directa, desde la barra superior) están además Liquidación, Transacciones y Rentabilidad.

7.11 Guía aérea directa de exportación (AWB-000001)

Una guía directa tiene una sola guía aérea: la aerolínea transporta la carga de un solo expedidor para un solo consignatario, sin house. En la empresa de ejemplo, AWB-000001 lleva 30 sacos de café de Panamá (PTY) a Bogotá (BOG). Desde la Argentina, el aeropuerto de salida será normalmente EZE.

Crear el embarque

1. Menú: Transporte de Carga > Nueva Guía de Envío.
2. Seleccione Aéreo y Exportación, y deje Envío Consolidado sin marcar. En el árbol, tenga seleccionada la carpeta Aéreo > Exportación.
3. Haga clic en Crear Envío.

El embarque se abre con una sola pestaña, rotulada Straight y AWB-000001.

Información General

1. Fecha de Emisión: 14/09/2026. Nº de Embarque: AWB-000001. Moneda: en la captura, Balboa - PAB - PAB; en su empresa, Peso Argentino - ARS, Dólar estadounidense - USD o la moneda del embarque.
2. Tipo de Servicio: Door to Door. Modo de Transporte y Número de Reserva quedan vacíos.
3. Transportista: Aerocarga Istmo S.A.
4. Número de guía aérea: haga clic en la mano junto al campo. Se abre Eliga un número AWB con el stock de guías del transportista:

Seleccione 998-22345610 y haga clic en Grabar & Cerrar. La lista muestra los siguientes números disponibles (998-22345621, 998-22345632...); las columnas User Locked y Lock End Date indican si otro usuario tiene reservado un número.
5. Fecha de Carga: 14/09/2026.
6. Itinerario: Número de vuelo AI402. Salida: Aeropuerto (en la captura, PTY - Panama City - Panama; desde la Argentina, EZE), Fecha 15/09/2026. Llegada final: Aeropuerto BOG - Bogotá - Colombia, Fecha 15/09/2026.
7. Valor declarado (para el Transportista, para Aduanas, Seguro): 0,00. Ejecución > Fecha: 14/09/2026.
8. Descripciones de la mercadería: CAFE DE ALTURA EN SACOS / CONSOLIDADO EN PALETA.

Cuidado: en una guía nueva, las fechas y horas del itinerario pueden aparecer como 01/01/0001 y 12:00 a. m. (se ve detrás de la ventana de elegir guía). No son fechas válidas: escriba siempre la fecha y la hora de salida y de llegada antes de grabar.

Participantes del embarque

• Expedidor: Exportadora del Pacífico, S.A., Address Type Bill To, con su dirección en Parque Industrial Costa del Este, Galera 8 / Juan Díaz / Ciudad de Panamá / Panama. Al lado aparece en rojo Sin POA activo (sección 1.8).
• Último consignatario: Comercial Andina S.A.S., Carrera 7 # 71-21, Torre B, Piso 8 / Chapinero / Bogotá / Colombia.
• Notificar a, Consignatario intermedio (con Usar en los documentos) y Agente de carga: vacíos.
• Agente de Destino: Andes Logistics S.A.S., Calle 26 # 69-76, Torre 1, Oficina 402 / Zona Franca Bogotá / Bogotá / Colombia.

Agregar la mercadería

Cuando la carga no pasó por su almacén, no hay recibo que cargar: se escribe la mercadería directamente.

1. En el panel Mercaderías, haga clic en Agregar.
2. Primero haga clic en la tarjeta de la guía (AWB-000001).
3. Tipo de Paquete: Bag. Piezas iguales: 30.
4. Length 70, Width 45 y Height 15 cm; Weight per piece 35 kg. Las unidades se eligen a la derecha: Unit for Sizes Centímetros, Unit for Weights Kilogramos, Unit for Volumes Metros Cúbicos.
5. KeyTray calcula Total Weight 1.050,00 kg, Volumetric Weight 236,25 kg, Volume per piece 0,0473 m³ y Total Volume 1,4175 m³.
6. Commodity Description: Cafe de altura en sacos de 35 kg.

7. Haga clic en Add Commodity. La línea pasa a la grilla: AWB-000001, 30 Bag, 1.050,00 kg, 236,25 kg, 1,4175 m³, 70x45x15 cm, y abajo TOTAL SHIPMENT con Pcs 30, Wgt 1.050,00 kg, Vol.W 236,25 kg y Vol 1,4175 m³:

8. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Por qué importa: el peso y el volumen que escribe aquí son la base de los cargos por peso o por volumen de la sección siguiente. Un error en las medidas se convierte en un error en la factura.

7.12 Los cargos en detalle

Cada cargo tiene una dirección (Income, ingreso, o Expense, gasto), un tipo (Freight Air charge, Freight Other Charge u Other charge en un aéreo), una forma de pago (Prepaid en origen o Collect en destino), el participante al que se aplica y la forma de calcularlo (Apply by).

Abra Cargos > Nuevo cargo en la guía AWB-000001.

Ingreso: flete aéreo al cobro al consignatario, por peso.

1. Charge Direction: Income. Charge Type: Freight Air charge. Payment Type: Collect.
2. Apply To: ULT Consignee — Comercial Andina S.A.S.
3. Select Charge Item: FF-FLT-AEREXP - Flete aéreo exportación. Moneda: en la captura, Balboa.
4. Apply by: Weight. KeyTray muestra Pieces 30, Weight 1.050,000 kg, Volume 1,420 m3 y Volumetric Weight 236,250 kg.
5. Rate: 1,1. Total Amount: 1155. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Otro cargo: documentación de exportación, cantidad por precio.

1. Income, Other charge, Collect, ULT Consignee Comercial Andina S.A.S.
2. Select Charge Item: FF-DOCEXP - Documentación de exportación.
3. Apply by: None. Con esta opción el cargo no depende del peso: se escribe Quantity 1 y Price 45, y Total Amount es 45.

Gasto: flete de la aerolínea, prepagado.

1. Charge Direction: Expense. Freight Air charge. Payment Type: Prepaid.
2. Apply To: Carrier — Aerocarga Istmo S.A.
3. Select Charge Item: FF-FLT-AEREXP - Flete aéreo exportación. Apply by: Weight. Rate: 0,8. Total Amount: 840.

La lista de cargos de AWB-000001 queda con dos ingresos al cobro y un gasto prepagado:

Abajo, Ingresos: Prepagado 0,00 y Al cobro 1.200,00; Gastos: Prepagado 840,00 y Al cobro 0,00. Para corregir un cargo, selecciónelo y use Editar cargo; para quitarlo, Remover cargo.

Cuidado: en esta grilla varios valores salen en inglés (Assigned, Income, Expense, Collect, PrePaid, Weight, Freight Air Charge, Other Charge). Significan Asignado, Ingreso, Gasto, Al cobro, Prepagado, Peso, Cargo de flete aéreo y Otro cargo.

Rentabilidad muestra el resultado antes de liquidar:

• Ingresos operativos $1.200,00 (Prepagado: $0,00 · Al cobro: $1.200,00) y Costos operativos $840,00 (Prepagado: $840,00 · Al cobro: $0,00).
• Ganancia de la Empresa $360,00 y Ganancia del Agente $0,00.
• Desglose del flujo operativo: GROSS REVENUE $1.200,00, GROSS COST $840,00, TOTAL FLOW $2.040,00, COMPANY PROFIT $360,00 y AGENCY PROFIT $0,00.

1.200,00 − 840,00 = 360,00.

Cuidado: los importes de esta pantalla llevan el signo $ sin indicar la moneda (en la captura, la guía está en balboas). En la Argentina el signo $ se usa para el peso, así que puede confundir si el embarque está en dólares: fíjese en la moneda del embarque (vea el Apéndice B).

Después de liquidar, el Estado de cada cargo pasa a Facturados. A partir de ahí no se agregan ni se cambian cargos sin deshacer la liquidación (sección 7.14):

Los servicios de carga. Los productos que usan los cargos vienen creados con la empresa. En Elementos de Negocio > Explorador de Listas, lista Productos, se ve cada servicio con sus cuentas:

Por ejemplo, FF-FLT-AEREXP (Flete aéreo export...) tiene Income Account 41150001, Expense Account 51150001 y COGS Account 51150001, con Freight Charge Type Freight Air Charge. Junto a cada flete existe su servicio de participación: FF-PRF-AEREXP (Profit aéreo export..., cuenta 41150004), FF-PRF-MAREXP, FF-PRF-TEREXP, etc. También están FF-STORAGE (Almacenaje), FF-REPACK (Reembalaje) y FF-CRATE (Embalaje). La lista muestra Total de filas: 62.

Por qué importa: la cuenta de ingreso del servicio decide dónde cae la venta y la cuenta de costo decide dónde cae el gasto de la aerolínea. Si todos los fletes usan cuentas de Costo de bienes vendidos, la utilidad bruta del Estado de Resultados coincide con la ganancia de los embarques.

7.13 Compartir la ganancia con el agente de destino

Muchas agencias reparten la ganancia de un embarque con el agente del otro extremo. KeyTray registra ese reparto en la pestaña Liquidación, antes de liquidar.

1. En la barra superior del embarque, haga clic en Liquidación. La pestaña muestra Estado: No Liquidado, una línea por cargo y toda la ganancia para la empresa:

La barra tiene Recargar, Editar cargo, Liquidar Embarque, Enviar Reporte, Establecer participación del agente e Idioma de las descripciones (Español). Abajo, Empresa: Total de ingresos 1.200,00, Total de gastos −840,00, Ganancia 360,00.

2. Haga clic en Establecer participación del agente:

La ventana explica: "Ingrese un valor numérico para la Participación del Agente; un valor sin el signo % se considerará un monto fijo y un valor con el signo % se considerará un porcentaje". Escriba 40%. En Aplicar a elija dónde se aplica: All Charges (todos los cargos), All Incomes (todos los ingresos), All Expenses (todos los gastos), All Prepaid (todos los prepagados) o All Collect (todos los al cobro). En el ejemplo, All Charges. Haga clic en Grabar & Cerrar.

Cuidado: esta ventana aparece con el título Freight Port, que no tiene relación con lo que hace. Es la ventana correcta.

3. Cada línea muestra ahora Porcentaje para Agente 40,00% y la parte de cada uno:

Abajo, Agente: Total de ingresos 480,00, Total de gastos −336,00, Ganancia 144,00; Empresa: Total de ingresos 720,00, Total de gastos −504,00, Ganancia 216,00. Es decir, el 40% de 1.200,00 de ingresos menos el 40% de 840,00 de costo: 480,00 − 336,00 = 144,00.

4. El servicio de participación. La parte del agente se documenta con un servicio marcado para eso. Abra el servicio (en Productos, por ejemplo el de Profit aéreo exportación) y vaya a Opciones de liquidación del shipment:

• Modo de combinación del servicio de liquidación, por separado para Facturas (Ingresos) y Facturas de Compra (Gastos): Líneas Individuales, Por precio, Por nombre, Total en una Sola Línea o Un Documento por Cargo. En la captura, Por precio en las dos columnas.
• ¿Usar este servicio para la participación de ganancias del agente en documentos liquidados?: Sí, usarlo.

Cuidado: si ningún servicio tiene marcado Sí, usarlo, la liquidación no crea el documento del agente y no avisa: el agente se queda sin su nota de crédito aunque la grilla muestre su ganancia. Antes de liquidar, compruebe que abajo de la propuesta aparezca el Nombre del servicio a usar para la participación de ganancias del agente (vea el Apéndice B).

5. Haga clic en Liquidar Embarque. La propuesta Liquidar Envío tiene ahora tres documentos:

Fecha de los documentos del liquidación: 14/09/2026. Abajo: Nombre del servicio a usar para la participación de ganancias del agente: Profit aéreo exportación.

El + de una fila muestra sus líneas antes de confirmar. La nota de crédito del agente tiene tres:

6. Haga clic en Liquidar Envío y confirme con Si en Confirmar Liquidación ("¿Está seguro de que desea proceder con la liquidación de este envío?"):

7. La pestaña muestra Estado: Liquidado, el botón pasa a Deshacer liquidación, Agregar House queda desactivado y la tarjeta de la guía lleva el visto azul en el árbol:

8. Transacciones lista los tres documentos:

La captura se tomó después de deshacer y volver a liquidar el embarque (sección 7.14); por eso la venta es INV-000004 y la nota de crédito CN-000003. En la primera liquidación, que es la de los asientos de abajo, los números fueron INV-000003 y CN-000002.

Cuidado: la columna Código Participante muestra C-3 tanto para la aerolínea (un proveedor) como para Comercial Andina (un cliente). El código no distingue proveedores de clientes: guíese por el nombre (vea el Apéndice B).

Asientos de esta liquidación (tal como quedaron registrados en la empresa de ejemplo):

Factura de compra 998-22345610 de Aerocarga Istmo S.A.:

Factura de venta INV-000003 a Comercial Andina S.A.S.:

Nota de crédito CN-000002 a Andes Logistics S.A.S. (40% de cada ingreso, menos 40% del costo):

El efecto neto de la nota de crédito en Cuentas por cobrar clientes es un haber de 144,00 (462,00 + 18,00 − 336,00).

Por qué importa: la parte del agente reduce sus ingresos, no aumenta sus costos, y queda como un crédito a favor del agente en cuentas por cobrar. Si el agente también le debe facturas, la nota de crédito se aplica contra ellas como cualquier otra nota de crédito (capítulo 5). Así, el Estado de Resultados muestra solo la ganancia que realmente se quedó en la empresa: 1.200,00 − 480,00 de ingresos y 840,00 − 336,00 de costo neto.

Por qué importa — ¿y el IVA? Las tres transacciones muestran Total de impuestos 0,00. Como se explicó en la sección 7.9, la ley de IVA argentina exime, en general, el transporte internacional de cargas. Pregunte a su contador qué grupo de impuestos corresponde (Exportación o Exento, sección 3.3) y recuerde que en la Argentina las facturas y las notas de crédito que crea la liquidación también son comprobantes electrónicos, cuya configuración se hace aparte (sección 3.1).

7.14 Deshacer la liquidación, etiquetas, borradores y enviar al agente

Deshacer liquidación

Si algo quedó mal, haga clic en Deshacer liquidación en la pestaña Liquidación. KeyTray pide confirmación:

El mensaje explica que se anularán todos los documentos contables creados por la liquidación (facturas, notas de crédito, vouchers), siempre que no tengan pagos aplicados o registrados. Si alguno ya tiene pagos, primero hay que anular o revertir esos pagos y luego volver a deshacer la liquidación. Haga clic en Si.

Cada anulación registra el asiento contrario exacto, así que las cuentas vuelven a donde estaban. La pestaña vuelve a Estado: No Liquidado y los cargos se pueden corregir. Cuando liquida de nuevo, KeyTray crea documentos nuevos, con números nuevos: en la empresa de ejemplo, la segunda liquidación de AWB-000001 creó la factura INV-000004 (1.200,00) y la nota de crédito CN-000003 (144,00), que son las que aparecen en el libro mayor y en las cuentas por cobrar de los capítulos 8 y 10.

Cuidado: después de deshacer la liquidación, la lista Transacciones del embarque puede quedar vacía (Total de filas: 0) aunque active Ver anulados. Los documentos anulados existen: búsquelos en las listas Ventas y Compras del Explorador de Listas (sección 5.8) con Ver anulados activado (vea el Apéndice B).

Imprimir etiquetas

En la barra superior del embarque, haga clic en Imprimir etiquetas:

1. Por favor seleccione una impresora: elija una de Impresoras locales (el botón Calibrar ajusta una impresora de etiquetas) o de Impresoras compartidas en KeyTray disponibles (en el ejemplo, Ninguna impresora disponible).
2. Copias: 1. Imprimir todo o Seleccionar rango de impresión.
3. Seleccione el(los) formulario(s) que desea usar: Shipment Label Direct.
4. Seleccione los envíos que desea imprimir: AWB-000001, con Imprimir todo o un Rango de impresión (Ejemplo: 1-5,7,10,15).
5. Haga clic en Aceptar.

Gestor de Borradores

Cuando solo una parte de la carga viaja primero, puede crear un borrador con sus propios valores e imprimir los documentos del embarque con ellos, sin tocar el embarque. En la barra superior, haga clic en Gestor de Borradores:

1. Shipment: AWB-000001. En Borradores, haga clic en + Nuevo (también están Guardar y Borrar).
2. Configuración del Borrador > Nombre: Parcial - primeros 15 sacos.
3. Modo de Selección: Manual (la otra opción es Por Piezas del Cargo).
4. Piezas 15, Peso Tarifable (Kg) 525,00, Peso Bruto (Kg) 525,00, Volumen (m³) 0,71. Debajo está la casilla Imprimir Como Acordado.
5. Haga clic en Guardar. El borrador aparece en la lista como Parcial - primeros 15 sacos (Pieces: 15 / Cw: 525).
6. En Documentos del Shipment, marque lo que va a imprimir (Guía Aérea, Orden de Entrega, Certificación de Seguridad - Remitente Desconocido (2011), Guía de Carga, Manifiesto de Carga) y haga clic en Imprimir Seleccionados.

Cuidado: revise la guía aérea impresa desde un borrador antes de entregarla. Se detectó que el flete y los otros cargos pueden imprimirse sin prorratear a las piezas del borrador y con importes sin decimales (vea el Apéndice B).

Asistente de carga

El botón Asistente de carga abre el optimizador de carga en tres dimensiones. Trabaja con las piezas recibidas en su almacén y cargadas en el embarque con Cargar (sección 7.5). Con mercadería escrita a mano con Agregar, como en AWB-000001, avisa que el embarque no tiene piezas para cargar.

Enviar al agente y embarques entrantes

Si su agente de destino también trabaja con KeyTray, Enviar al agente le manda el embarque a la empresa del agente. Antes, el agente debe estar vinculado a su empresa KeyTray; si no lo está, KeyTray avisa:

"No es posible enviar el embarque porque el agente seleccionado no tiene una empresa vinculada. Por favor, edita el agente y, en Freight Forward Options, selecciona la empresa vinculada a ese agente". Abra la agencia (Transporte de Carga > Nueva Agencia o desde el Explorador de Listas) y, en sus opciones de transporte de carga, elija la empresa KeyTray del agente.

Del otro lado, la empresa que recibe ve el embarque en Embarques entrantes, agrupado por la empresa que lo envió. En la empresa de ejemplo, Cargo Masters Panama recibió de Cargo Masters USA LLC la master MAWB-000002, guía 999-12345620:

Al abrirlo se ve el embarque tal como lo cargó el remitente, con los campos en gris:

• Pestañas MASTER MAWB-000002 (999-12345620), HOUSE HAWB-000002 (Distribuidora Istme...) y HOUSE HAWB-000003 (Farmacias del Istm...).
• Transportista Sky Andina Cargo S.A., Número de vuelo SK210, Salida MIA - MIAMI, FL - United States el 15/09/2026 a las 9:00 a. m. y Llegada final PTY - Panama City - Panama.
• Descripciones de la mercadería: CONSOLIDATED CARGO - AS PER ATTACHED MANIFEST.
• Métricas de la guía: Piezas 20, Peso 420 lb / 190,51 kg, Volumen 1,07 m3, Peso volumétrico 178,38.
• Panel Mercaderías: HAWB-000002 para Distribuidora Istmena, S... con 12 piezas (136,08 Kgs, 0,88 m³, 146,9 VKgs) y HAWB-000003 para Farmacias del Istmo, S... con 8 piezas (54,43 Kgs, 0,19 m³, 31,48 VKgs).

Por qué importa: con el embarque entrante, el agente no vuelve a digitar la guía, los pesos ni las piezas: trabaja sobre los mismos datos que cargó el origen, lo que evita diferencias entre lo que dice la guía y lo que se cobra en destino.

7.15 Consolidado aéreo de exportación con dos houses (MAWB-000002)

Un consolidado agrupa la carga de varios clientes bajo una sola guía master (MAWB) que la aerolínea emite a su agencia; cada cliente recibe su propia guía house (HAWB). En el ejemplo, MAWB-000002 lleva dos houses a Bogotá: HAWB-000002 para Comercial Andina S.A.S. y HAWB-000003 para Importadora Cafe Bogota S.A.S.

1. Crear el consignatario nuevo

Si un consignatario no existe, créelo primero con Transporte de Carga > Nuevo Consignatario:

• Tipo de Registro: Empresa. Nombre de la Empresa: Importadora Cafe Bogota S.A.S. Representante: Laura Gomez.
• RUC: 901456789-3 (en la captura de Panamá el rótulo del identificador fiscal es RUC; en su empresa verá CUIT, y en un consignatario del exterior se escribe su identificador fiscal). Tipo de Dirección: Bill To. País: Colombia.
• Dirección: Avenida El Dorado # 68C-61 / Oficina 504. Ciudad: Bogota. Teléfono: 601 555 0188.
• Activo y Cliente del exterior (exportación) marcados; Cliente de zona franca sin marcar.
• Haga clic en Grabar & Cerrar.

El menú Opciones de la ficha tiene Información General, Emails de Contacto, Identificación, Información Financiera, Balances Iniciales, Opciones Transporte de carga y Cargos predefinidos, además de POA – FPPI y Autorización USPPI, que son de Estados Unidos (vea el Apéndice B).

Cuidado: elija el País antes de escribir la dirección y grabe con Grabar & Cerrar. Se detectó que un alta grabada sin cambiar el país propuesto puede quedar con la dirección vacía, y que en el formulario que queda abierto después de Grabar & Nuevo el país elegido puede no reconocerse al grabar (vea el Apéndice B). Después de grabar, abra la ficha y compruebe la dirección.

2. Crear el consolidado

Transporte de Carga > Nueva Guía de Envío: Aéreo, Exportación, marque Envío Consolidado y ponga Houses en 2. El botón Sub houses es solo para houses que a su vez contienen sub-houses. Haga clic en Crear Envío.

3. La master

Pestaña MASTER > Información General:

• Fecha de Emisión 14/09/2026, Nº de Embarque MAWB-000002, Moneda Balboa - PAB - PAB (en su empresa, la moneda del embarque), Tipo de Servicio Door to Door.
• Transportista Aerocarga Istmo S.A.; Número de guía aérea 998-22345621, tomada del stock con el botón de la mano (sección 7.11). Fecha de Carga 14/09/2026.
• Número de vuelo AI315; Salida PTY - Panama City - Panama (desde la Argentina, EZE) el 14/09/2026; Llegada final BOG - Bogotá - Colombia el 14/09/2026.
• Descripciones de la mercadería: CARGA CONSOLIDADA SEGUN MANIFIESTO ADJUNTO.

Participantes de la master:

Expedidor Exportadora del Pacífico, S.A. y Agente de Destino Andes Logistics S.A.S.; el Último consignatario queda vacío en la master porque cada house tiene el suyo.

Participantes de la house HAWB-000002:

Expedidor Exportadora del Pacífico, S.A., Último consignatario Comercial Andina S.A.S. y Agente de Destino Andes Logistics S.A.S. La pestaña HOUSE muestra debajo el nombre del consignatario, y el menú izquierdo de la house tiene sus propios nodos Liquidación, Transacciones y Rentabilidad. En HAWB-000003, el consignatario es Importadora Cafe Bogota S.A.S.

4. La mercadería de cada house

En Mercaderías > Agregar, primero haga clic en la tarjeta de la house a la que pertenece la mercadería. Las tarjetas son MAWB-000002, HAWB-000002 y HAWB-000003:

Con HAWB-000002 seleccionada, la grilla muestra lo cargado en esa house: 18 Bag, 630,00 kg, 141,75 kg de peso volumétrico, 0,8505 m³, 70x45x15 cm. Repita con la tarjeta HAWB-000003 para la mercadería de la segunda house.

Cuidado: si no selecciona la tarjeta antes de agregar, la mercadería queda en la guía equivocada y el prorrateo del costo (paso 7) sale mal.

5. Cargos de las houses: lo que usted vende

En la house HAWB-000002, Cargos > Nuevo cargo:

Income, Freight Air charge, Collect, ULT Consignee Comercial Andina S.A.S., FF-FLT-AEREXP - Flete aéreo exportación, Apply by Weight: Pieces 18, Weight 630,000 kg, Rate 1,2, Total Amount 756.

La house HAWB-000003 tiene su flete (504,00) y la documentación de exportación (45,00) al cobro a Importadora Cafe Bogota S.A.S., como se ve en la liquidación.

6. Cargo de la master: lo que le cobra la aerolínea

En la MASTER, Cargos > Nuevo cargo:

Expense, Freight Air charge, Prepaid, Carrier Aerocarga Istmo S.A., FF-FLT-AEREXP, Apply by Weight: Pieces 30, Weight 1.050,000 kg, Rate 0,8, Total Amount 840.

7. Liquidación: el costo de la master se prorratea a las houses

Abra Liquidación en la barra superior:

KeyTray reparte los 840,00 de la aerolínea entre las houses según el peso de cada una: HAWB-000002 lleva 630 kg de los 1.050 kg del consolidado, es decir el 60% (840,00 × 60% = 504,00), y HAWB-000003 el 40% (336,00). Así cada house muestra su propia ganancia. Abajo: Ingresos Al cobro 1.305,00, Gastos Prepagado 840,00 y Ganancia de la empresa 465,00 (45,00 + 252,00 + 168,00).

Cuidado: en un consolidado, el recuadro Empresa del pie muestra Total de ingresos 465,00 y Total de gastos 0,00: pone la ganancia en el lugar del ingreso. La Ganancia (465,00) es correcta; para ingresos y gastos, guíese por los recuadros Ingresos y Gastos (vea el Apéndice B).

Participación del agente en una sola línea. En lugar de usar Establecer participación del agente para todo, puede escribir el porcentaje directamente en la columna Porcentaje para Agente de una línea. En el ejemplo, 50% en el flete de HAWB-000002:

La línea queda con Ganancia del Agente 126,00 (50% de 252,00), Ganancia de la Empresa 126,00 y Balance para el Agente 630,00. Abajo, Agente Ganancia 126,00 y Empresa Ganancia 339,00 (465,00 − 126,00). Las otras dos líneas no cambian.

8. Liquidar el consolidado

Haga clic en Liquidar Embarque. La propuesta trae una factura de compra para la aerolínea, una factura de venta por cada consignatario y la nota de crédito del agente:

Por qué importa — cuántas facturas salen: los cargos no salen de a uno; KeyTray los junta en documentos. A un cliente le arma una factura por cada house, por moneda, con sus cargos prepaid y collect en el mismo documento. Al Agente de Destino lo trata distinto: los ingresos collect de todo el embarque van en una sola factura (la master y todas sus houses juntas) y los prepaid, en una factura por guía. Por eso, si la master no tiene Agente de Destino, esos mismos cargos se facturan como los de un cliente común y sale una factura por cada house: el importe y el destinatario son los mismos, pero repartidos en más documentos. Si ve más facturas de las que esperaba, mire el Agente de Destino de la master: las houses pueden tenerlo y la master no. Un servicio configurado como «un documento por cargo» se separa siempre aparte.

Confirme con Liquidar Envío. Transacciones muestra los cuatro documentos:

Todas con Documento de transporte 998-22345621, Total de impuestos 0,00, fecha 14/09/2026 y Estado de pago Sin Pago (la nota de crédito, Sin Aplicar).

Cuidado: en las filas Venta, las columnas Master y House salen invertidas (la house aparece en Master y la master en House). Vea el Apéndice B.

Asientos del consolidado (empresa de ejemplo):

Por qué importa: en contabilidad no hay "costo de la house": la aerolínea factura una sola vez los 840,00. El prorrateo solo sirve para medir la ganancia de cada cliente. La utilidad bruta del consolidado es 1.305,00 − 840,00 − 126,00 = 339,00, la misma que mostró la liquidación después de la participación.

7.16 Numeraciones para otros tipos de embarque

La empresa nueva viene con numeración solo para embarques aéreos de exportación (MAWB-, HAWB- y AWB-). La primera vez que intenta crear otro tipo de embarque, por ejemplo una importación aérea, KeyTray avisa:

"No se encontraron numeraciones para los embarques. Puede agregar una en Forms & Templates → New Numbering." Forms & Templates es la pestaña Plantillas & Formas de la cinta, donde se crean las numeraciones.

La ventana Agregar Numeración de Documento para la master de importación aérea queda así:

1. Tipo de Documento: Freight Shipment.
2. Shipment Type: Air (las otras son Ocean y Ground).
3. Shipment Direction: Import (o Export).
4. Shipment Mode: Consolidated (o Straight, directo).
5. Consolidation Document Type: Master (o House). Sub Houses Level: 0.
6. Prefijo: IMAWB-. Sufijo: vacío. Digitos: 6. Próximo número: 1.
7. Sample muestra cómo quedará el número: IMAWB-000001.
8. Haga clic en Grabar & Cerrar.

El botón Ver Legend explica los comodines que se pueden usar en el prefijo o el sufijo: @CCYY (siglo y año), @YY (año), @M (mes), @D (día), @H (hora) y @S (segundo), además del minuto.

Repita el alta para cada combinación que use. En la empresa de ejemplo se usan IMAWB- e IHAWB- en la importación aérea (sección 7.17), MBL- y HBL- en el marítimo (sección 7.18) y TRK- en el terrestre directo (sección 7.19).

Cuidado: los rótulos de esta ventana están en inglés (Shipment Type, Shipment Direction, Shipment Mode, Consolidation Document Type, Sample), y la leyenda dice "@Seré reemplazado por el minuto actual" en lugar del comodín del minuto.

7.17 Importación aérea: liquidar la house antes que la master (IMAWB-000001)

En una importación es común tener que facturar al consignatario antes de que llegue la factura de la aerolínea. KeyTray permite liquidar solo la house y dejar la master para después.

1. Crear la importación

Transporte de Carga > Nueva Guía de Envío: Aéreo, Importación, Envío Consolidado marcado y Houses en 1, con la carpeta Aéreo > Importación seleccionada. Haga clic en Crear Envío.

KeyTray crea IMAWB-000001 con su house IHAWB-000001. En el árbol, la importación tiene sus propios documentos: Orden de Entrega, Certificación de Seguridad - Remitente Desconocido (2011) y Manifiesto de Carga.

2. La master

• Fecha de Emisión 14/09/2026, Nº de Embarque IMAWB-000001, Moneda Balboa - PAB - PAB (en su empresa, la moneda del embarque), Tipo de Servicio Door to Door.
• Transportista Aerocarga Istmo S.A.
• Número de guía aérea: 998-55501234. En una importación el número se escribe: la guía la emite la aerolínea en el origen, no sale del stock de su agencia, y por eso no aparece el botón de la mano.
• Fecha de Carga 14/09/2026; Número de vuelo AI208; Salida MIA - MIAMI, FL - United States el 14/09/2026; Llegada final PTY - Panama City - Panama (en una importación a la Argentina, normalmente EZE) el 14/09/2026.
• Descripciones de la mercadería: REPUESTOS AUTOMOTRICES EN CAJAS.

Participantes de la master:

• Expedidor: Sunshine Exports LLC, con la dirección 1200 NW 72nd Ave / Doral, FL 33126 / United States escrita en las líneas de dirección del mismo embarque.
• Último consignatario: Distribuidora Istmeña, S.A., Bill To, Vía España, Edificio Plaza Regency, Local 4 / Bella Vista / Ciudad de Panamá, Panama / Panama.
• Agente de Destino: Andes Logistics S.A.S.

3. Los cargos

En la house, los cargos de destino se cobran al consignatario local. Además del flete aéreo de importación (300,00), la house tiene el Import fee:

Income, Other charge, Collect, ULT Consignee Distribuidora Istmeña, S.A., FF-IMPFEE - Import fee, Apply by None, Quantity 1 × Price 85 = 85.

En la master, el cargo de la aerolínea:

Expense, Other charge, Prepaid, Carrier Aerocarga Istmo S.A., FF-THC - Terminal Handling Charge, Apply by None, Quantity 1 × Price 60 = 60.

Liquidación del embarque completo:

Empresa: Total de ingresos 385,00, Total de gastos −60,00, Ganancia 325,00.

4. Liquidar solo la house

1. En la pestaña HOUSE, abra Liquidación en el menú izquierdo. Esta vista lista solo los cargos de la house y su barra tiene Recargar, Editar cargo, Liquidar House y Establecer participación del agente; abajo está el Historial de la liquidación:

2. Haga clic en Liquidar House. La propuesta es una sola factura de venta de 385,00 a Distribuidora Istmeña, S.A., porque el flete y el import fee se juntan en un documento:

3. Confirme con Liquidar Envío. La liquidación del embarque pasa a Estado: Parcialmente Liquidado:

Cuidado: en la propuesta de una importación (y también en la marítima y la terrestre), el Nombre del servicio a usar para la participación de ganancias del agente muestra Profit aéreo exportación. Si no hay participación del agente no cambia nada; si la hay, revise la cuenta de la nota de crédito del agente (vea el Apéndice B).

5. Liquidar el resto cuando llega la factura de la aerolínea

En la barra superior, Liquidación > Liquidar Embarque. KeyTray propone solo lo que falta: la factura de compra de 60,00 a Aerocarga Istmo S.A., numerada con la guía aérea 998-55501234:

Confirme con Liquidar Envío. Transacciones muestra los dos documentos:

Asientos de la importación (empresa de ejemplo):

Por qué importa — ¿y el IVA? La factura INV-000007 salió con Total Taxes 0,00. Como se explicó en la sección 7.9, la ley de IVA argentina exime, en general, el transporte internacional de cargas, así que un flete internacional sin impuesto es lo esperable. El Import fee, en cambio, es un servicio prestado dentro del país y, como los demás servicios locales, puede estar gravado con IVA (sección 7.9). Confirme con su contador cómo tratarlo y con qué alícuota (sección 3.3) y, si corresponde, asigne el impuesto al servicio FF-IMPFEE antes de facturar.

7.18 Exportación marítima de contenedor completo (MBL-000001)

1. La naviera

Cree la naviera como transportista (Transporte de Carga > Nuevo Transportista):

• Tipo de Registro Empresa; Nombre de la Empresa Naviera Istmo Lines S.A.; Representante Ricardo Arosemena.
• RUC 155712345-2-2021 (en su empresa, CUIT); Tipo de Dirección Bill To; País Panama.
• Dirección Edificio Torre del Pacifico, Piso 12; Ciudad Ciudad de Panama; Teléfono +507 264 5500; Activo marcado.

En Opciones Transporte de carga escriba el Número de cuenta asignado por el transportista (PTY-44810, el número de cliente que la naviera le dio a su agencia) y, en IATA and SCAC codes, el SCAC de la naviera (NILN). Categoría de Transporte de carga muestra Carrier; IATA Prefix queda vacío porque no es una aerolínea:

2. La master MBL-000001

Cree el embarque con Marítimo, Exportación y Envío Consolidado con una house. KeyTray crea MBL-000001 con la house HBL-000001.

• Fecha de Emisión 14/09/2026; Moneda Balboa - PAB - PAB (en su empresa, la moneda del embarque); Tipo de Servicio Door to Door.
• Número de Conocimiento de Embarque: NILN2026091401 (la pestaña MASTER lo muestra debajo del número). Número de Reserva: BK-55120.
• Itinerario: Salida y Llegada con Fecha 14/09/2026.
• Destino > Punto de descarga: MIAMI, FL - United States.
• Exportación: Puerto de carga MIT - MANZANILLO (el puerto panameño de la captura; en su empresa, el puerto argentino de carga); Transportista exportador Naviera Istmo Lines S.A.; Nombre y bandera del buque Ever Ace 5 - Evergreen; Identificación del viaje 045E. Muelle o terminal de carga queda vacío.
• Descripciones de la mercadería: CAFE VERDE EN SACOS - 1 X 40 HC.

La pantalla trae también Origen (Punto de origen o número de la Zona de Comercio Exterior (FTZ), Transportista inicial, Lugar de recepción por el transportista previo), Destino (Transportista final, Lugar de entrega por el transportista final) y Códigos aduaneros de EE. UU. para origen y destino - Schedule D y K con Transacción ruteada (AES). Esta última sección es para embarques de Estados Unidos; déjela vacía.

Cuidado: en esta pantalla el rótulo Modo de Transporte aparece repetido junto a su lista, y Ejecución > Fecha nace en 01/01/0001. Escriba la fecha real de ejecución antes de imprimir el conocimiento de embarque (vea el Apéndice B).

Participantes. En la master: Expedidor Exportadora del Pacífico, S.A. y Agente de Destino Andes Logistics S.A.S. En la house HBL-000001:

Expedidor Exportadora del Pacífico, S.A., Último consignatario Comercial Andina S.A.S. y Agente de Destino Andes Logistics S.A.S.

La master tiene su propia pantalla de participantes:

3. La mercadería

En Mercaderías > Agregar, con la tarjeta HBL-000001 seleccionada:

La línea queda con HBL-000001, 320 Bag, 22.080,00 kg, 2.520,00 kg de peso volumétrico, 15,1201 m³ y 70x45x15 cm (sacos de 69 kg cada uno).

Cuidado — el contenedor: el administrador de contenedores y el Asistente de carga trabajan con las piezas recibidas en su almacén y cargadas con Cargar. Con mercadería escrita a mano con Agregar, como en este ejemplo, avisan que el embarque no tiene piezas para cargar, y un contenedor no se puede grabar sin carga. Por eso los cargos de este ejemplo se aplican por Total Amount y no por Container (vea el Apéndice B).

4. Los cargos

House: flete marítimo al cobro al consignatario, como monto total:

Income, Freight Ocean charge (en un marítimo los tipos son Freight Ocean charge, Freight Ground charge, Freight Other Charge y Other charge), Collect, ULT Consignee Comercial Andina S.A.S., FF-FLT-MAREXP - Flete marítimo exportación, Apply by Total Amount, Total Amount 3.800.

Master: el flete de la naviera, prepagado:

Expense, Freight Ocean charge, Prepaid, FF-FLT-MAREXP, Apply by Total Amount, Total Amount 2.650. En Apply To, busque Naviera Istmo Lines S.A. directamente en la lista.

Cuidado: en un embarque marítimo o terrestre el botón Carrier de Apply To aparece desactivado aunque la master tenga Transportista exportador. Escriba el nombre de la naviera en la lista de Apply To; si no lo hace, al grabar KeyTray pide elegir el participante (vea el Apéndice B).

5. Liquidación

Una sola línea: HBL-000001, Comercial Andina S.A.S., Flete marítimo exportación, Costo prepago 2.650,00 (el % es 100 porque hay una sola house), Ingreso a cobrar 3.800,00, Ganancia bruta y Ganancia de la Empresa 1.150,00.

Liquidar Embarque propone la factura de compra a la naviera, numerada con el número de reserva, y la factura de venta al consignatario:

Después de Liquidar Envío, Transacciones:

El Documento de transporte es el número de conocimiento de embarque.

Asientos (empresa de ejemplo):

7.19 Embarque terrestre (TRK-000001)

Un embarque terrestre directo lleva el café de Manzanillo (Panamá) a San José (Costa Rica) en camión. Desde la Argentina, el procedimiento es el mismo para un embarque por camión a otro país.

1. Una ubicación nueva

Si la ciudad no está en la lista de ubicaciones del itinerario, créela con el + junto a la lista. Se abre la ventana Freight Port:

País Costa Rica, City San Jose, marque Use in Ground (las otras son Use in Air, Use in Ocean y Use in Rail) y deje Active marcado. Las casillas de US Port Options (IATACode, Schedule D, Schedule K) son para puertos de Estados Unidos. Haga clic en Grabar & Cerrar.

2. Información General y participantes

Cree el embarque con Terrestre, Exportación y sin Envío Consolidado. KeyTray lo numera TRK-000001.

• Fecha de Emisión 14/09/2026; Nº de Embarque TRK-000001.
• Salida: Manzanillo - Panama, Fecha 16/09/2026. Llegada final: SAN JOSE - Costa Rica, Fecha 17/09/2026.
• Descripciones de la mercadería: CAFE EN SACOS SOBRE PALETAS.

Cuidado: el embarque terrestre usa los rótulos del aéreo (Aeropuerto, Número de vuelo) y no tiene campo de transportista en Información General: el camionero se elige en los cargos, con Apply To. Ejecución > Fecha nace en 01/01/0001; corríjala (vea el Apéndice B).

Participantes: Expedidor Exportadora del Pacífico, S.A., Último consignatario Comercial Andina S.A.S. y Agente de Destino Andes Logistics S.A.S.

3. Los cargos

Ingreso: flete terrestre al cobro al consignatario, por paletas:

Income, Freight Ground charge, Collect, ULT Consignee Comercial Andina S.A.S., FF-FLT-TEREXP - Flete terrestre exportación, Apply by Paletas. KeyTray muestra Pieces 6, Weight 2.520,000 kg, Volume 10,800 m3 y Volumetric Weight 1.800,000 kg. Rate 250, Total Amount 1500.

Cuidado: al elegir Paletas puede quedar marcado también Embarques (dos opciones a la vez, como en la captura). Compruebe que Total Amount sea la cantidad de paletas por la tarifa antes de grabar (vea el Apéndice B).

Gasto: el flete del camionero:

Expense, Freight Ground charge, Prepaid, FF-FLT-TEREXP, Apply by Total Amount, Total Amount 950. En Apply To, busque Transportes Chiriquí, S.A. en la lista (el botón Carrier está desactivado).

La Lista de cargos queda así:

La captura es de después de liquidar: el Estado de los dos cargos es Facturados.

4. Liquidación

TRK-000001: Comercial Andina S.A.S. con Ingreso a cobrar 1.500,00 y Transportes Chiriquí, S.A. con Costo prepago 950,00. Empresa: Total de ingresos 1.500,00, Total de gastos −950,00, Ganancia 550,00.

Liquidar Embarque propone la factura de compra al camionero, numerada con el número del embarque, y la factura de venta:

Transacciones: Compra TRK-000001 a Transportes Chiriq... por 950,00 y Venta INV-000008 a Comercial Andina... por 1.500,00, las dos Sin Pago.

Asientos (empresa de ejemplo):

Por qué importa — el agente de destino: KeyTray liquida un embarque solo si tiene Agente de Destino, salvo que se active la opción correspondiente en Opciones del Sistema > Transporte de Carga (sección 11.2): Permitir liquidar embarques AÉREOS / MARÍTIMOS / TERRESTRES sin Agente en Destino. Un transporte terrestre local muchas veces no tiene agente; en ese caso active la opción de embarques terrestres. En el ejemplo, TRK-000001 tiene agente y las tres opciones están apagadas.

8. Contabilidad avanzada y cierre de mes

Este capítulo cubre lo que hace un contador alrededor del cierre mensual: revisar los libros, revaluar la moneda extranjera, cuadrar el IVA, conciliar el banco, limpiar saldos viejos y preparar el flujo de efectivo. Cada sección empieza con la idea detrás de la tarea (Lección) y luego muestra cómo hacerla en KeyTray.

Salvo el cuadre de IVA de la sección 8.5, las capturas y las cifras de este capítulo son de la empresa demo de Panamá, Cargo Masters Panama, en septiembre de 2026, con los embarques del capítulo 7 ya liquidados: están en balboas (PAB) y el impuesto es el ITBMS (7 %). En la Argentina el procedimiento es el mismo, con pesos argentinos (ARS) y con el IVA. El cuadre de IVA de la sección 8.5 se tomó en Cargo Masters Argentina.

8.1 Dónde está todo

La pestaña Operaciones reúne el trabajo diario y el de fin de mes:

• Explorador de Listas.
• Grupo Contabilidad: Años Fiscales, Administrador de Periodos, Asiento Contable, Nuevo Ajuste de Inventario, Movimientos de cuenta, Movimientos de producto, Gestor de Depreciación, Movimientos de proveedor, Movimientos de cliente y Explorador contable.
• Grupo Operaciones de Venta: Nueva Cotización, Nueva Orden de Venta, Nueva Venta, Nota de Crédito de Cliente y Recepción de Pagos.
• Grupo Operaciones con Compra: Nueva Orden de Compra, Recepción de Inventario, Nueva Compra, Nota de Crédito de Proveedor y Pago a Proveedores.
• Grupo Bancos: Emitir cheque, Registrar un depósito, Pagos por Adelantado, Transferir Fondos y otros botones a la derecha.

Cuidado: Nueva Cotización, Nueva Orden de Venta, Nueva Orden de Compra y Recepción de Inventario todavía no están disponibles: KeyTray muestra un aviso y cierra la pestaña. Emitir cheque también muestra ese aviso. Registre las ventas y compras con Nueva Venta y Nueva Compra (vea el Apéndice B).

El Explorador contable agrupa las herramientas contables en una sola barra:

Libro diario, Libro Mayor, Revaluación de Moneda, Registro de Revaluaciones, Cuadre de IVA (sección 8.5), Flujo de efectivo: cuentas, Cuadre de Cierre y Baja masiva de documentos.

La configuración contable (plan de cuentas, monedas, impuestos) está en Elementos de Negocio (capítulos 1 y 3), y los estados financieros y reportes en Reportes (capítulo 10).

8.2 Los libros: libro diario y libro mayor

Lección — diario y mayor. Toda operación se escribe primero en el libro diario, en orden de fecha, como un asiento balanceado (debe = haber). El libro mayor es la misma información ordenada por cuenta: para cada cuenta, su saldo inicial, cada movimiento y el saldo que va quedando. El diario responde "¿qué pasó este día?"; el mayor responde "¿por qué esta cuenta tiene este saldo?".

Explorador contable > Libro diario. Arriba a la derecha elija Año (2026) y Mes (Septiembre). La lista tiene una línea por cada debe o haber, con Asiento, Nro. de cuenta, Cuenta, Fecha, Nro. de registro, Documento, Detalle, Debe y Haber. Ver anulados incluye los documentos anulados; los filtros, Exportar a excel y Guardar a Excel funcionan como en cualquier lista. En septiembre hay 64 filas:

Por ejemplo, el asiento 1 registra el aporte de capital: 31110001 Capital social en el Haber por 50.000,00 y 11120003 Cuenta corriente Banco General - PAB en el Debe por 50.000,00. El asiento 3 es la factura INV-000001 a Distribuidora Istmeña, S.A.: 107,00 al debe de 11210001 Cuentas por cobrar clientes, 7,00 al haber de 21210001 ITBMS debito fiscal 7% (en su empresa, 21210001 - IVA debito fiscal 21%) y 100,00 al haber de 41160001 Flete terrestre exportacion.

Explorador contable > Libro Mayor. Las mismas líneas ordenadas por cuenta, con Nro. de cuenta, Cuenta, Ctrl, Fecha, Documento, Detalle, Debe, Haber, Saldo inicial, Saldo y ¿Anulado?. En la captura, los importes llevan el símbolo del balboa, B/.; en su empresa, el de su moneda:

Siga, por ejemplo, 11120003 Cuenta corriente Banco General - P...: B/.50.000,00 del aporte, más B/.85,60 del cobro RC-000001 (saldo B/.50.085,60), menos B/.53,50 del pago VP-000001 (saldo B/.50.032,10).

Las versiones para imprimir de los dos libros están en la sección 10.2.

8.3 Movimientos de una cuenta, un cliente o un proveedor

Los movimientos muestran la historia de una sola cuenta, un cliente o un proveedor en un período, con el saldo que va quedando. Los tres tienen la misma barra (Refrescar, Exportar a excel, Opciones, Favoritos) y los filtros Desde / Hasta, Fechas Predefinidas, Año y Mes.

Operaciones > Movimientos de cuenta. Elija la Cuenta contable. Para 11120003 Cuenta corriente Banco General - PAB en septiembre: